Итак, организация может снять квартиру только для проживания, например, для своих работников во время командировки. Чтобы не возникло споров с налоговой инспекцией, есть определённые условия, которые должны быть соблюдены.
- Сотрудник устроен в штат. По трудовому законодательству, организация обязана возмещать стоимость аренды только для штатных работников. Если в арендованной квартире будут проживать контрагенты, затраты на их проживание можно учесть только в том случае, если эти расходы включены в стоимость договора. В противном случае такие траты будут признаны необоснованными. Затраты на проживание деловых партнёров в большинстве случаев также не могут быть признаны представительскими расходами.
- Служебная командировка. По 168 ТК РФ, это должна быть поездка сотрудника на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом выезды сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер — например, курьеров или водителей — служебными командировками не являются.
- Жильё используется по назначению. Нельзя включать в расходы компании арендную плату за период, когда арендованное жильё не используется организацией — например, если квартиру сняли для работников, но там никто не живет. Плата за жильё в это время признаётся необоснованной. Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты.
Что должно быть указано в договоре аренды жилого помещения с юридическим лицом
Договор аренды квартиры между физлицом и юрлицом по содержанию похож на договор найма, который оформляется между физлицами. Типовой договор с безопасными для собственника и арендатора формулировками можно скачать здесь. В шаблоне следует:
- изменить название: «Договор найма жилого помещения» → «Договор аренды жилого помещения»;
- добавить шапку с названием и реквизитами компании;
- прописать в качестве нанимателя ответственное лицо от организации, а также основание, на котором оно уполномочено заключать соглашение — например, доверенность.
Также в договоре прописывают следующие данные.
ФИО и паспортные данные арендодателя, а также документ о праве собственности на квартиру — например, выписка из ЕГРН.
Данные о квартире: адрес, этаж, номер и параметры — площадь, количество комнат.
Срок договора. Организации могут заключить с владельцем квартиры договор аренды на любой срок — от одного дня до нескольких лет. Вот какие особенности есть у разных сроков договоров.
- Краткосрочный договор сроком менее одного года не подлежит обязательной регистрации, а условия и порядок досрочного прекращения стороны могут согласовать по своему усмотрению.
- Долгосрочный договор найма жилого помещения юридическим лицом заключают, если помещение сдаётся на год или дольше. Такой договор обязательно нужно зарегистрировать в Росреестре. Документы на регистрацию подаются через центр госуслуг — МФЦ. Это может сделать одна из сторон: арендодатель или арендатор.
- Бессрочный — документ без даты окончания, действующий до тех пор, пока одна из сторон не прекратит его действие. Такой договор не нужно регистрировать.
Порядок оплаты. Здесь следует прописать стоимость аренды квартиры юридическим лицом у физического лица, а также способ получения денег — наличными или переводом на карту.
Если квартиру оплачивает компания для своего сотрудника, в договоре нужно прописать, кто будет платить подоходный налог 13%. Обычно это делает юрлицо, которое снимает квартиру.
Также при заключении договора наниматель отдаёт деньги за страховой депозит, равный сумме ежемесячного платежа. Это гарантия сохранности квартиры и имущества для хозяина. Если жилец ничего не испортит, депозит возвращают при выселении.
Также следует прописать, кто оплачивает коммуналку и другие счета, например, интернет. По умолчанию, это должен делать арендатор.
Права и обязанности сторон. Здесь могут быть описаны условия досрочного расторжения, запрет или разрешение на субаренду и тд.
Любые договорённости должны быть зафиксированы на бумаге. Если после подписания договора стороны договорились о каких-то ещё условиях, их прописывают в дополнительных соглашениях.
