Использовать сканы «первички» для подтверждения расходов при УСН можно только в исключительных случаях, и при условии, что в дальнейшем налогоплательщик получит учетные документы, составленные по правилам. Такой вывод следует из письма Минфина от 14.06.24 № 03-11-11/55025.
В министерстве напоминают: в рамках УСН расходы принимаются к учету при условии соответствия их критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. В данной норме установлено, что расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.
Вместе с тем в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичными учетными документами. Такие документы составляются на бумаге или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью. В пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ перечислены обязательные реквизиты «первички». Таким образом, если контрагенты используют бумажную «первичку», она должна соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, в том числе содержать собственноручные подписи ответственных лиц.
В то же время, отмечают в Минфине, упомянутые нормы не препятствуют использованию скан-образов первичных документов для целей налогового учета. Но делать это можно только в исключительных случаях.
Что следует понимать под «исключительными случаями»? Чиновники это не пояснили. Но при этом отметили следующее: применение скана «первички» для учета расходов не освобождает налогоплательщика от обязанности иметь бумажный или электронный оригинал учетного документа, оформленный в соответствии с законодательством РФ. Таким образом, «в исключительных случаях» «упрощенщик» может учесть расходы на основании полученных от поставщика сканов первичных документов (актов, накладных). Однако следует позаботиться, чтобы в дальнейшем контрагент все же направил их оригиналы.
Артем Пилипко, аналитик с опытом работы в налоговых органах
Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»