Многие компании, совершившие успешный переход к электронному документообороту, начинали его с… возражений, основанных на популярных мифах. С уверенности, что бумажный документооборот для них более надежен, удобен и экономически оправдан, а электронный – лишь несет угрозы информационной безопасности и никогда не окупится.
Мы слышим эти возражения из года в год, когда ведем переговоры о внедрении системы 1С:Документооборот. И готовы повторить свои аргументы для тех, кто пребывает в сомнениях прямо сейчас.
1. Говорят, собственноручная подпись значит в суде больше электронной
Закон говорит другое. А именно: согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью, в любых правоотношениях (в т.ч. в суде).
Более того, компании-контрагенты могут заключать между собой соглашения, которые приравнивают к собственноручной подписи даже простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись.
1С:Документооборот поддерживает все три вида электронной подписи: простую, неквалифицированную и квалифицированную. При этом система значительно ускоряет сам процесс согласования документов. Вспомните, сколько времени у вас уходило, чтобы отнести документ к руководителю, дождаться визы, зарегистрировать в канцелярии и т.д. А пересылка документов по почте вообще растягивается на несколько дней, а то и недель.
1С:Документооборот позволяет в реальном времени взаимодействовать с коллегами, партнерами, клиентами, где бы они ни находились. Документ мгновенно передается от одного участника процесса к другому. Компания значительно быстрее реагирует на изменения, реализует проекты, заключает сделки и т.д.
2. Говорят, затраты на внедрение СЭД велики, а отдача – маленькая
Мы с помощью калькулятора доказали, что это не так: компании каждый год экономят на порядок больше денег, чем вложили в систему один раз. Инвестиции очень быстро окупаются за счет более эффективного использования фонда оплаты труда, экономии расходных материалов, офисных площадей и других ресурсов.:
Кроме того, 1С:Документооборот помогает компаниям:
- соблюдать законодательство и договорные обязательства и тем самым избегать штрафных санкций;
- ускорять процессы разработки новых продуктов, заключения договоров, выполнения клиентских заказов;
- снижать издержки бизнеса и обеспечивать его долгосрочный рост.
3. Говорят, украсть электронный документ легче бумажного
Практика доказывает обратное: бумажный документ, оставленный без присмотра, открыт взорам случайных и неслучайных посетителей. Его за секунду можно сфотографировать камерофоном вместе со всеми коммерческими секретами. Кроме того, бумажные документы массово теряются на офисных столах, горят и тонут во время стихийных бедствий, желтеют со временем и т.д,
А вот украсть конфиденциальную информацию в 1С:Документообороте – всё равно что ограбить банк под камерами видеонаблюдения в прямом эфире. Система обеспечивает удобное и надежное управление правами доступа, стойкую защиту документов от подделки и позволяет легко установить: кто имел доступ к документу и какие действия с ним совершал.
4. Говорят, бумажные документы легче держать в порядке
На самом деле, есть миллион способов разложить бумажные документы по папкам, шкафам и ящикам стола и со временем забыть, где что лежит.
Напротив, 1С:Документооборот позволяет за секунды найти любой документ благодаря полнотекстовому поиску, а также функциям сортировки в разных разрезах (внутренние, входящие, исходящие, тематики, сроки действия и исполнения, роли вложенных файлов, контрагенты, товары и услуги и т.д.).
Более того, в последние годы многие рутинные действия по систематизации документов все чаще берет на себя искусственный интеллект. Например, ИИ распознает содержание входящего документа и автоматически пересылает его в соответствующее подразделение.
5. Говорят, небольшим компаниям электронный документооборот не нужен
На самом деле, благодаря переходу на СЭД бизнес любого масштаба получает соответствующую экономию на издержках. А для небольшого бизнеса автоматизация документооборота – еще и хороший возможность выстроить регулярные процессы и внедрить системный подход в управлении. Когда же придет время масштабировать компанию, 1С:Документооборот легко справится с растущим потоком документов.
