Все достаточно грамотны и умеют пользоваться электронными таблицами. У современного менеджера трудно найти на столе старый добрый калькулятор. Когда нам нужно посчитать стоимость сотни товарных позиций, а в особенности когда цена и их количество меняются, то мы не волнуемся - три столбца в любой электронной таблице: количество, цена, стоимость. Простая формула, которая может выглядеть так для ячейки С1: =A1*B1. Ой, о чем я говорю! Это знает даже школьник! Не говоря о наших контрагентах из зарубежных стран.
Получили мы от наших партнеров на проработку очередной инвойс. Правильно сделанный в Excel. Как хорошо, не надо пересчитывать, всё уже посчитано.
Но только не в нашем случае. Мы обязательно это делаем, когда данные переносим в наши учётные таблицы. И вот сюрприз: сумма по инвойсу, который нам прислали не соответствует значению нашей суммы на целых два феня (сотые доли юаня). Как так? Формулы верные, построчный пересчёт верный, а суммы не бьются.
Не буду утомлять математическими правилами округления и особенностями работы с excel, но уверен, что любой хороший аналитик, а тем более бухгалтер никогда не пользуется волшебными кнопками отображения разрядов, а пишет простую формулу =ОКРУГЛ. Что мы и делаем. Чтобы не потерять эти 2 феня. А наши партнеры из-за границы так не делают. У них есть волшебная кнопка - отображать два разряда после запятой.
А при чем тут внешнеэкономическая деятельность? Этот же блог точно не про работу в электронных таблицах. Да, верно. Но во многих компаниях такую ошибку в инвойсе скорее всего не нашли бы. Ведь поставщик всё посчитал, прислал все данные, контракт подписан, суммы утверждены и товар уже поступил.
А ошибку нашли бы скорее всего на этапе таможенного оформления, когда стали сверять общую стоимость товара по декларации с проведённым платежом. И тут бы ошибка обнаружилась.
К чему бы привела эта ошибка? Что критично в 2 фенях или 25 копейках? Государство точно не обеднеет. Не знаю, мы в такие ситуации ещё не попадали, поэтому дальнейшие проблемы описываем чисто гипотетически.
1. Валютный контроль. Платеж за товар который был осуществлен один, а закрывающие документы на другую сумму. Вряд ли ребята из финмониторинга написали программу, которая смотрит на разницу между этими платежами и говорит: "А это всего 25 копеек, ничего страшного! Нормальные ребята, могли и ошибиться. Простим. Проверять не будем." Я уверен, что скорее всего программисты просто из одной суммы вычитают другую и просто проверяют: "Это не ноль? Тогда пусть идёт на проверку инспектору, а он уже разберется".
2. Проблемы при таможенном оформлении. Скорее всего автоматического выпуска не будет, а инспектор запросит объяснение. В котором надо будет написать, что произошла техническая ошибка и приложить исправленный инвойс. Замена инвойса. Дополнительный риск на таможенный контроль. Результат - возможен таможенный досмотр. А если контракт не рамочный, а под конкретную эту поставку? Тогда надо ещё допсоглашение выпустить к контракту с новой стоимостью. А ещё спецификацию и объясняться с банком (см. п.1). Итого: задержка на выпуск от двух дней до недели. Как повезет. А в деньгах? Оплата СВХ, задержка поставки - в среднем от нескольких тысяч до сотен тысяч рублей прямых убытков.
3. Внутренний бухгалтерский учёт. Допустим, что финмониторинг и таможня, эти ошибки не нашли и товар был получен. И тут у ваших бухгалтеров мозг взорвётся. Где 25 копеек?! За товар была заплачена одна сумма, а пришла другая. Декларанты ничего пояснить не могут, так как таможня товар выпустила, банк платежи провел. Всё! Все ищут 25 копеек и никак найти не могут. Товар на учёт не ставится, а значит отгрузиться не может, в производство выдан не может.
Что? Бухгалтерия тоже не нашла ошибку? Тогда у вас точно проблемы и стоит задуматься о процессах вашей учетной политики. Ведь там где работают не профессионалы и бардак, часто и есть главные проблемы: от элементарного разгильдяйства, до воровства.
К чему всё это? Да всё очень просто. Когда готовите инвойс и другие документы, не забывайте о простой формуле ОКРУГЛ.
А если кому интересно посмотреть файл с такой ошибкой и как её исправить, то он доступен по этой ссылке
P.S. Картинка нарисована искусственным интеллектом. Человек пока рисует инвойсы лучше. :)