Продолжим тему построения бизнеса как системы. В прошлый раз мы обсуждали преимущества системного подхода и условия перехода к нему. Сегодня обсудим признаки проблем в управлении и шаги по системной трансформации бизнеса.
Один из ярких признаков того, что компания развивается хаотично, несистемно – жалобы ее руководителя, собственника на то, что:
- в команде не на кого положиться;
- управлять бизнесом приходится в ручном режиме;
- на разработку и реализацию стратегии не остается ни времени, ни сил.
О распространенности проблемы свидетельствует неиссякаемая популярность тренингов «Как выйти из операционки?» И многие руководители добросовестно пытаются из нее выйти, сами или с чужой помощью. Но нередко в компании тут же начинает что-то ломаться.
Например, выясняется, что у начальника отдела, которому руководитель пытается делегировать часть ответственности, нет ни людей, ни ресурсов, чтобы эту ответственность принять. Начальник другой службы таки справляется с новыми задачами, но старые провисают, отчего по цепочке страдают смежные службы. Третий отдел прекрасно перестраивается на ходу, его показатели растут – но почему-то падают показатели компании в целом.
И руководитель снова впрягается в работу.
Но выход есть! Мы в 1С-КПД разработали и предлагаем клиентам пройти пять шагов, которые позволят вывести «машину бизнеса» из неуправляемого режима и провести системную трансформацию.
1. Составьте карты своих бизнес-процессов
Руководителям свойственно считать, что они знают о своем бизнесе всё. На самом деле, даже небольшой бизнес сложен настолько, что человек не в силах одновременно удержать в голове все его элементы и взаимосвязи, представить как работающий механизм, мысленно увидеть источники сбоев, причины холостого хода.
Карта процессов – подобна карте местности. Она обеспечивает прозрачность бизнеса, показывает руководителям и сотрудникам, как здесь все устроено на самом деле, дает каждому ясное понимание своего места и роли в компании.
Наглядные и понятные карты AS IS – TO BE («Как есть – как должно быть») помогут вам:
- систематизировать текущие бизнес-процессы;
- выявить узкие места;
- спланировать оптимизацию и автоматизацию процессов.
2. Определите владельцев процессов
Бизнес-процесс без владельца – это как бизнес без руководителя, только в другом масштабе. Но любой бизнес-аналитик вам подтвердит: во многих компаниях большинством процессов никто не управляет. И это еще один источник непредсказуемого поведения компании, когда руководитель начинает давить на управленческие рычаги.
Поэтому следующий шаг, чтобы покончить с хаосом в управлении – назначить владельцев для всех процессов и дать каждому владельцу:
- четкое понимание целей своего процесса;
- мотивацию для достижения этих целей;
- необходимые полномочия;
- правила взаимодействия с другими владельцами.
3. Определите ключевые результаты процессов
Бизнес и любит, и ненавидит систему KPI. Многие руководители мечтают разложить все показатели и стимулы по полочкам. Но потом нередко жалуются: выбранные показатели демотивируют сотрудников, плохо связаны, слабо влияют на достижение целей бизнеса и нередко им противоречат. Неработающие KPI – это еще один признак отсутствия системы в управлении компанией.
Наш подход заключается в разработке показателей, привязанных к бизнес-процессам. А, поскольку мы уже систематизировали процессы на этапе создания карт AS IS – TO BE, на этом фундаменте гораздо проще построить эффективную систему показателей.
В итоге заказчик получит:
- набор взаимоувязанных показателей для каждого сотрудника, службы и компании в целом;
- сводный показатель компании – так называемый «спидометр эффективности»;
- алгоритм, позволяющий влиять в нужном направлении на сводный показатель, усиливая те или иные процессы.
4. Составьте карту регламентирующих документов
Сотрудники компании вынуждены регулярно обсуждать одни и те же проблемы? «Подглядывать» друг у друга хорошие решения? Самостоятельно «изобретать велосипеды»? Это свидетельство, что система разваливается, не успевая сложиться. Лучший способ ее укрепить – регламентация процессов.
Карта поможет понять:
- какие документы нужны для эффективной работы сегодня;
- какие документы могут понадобиться в будущем.
5. Составьте карту информационных систем
Нередко компании покупают и внедряют софт просто потому, что его аналог есть у конкурентов. Но решение оказывается избыточным или недостаточным, а внедрение может растянуться на годы. Цифровизация приносит отдачу, только когда помогает решать реальные задачи и проблемы заказчика.
Карта информационных систем позволит понять:
- какую часть бизнес-процессов компании поможет автоматизировать тот или иной программный продукт;
- какие продукты нужны заказчику уже сегодня, какие – могут понадобиться в будущем.
Теперь можно приступить к автоматизации оптимизированных процессов и интеграции информационных систем.