Бизнес, начинающий использовать amoCRM или Битрикс24, часто не оптимизирует свои деловые процессы под новую систему, а как есть переносит в CRM и собственную культуру работы. Но не каждая автоматизация соответствует этим деловым традициям из-за технических возможностей или API рабочей платформы. Поэтому действовать приходится нестандартно. Сегодня у нас необычный кейс, в котором расскажем, как мы реализуем нестандартные хотелки заказчика с помощью Пинкит.
1. Нестандартный запрос под автоматизацию. Проблема и решение
Итак, у нашего заказчика большой штат сотрудников, и каждый отдел работает с задачами в Битрикс24. Ему требуется настройка специального отчета по задачам для аналитики и контроля плюс визуализация по данным отчета на дашборде.
Отчетность и дашборды можно построить по любым показателям из CRM. Например, о выгрузке звонков из Битрикс24 в отчеты Google Sheets плюс визуализацию на дашбордах для руководителя читайте в статье.
С помощью Пинкит мы настроили выгрузку данных из задач Битрикс24 в Google Sheets. Данные автоматически выгружаются в таблицу по расписанию так, чтобы наш заказчик имел в нужный момент актуальные данные под рукой. Дальше настроили понятную визуализацию, где на дашборды вывели следующие показатели:
1.1. Задачи в работе:
1.2. Важные и срочные задачи в работе:
1.3. Задачи, которые в работе больше 3 месяцев.
1.4. Задачи на стадии "Ждет контроля".
1.5. Просроченные задачи.
1.6. Просроченные задачи, находящихся в работе более месяца.
1.7. Отложенные задачи.
1.8. Задачи без крайнего срока.
1.9. Закрытые задачи.
Также по каждому показателю дашборда настроили отображение дополнительных данных:
- Отдел постановщика;
- Количество дней в работе;
- Название задачи;
- Статус;
- Постановщик;
- Ответственный и другое.
Если интересуетесь аналитикой продаж, читайте об этом здесь.
Такая автоматизация уменьшила ручной труд на подготовку отчетов, помогла поднять забытые незавершенные задачи, усилить фокус на важных задачах и резко улучшила исполнительскую дисциплину в компании. Но возник один нюанс.
Дело в том, что заказчик предпочитает не закрывать задачи, а удалять их. Так сложилась культура работы в компании, сотрудники к ней привыкли и не хотят менять.
Еще один кейс о настройке нескольких больших специальных отчетов с большой нагрузкой читайте в статье.
Из-за этого статистика в отчетах и дашбордах перестала биться с реальным положением дел в Битрикс24: интеграция не срабатывала на удаление задач. Мы использовали два события, которые срабатывали, как триггер для выгрузки данных: добавление и изменение задачи. Удаление не является ни тем, ни другим. Из-за этого в таблице копились зависшие задачи в разных статусах, которые приходилось чистить вручную.
Для реализации нужного сценария требуется, чтобы в открытом API был специальный метод, который позволил бы учитывать не закрытые, а удаленные задачи.
Читайте в нашей статье, почему нельзя просто передать данные из одного сервиса в другой и какую роль тут играет API.
Не найдя подходящие события в документации, мы обратились в техподдержку. Получили ответ, что есть событие OnBeforeTaskDelete, которое можно было бы применить к ситуации нашего заказчика. Мы добавили это действие в настройки интеграции, и тогда проблема решилась.
О настройке интеграции расскажем далее.
2. Удаление задач Битрикс24: интеграция, которая удалит соответствующую строку из отчета Эксель при удалении задачи в Битрикс24
Итак, нам нужно убрать задачу из таблицы отчета и дашборда, если ее удалили в Битрикс24. Для этого выполняем настройку:
2.1. На первом шаге выбираем Битрикс24, действие - "Задача удалена", подключаем доступы:
2.2. На втором шаге с помощью дополнительных запросов получаем развёрнутые данные о задаче, которые выгружаются в таблицу.
2.3. На третьем шаге выбираем Google Sheets и соответствующую таблицу (лист, по данным которого строится отчет и формируется дашборд). Выбираем действие: "Обновить строку".
2.4. На шаге 4 "Сопоставление данных" сопоставляем столбцы таблицы с полями задачи, чтобы не удалить ничего лишнего.
2.5. Запускаем интеграцию с необходимым периодом запросов.
Резюме
Мы рассмотрели настройки интеграции, которая актуализирует отчет в Google Sheets и дашборд по задачам при удалении задачи в Битрикс24. С помощью этого технического решения нам удалось избавиться от проблемы несоответствия данных в отчете Google Sheets после удаления их в Битрикс24.
Регистрируйтесь в личном кабинете Пинкит и протестируйте интеграции по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
#bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #Пинкит_gs_битрикс24
