На вопрос отвечает В.Ф. Янковая, доцент РГГУ, канд. ист. наук
Вопрос
Есть ряд вопросов, которые касаются порядка использования печатей. Первый: нужно ли назначать ответственное лицо за печать (штамп или факсимиле) приказом и прописывать в нем, на каких документах может ставиться оттиск, кто может использовать печать в отсутствие ответственного лица? Второй: если печать введена в действие без приказа, стоит ли издавать приказ сейчас? Третий: каков порядок действий, если работник, за которым закреплена печать, уволился? Где об этом можно прочесть?
Ответ
Порядок применения печатей и штампов, а также их учет установлены в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[*] (далее – Примерная инструкция).
В Примерной инструкции сказано, что порядок использования печатей и штампов следует установить в локальном нормативном акте организации, но не сказано, в каком именно. С этой целью в организации можно создать отдельный документ (например, порядок учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов организации). Также можно создать просто раздел в инструкции по делопроизводству (по аналогии с таким же разделом «Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей» в Примерной инструкции).
Учет печатей и штампов может вести служба делопроизводства или иное структурное подразделение организации. Когда кому-то из работников необходимо воспользоваться печатью или штампом в рабочих целях, он сможет сделать это только после того, как поставит подпись в соответствующей учетной форме (например, в журнале учета печатей и штампов). Следовательно, издавать приказ о назначении ответственных за использование печатей или о введении печатей в действие не нужно.
Форма журнала учета печатей и штампов не установлена в нормативных делопроизводственных документах, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно (Пример).
Сразу после того, как организация получит печать или штамп от изготовителя, в учетной форме нужно внести сведения и об организации-изготовителе, и о соответствующих документах. Ставить оттиск печати или штампа в журнале нужно в том числе и для того, чтобы исключить подмену.
Работник вправе пользоваться печатью или штампом в работе, если это прописано в его должностной инструкции или если это обозначено в локальных нормативных актах организации, положения которых устанавливают порядок учета, хранения, использования и уничтожения печатей (штампов). Также в этих же документах должна быть прописана ответственность за неправомерное использование печати (штампа).
Если работник увольняется, он должен сдать печать или штамп в подразделение, которое ведет их учет. Возврат должен подтвердить работник, ответственный за учет печати (он должен поставить свою подпись в журнале учета печатей и штампов).
___________
[*] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.