Львиная доля работы менеджеров любой компании приходится на созвоны с клиентами. В большей степени это касается отдела продаж. Часто количество и качество таких звонков — это часть KPI сотрудника и он замотивирован, чтобы звонков было много. Из этого следует, что нужен контроль качества для отслеживания статистики звонков и составления отчётов. Об автоматизации такой отчетности по звонкам из Битрикс24 сегодня и пойдет речь.
1. Отслеживаем эффективность звонков сотрудников из Битрикс24
Наш заказчик использует портал Битрикс24 со встроенной телефонией, где менеджеры постоянно совершают звонки и отчитываются по ним. Каждый сотрудник обязан вручную вести табличку, где указывает количество звонков за день, количество заявок клиентов, суммы оплат и так далее.
Эту информацию по сотрудникам собирают в отчетную таблицу для директора. На отдельном листе ведется статистика по неделям, где фиксируется количество звонков в день по менеджеру, среднее количество звонков в день по отделу и другие нужные показатели. Отделов в компании несколько и для каждого из них нужна такая сводка.
Если нужны кейсы по аналитике, рекомендуем ознакомиться с этой подборкой.
Минусы ручной сборки отчета
1.1. Во-первых, это неадекватное количество ручного труда на каждого сотрудника и на руководителя ежедневно.
1.2. Во-вторых, это невозможность проверки отчета по реальным данным. Иными словами, сотрудник может ошибиться и этого никто не заметит, так как отчет не бьется с Битрикс24 автоматически. А проверять вручную — это еще больший объем ручного труда и ресурсов.
1.3. И, наконец, по числовым данным тяжело судить о выполнении показателей, необходима визуализация.
Если автоматизировать этот кейс и избавить компанию от ручной рутины с отчетами, можно кратно увеличить эффективность работы компании, хотя бы за счет исключения ошибок (при выгрузке данных напрямую из Битрикс24). А если взять в пример сеть колл-центров, где сотрудники занимаются исключительно обзвоном, то здесь ручного ввода данных и вовсе быть не должно.
Решение задачи — настройка интеграции Битрикс24 и таблиц Гугл, плюс настройка дашборда по ключевым показателям. Такое решение означает уход от ручного ввода данных и исключение ошибок, когда в табличке случайно слетает одна формула и тянет за собой ошибку на остальных листах.
Похожий кейс с использованием сервиса "Звонок" читайте здесь.
2. Автоматизация выгрузки данных по звонкам из Битрикс24 в Google Sheets
Итак, постановка задачи:
- Учитывать звонки продолжительностью более 30 сек;
- Необходима выгрузка полей "ответственный", "дата звонка" и "продолжительность";
- Необходим автоматический расчет общего и среднего количества звонков по отделу и менеджеру в день, неделю и месяц.
Каждый звонок фиксируется в Битрикс24 как дело и из этих данных можно с помощью Пинкит выгрузить поля в таблицу. Для этого настраиваем интеграцию:
2.1. В личном кабинете Пинкит (потребуется регистрация) на шаге 1 выбираем "Битрикс24", действие - "Создано дело". Выбираем тип дела - "Звонок", статус - "Завершен".
2.2. На шаге 2 (Инструменты) с помощью дополнительных запросов настраиваем параметры. Например, что берем только звонки дольше 30 секунд.
2.3. На шаге 3 выбираем сервис "Google Sheets", где будем добавлять на каждый звонок новую строку на выбранный лист таблицы.
2.4. На шаге 4 сопоставляем поля "Дела" и столбцы таблицы, чтобы корректно выгрузить значения продолжительности звонка, сотрудника, даты и другие параметры.
2.5. Выгружаем выборку за все время и проверяем результат.
Далее, кастомизируем отчет и выводим показатели на дашборд.
О нашей культуре работы по дашбордам читайте здесь.
Визуализация отчета на дашборде покажет, какой отдел и какой сотрудник отработал больше звонков и оказал услуг на большую сумму. С учетом того, что мотивация привязана к выполнению этих показателей, дашборд удобно демонстрировать на плановых совещаниях, чтобы сотрудники были в курсе текущей ситуации и формировали адекватную рабочую конкуренцию.
Мы считаем, что, если есть вариант что-то автоматизировать, значит, это нужно сделать. Задача продажников — продать, а не заниматься ручным копированием данных и составлением отчетов, в которых легко ошибиться. Наша задача — помочь уменьшить ручной труд в вашем бизнесе.
Хотите попробовать сами? Создать интеграцию и протестировать ее можно в личном кабинете.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #googlesheets #пинкит_gs_битрикс24
