Как понять, что важно сделать в первую очередь, а что можно отложить?

Даю пошаговый алгоритм удобного инструмента для приоритезации дел под названием "Матрица Эйзенхауэра". По слухам, идея распределять дела по срочности и важности появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, которого считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов (отсюда и название матрицы). Официальных подтверждений авторства этого метода нет, однако он много в каких сферах рекомендуется и используется и имеет высокую эффективность.

В чем суть инструмента?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент тайм-менеджмента, позволяющий приоритезировать имеющиеся у вас задачи в зависимости от их важности и срочности.

Этот инструмент подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание и не жить в режиме вечного цейтнота. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается с законом Парето (20% усилий приводят к 80% результата и наоборот).

Почему стоит попробовать? Дело в том, что в большой суматохе и гонке, под давлением дедлайнов, мы часто беремся выполнять срочные дела, при этом упуская из виду то, насколько они реально важны. В 2018 году проводилось исследование "The Mere Urgency Effect", которое подтвердило этот тезис: большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Получается, что для повышения собственной эффективности, для реализации собственных целей достаточно прежде чем приступать к задачам провести некоторую предварительную работу и выделить немного времени на обдумывание важности дел, за которые вы беретесь, что в результате приблизит вас к тому, чтобы успешнее достигать желаемого.

Подготовительная работа

Прежде чем заполнять матрицу, отследите и выпишите в течение 3-5 дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они у вас отнимают (в часах). После наблюдения положите перед собой получившийся список дел и к каждому пункту в нем задайте три вопроса:

• Была ли эта задача для меня срочной?
• Была ли она для меня важной?
• Я единственный, кто мог это сделать?

Ключевой момент — «для меня». В основе оценки и распределения задач в данной матрице должны лежать результаты, которые нужны вам, должны отвечать вашим целям, а не пожеланиям ваших близких или коллег (которые напрямую с вашими целями не связаны). При этом предполагается, что если в ваши цели входят общие цели вашей семьи, команды и т.д., то такие задачи, конечно, учитываются в данном инструменте.

Переходим к работе с матрицей

1) Выпишите ваши дела списком.

2) Возьмите лист бумаги и расчертите его на 4 квадрата (или используйте электронную заготовку, например в Notion):

1. Важно и Срочно (СДЕЛАТЬ)
2. Важно и Несрочно (ЗАПЛАНИРОВАТЬ)
3. Неважно и Срочно (ДЕЛЕГИРОВАТЬ)
4. Неважно и Несрочно (УДАЛИТЬ)

3) Распределите ваши текущие дела в соответствующие квадраты, отвечая в отношении каждой задачи на два вопроса: "Эта задача важная для меня?", "Эта задача срочная для меня?", "Только я могу выполнить данную задачу?".

4) Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом.

5) Старайтесь сбалансировать вашу нагрузку так, чтобы наибольшее число задач оказывалось в квадрате "Важные и несрочные". В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

Проанализируйте ваши квадраты

Квадрат 1 — срочные и важные (СДЕЛАТЬ)

• Какие тут задачи? Это квадрат кризисов. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров. Острая зубная боль и необходимость посетить врача, сдача отчета руководству к определенному сроку, отправить макет заказчику в течение трех дней по итогам встречи, поднять упавший сервер и т.д.
• Если таких задач большинство. Это сигнализирует о том, что либо неверно оценена "срочность" (например вы устанавливаете внутри себя желаемый срок исполнения, но при этом внешние рамки не поджимают), либо о том, что вы сильно перегружены и это уже стало проблемой. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если загонять сюда много дел и фокусироваться только на срочных и важных делах, вы неизбежно заработаете хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью.
• Что делать. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить? Возможно, пора переговорить с начальством, коллегами, клиентами, семьей о перераспределении нагрузки, сдвиге дедлайнов и изменениях в планах? Если это ваше внутреннее ощущение "все срочно, все важно", то, возможно, стоит настроить свой "компас" в отношении того, что для вас ценно, на чем строятся ваши убеждения. В коучинге, например, используется очень простой Пузырьковый метод, позволяющий провести переоценку ваших ценностей (подробнее эту методику описывала внутри данной статьи).

Квадрат 2 — несрочные и важные (ЗАПЛАНИРОВАТЬ)

• Какие тут задачи? Это стратегический квадрат. Здесь задачи, связанные не с решением проблем, а с личностным ростом, развитием (вашим, вашего дела, вашей карьеры). Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с желаемыми результатами. У них может не быть конкретного дедлайна, поэтому частая ошибка — мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных. Однако по своей сути эти дела для вас важнее, чем дела из квадрата №3 (Срочное - неважное). Примеры: занятия спортом, медитации, изучение английского, повышение квалификации, учеба на образовательных курсах, ведение блога.
• Если таких задач большинство. Это хороший знак. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, при их выполнении вы почувствуете себя еще лучше, особенно когда увидите первые результаты своих усилий.
• Надо ли что-то менять? Нет, это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

Квадрат 3 — срочные и неважные (ДЕЛЕГИРОВАТЬ)

• Какие тут задачи? Это квадрат иллюзий и суеты. Здесь отвлекающие факторы, рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным большим целям. Занятость мешает делать «настоящую работу». Примеры: проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, заказ продуктов, готовка, мытье посуды и другие бытовые дела.
• Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Однако весь драйв быстро проходит, ведь этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью и бесконечным списком мелких дел.

Что делать. По возможности, стоит делегировать (автоматизировать, оптимизировать) такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно и честно (без приукрашивания срока и не в угоду чужим интересам) обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

Квадрат 4 — несрочные и неважные (УДАЛИТЬ)

• Какие тут задачи? Это квадрат «убийц времени». Сюда попадают просмотры сериалов, скроллинг ленты в соцсетях и зависание в мессенлжерах: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Однако для развития очень важен учет времени на отдых и восстановление и избегание попыток совместить этот отдых с попутным выполнением дел (например, из квадрата №3). В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, выявило взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.
• Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение что вы живете не свою жизнь, бегства от проблем.
• Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда вы будете уставшим, не стоит заниматься задачами из этого блока, лучшим решением будет правильно запланировать качественный отдых (квадрат №2 — Важно, но Не Срочно).

Надеюсь, вам пригодится информация, описанная в этой статье.

Поделитесь, а какими инструментами и приложения для планирования собственных дел пользуетесь вы?

Читайте также: