На протяжении рабочего дня HR-менеджер решает массу разноплановых задач: публикует вакансии на подходящих площадках, мониторит отклики кандидатов, проводит собеседования, следит за адаптацией новичков и это неполный список. Время часто ограничено, а количество стрессовых факторов велико, поэтому случаются огрехи. Среди распространенных проблем — неточности в отчётах, по невнимательности упущенные кандидаты, забытые собеседования. Снизить нагрузку на менеджера по подбору персонала, а значит и повысить его эффективность поможет HR аналитика и автоматизация.
Использование онлайн-сервисов в ежедневной работе упрощает и ускоряет выполнение ряда профессиональных обязанностей. Какие ресурсы и инструменты сегодня используются эйчарами и для каких целей, читайте в этом материале.
КАКИЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ДАЁТ АВТОМАТИЗАЦИЯ HR?
Какими бы ответственными ни были сотрудники, они прежде всего люди. А людям свойственно забывать, не всегда одинаково хорошо концентрироваться на задачах, быть невнимательными и, будем откровенны, лениться. К счастью, как минимум половину рутинных задач можно перепоручить системам автоматизации HR. Какие преимущества это даёт?
- свободное время — специалист может посвятить его более сложным задачам;
- прозрачность — вся информация о вакансиях и картах пути кандидатов отражена в системе, получить нужную информацию можно в любой момент;
- качество — процессы, в которых человек может ошибиться, например, подсчёты, лучше доверить машине;
- лучшие кандидаты — рекрутер и руководитель бизнеса не всегда видят крутого специалиста одинаково, а чтобы это видение совпадало, лучше сразу создать форму оценки кандидата и прописать критерии оценки.
Чувствуете, что пора начинать обучение автоматизации HR процессов? Не откладывайте. Если менеджеры до сих пор пользуются Exel-таблицами, хранят резюме в папках на компьютере и пачками распечатывают документы, бизнес теряет всё — время, кадры, ресурсы и в конечном итоге деньги.
А ЕСТЬ ЛИ У АВТОМАТИЗАЦИИ МИНУСЫ?
В целом, у автоматизация HR нет недостатков. Но ею, как и любым другим инструментом, важно правильно пользоваться.
Опыт показывает, что программа автоматизация HR процессов может быть внедрена на любом этапе, от подбора кандидатов до полной адаптации новичков. Исключение — этапы или задачи, для выполнения которых эйчару нужно включаться интеллектуально или эмоционально. Ведь ни одно ПО не научишь эмпатии. Например, нельзя автоматизировать собеседования или решение о приеме или отказе приема на работу.
Привлекательной идеей для многих бизнесов кажется запустить чат-бот для первичного собеседования. Однако, такой подход часто раздражает специалистов, люди предпочитают устраиваться на работу в компании, где их встречают теплее.
Итак, правильная автоматизация работы для HR позволяет:
- общаться с кандидатами в любом мессенджере не сохраняя их личные данные в своем телефоне;
- видеть причины отказов как со стороны работодателя, так и со стороны соискателей и анализировать их;
- отслеживать эффективные каналы коммуникации;
- рассылать оферты и отказы в два-три клика;
- создавать напоминания.
Использование специальных инструментов помогает следить и за скоростью работы рекрутеров — в программах видно, сколько времени требуется, чтобы закрыть вакансию.
КАКИЕ ИНСТРУМЕНТЫ ИСПОЛЬЗОВАТЬ, ЧТОБЫ ОБЛЕГЧИТЬ РАБОТУ ЭЙЧАРОВ?
Автоматизация HR бизнес процессов предполагает активное использование:
- Системы тестирования кандидатов. Достаточно предложить претенденту на должность пройти небольшой тест, чтобы оценить его компетентность, креативность, жизненную позицию. Некоторых соискателей можно отсеять сразу после прохождения теста.
- Системы для отбора персонала. CRM позволяют хранить всю базу соискателей в одном приложении, общаться с соискателями в мессенджерах, подключать к процессу всю команду, генерировать отчёты. У каждого соискателя отображается статус (этап пути кандидата в компании), видна история.
- Автоматизация HR процессов компании невозможна без систем автоматического обучения. На специальные платформы можно загружать обучающие материалы: вебинары, курсы, видео инструкции, гайды, справочники. Конечно, это не исключает возможности живого обучения, но его процент можно значительно сократить. После прохождения обучающего модуля целесообразно провести тестирование для оценки эффективности автоматического обучения и исправления недочётов.
- Системы аналитики и формирования отчётности. Важный элемент автоматизации работы для HR — использование платформ, которые генерируют аналитику. Удобно, если всегда под рукой отчёты о количестве закрытых вакансий, скорости подбора кандидатов, среднем времени по позициям.
- Чат-ботов. Этот инструмент уместен не на всех этапах (выше упоминалось о топовых сотрудниках, которые отсеются, если собеседование будет проходить в чат-боте), но и полностью отказываться от него не стоит. Этот инструмент автоматизации HR может рассылать персоналу важную информацию, договариваться о встречах и прочее.
Также могут пригодиться сервисы для управления временем, редактирования вакансий перед публикацией, проведения видео-интервью и даже графические редакторы. Но названные выше пять инструментов — софт, которым чаще другого пользуются продвинутые эйчары.
Что в итоге? Достаточно внедрить пять инструментов HR аналитики и автоматизации, чтобы избавить менеджеров по подбору персонала от рутины — освободившееся время менеджеры по найму смогут посвятить выполнению более сложных задач. Отчётность будет храниться в одном месте, документация будет в порядке, а информацию о кандидатах можно извлечь из базы, когда это необходимо. Такой подход создаёт прозрачные условия найма, собственнику бизнеса легче контролировать бюджет на привлечение нового персонала. Скорость закрытия вакансий повышается как минимум вдвое, у рекрутеров освобождается от 30% рабочего времени.
