Как понять, сколько времени есть у вашего сотрудника в месяц? На какой объем работ реально можно рассчитывать?
Вопрос не праздный. В рамках аудита одной из причин "поломанного" процесса может оказаться банально неграмотное распределение загрузки между сотрудниками отдела или функциями процесса/проекта. Простой пример:
- У сотрудника 160 человеко часов в месяц (по договору).
- Минус совещания (около 40 часов в месяц, включая мелкие мозговые штурмы и коммуникации малыми группами).
- Минус 1 час в день на проверку почты (20 часов в месяц).
- Минус 10 часов в месяц на помощь коллегам (релевантно для кроссфункциональных команд).
- Минус 10 часов на делегированные руководителем задачи (релевантно для зрелых процессов).
- Минус 10 часов на изучение новой информации, связанной с регламентирующими документами (релевантно для бережливых непрерывно совершенствующихся систем).
- Минус 10 часов в месяц на обучение новым знаниям (всего лишь по 2.5 часа в неделю на чтение профессиональной литературы и вебинары).
У сотрудника остаётся 60 человекочасов в месяц.
Составляем список задач на месяц, определяем предполагаемый объем в человеко часах. Расставляем приоритет в задачах. Набираем на месяц задач не более чем на 60 человекочасов.
Для управления загрузкой в команде воспользуйтесь шаблоном ролевой карты:
Блок1: ФИО сотрудника, его должность в рамках организационной структуры, проектная роль.
Блок 2: Расписываем текущую загрузку (указанные цифры - для примера):
- Человеко-часы в неделю (сколько есть по договору, особенно важно для тех, кто на частичной занятости): 40 часов в неделю.
- Время на совещания: 5/10 часов в неделю.
- Проверка почты: 5 часов в неделю.
- Помощь коллегам: 5 часов в неделю.
- Делегированные задачи: 5 часов в неделю.
- Обучение, изучение info: 5 часов в неделю.
- Отвлечения, потери (ожидание согласования, простой любой формы): 5 часов в неделю.
- Форс-мажоры (решение задач из ряда вон): 5 часов в неделю.
Чистые (оставшиеся) человеко-часы в неделю: 5/0 (🤦♀️)
При проведении регулярного аудита можно много интересного найти в фото недели сотрудника и руководителя. Управленческая неделя - это отдельный триллер, конечно.
Внедряйте непрерывное улучшение в процессы, а именно мероприятия по оптимизации рабочего времени сотрудника:
- Сократить совещания, минимизировать участие сотрудника в оперативных коммуникативных мероприятиях; провести аудит необходимости участия сотрудника в текущих встречах.
- Минимизировать роль сотрудника в качестве информирующегося, актуализировать матрицу ответственности в рамках проектов и операционной деятельности; создать алгоритм оповещения о статуса работ или изменениях в задачах.
- Регламентировать выполнение задач, не связанных напрямую с функцией сотрудника, но помогающие решить вопросы смежной функции.
- Регламентировать делегирование задач согласно уровню компетенции и загрузки сотрудника (не в ущерб выполнению прямых обязанностей; делегировать не создающие в процессе сложности задачи).
- Регламентировать обучение на рабочем месте, облегчить доступ к необходимой информации; привести в порядок базу знаний, автоматизировать поиск информации и документов.
- Регулярно проводить аудит работы сотрудника на предмет потерь, связанных с ожиданием (согласование документов и т.д.).
- Описать процессы и регламентировать поведение сотрудника в критической ситуации, разработать инструкцию по управлению критическими инцидентами, провести обучение по антикризисным процедурам.
- Регулярно проводить аудит загрузки сотрудника, оценивать эффективность работы с точки зрения текущих целей компании.
Не забываем вести учет задач сотрудников с указанием объема и приоритета. Вообще тема приоритета больная. Если уж руководитель не может определиться с важностью и срочностью, как это должен сделать исполнитель.
В карточке для примера простая таблица - задачи на неделю:
- Задача/Объём/Приоритет
- Задача 1 / 2 ч/ч / 2
- Задача n / 10 ч/ч / 1
Форму можно использовать любую или добавить критерии объёма и приоритета в таск менеджер к задаче, на стикеры.