В этой статье я расскажу, как CRM-система поможет организовать процесс подбора персонала в вашей компании. Решение, которое я описываю ниже было успешно применено в десятках разных компаний.
Основные задачи, которые решаются в предложенной архитектуре решения включают в себя два основных процесса:
- Размещение вакансии внутри компании, которую необходимо закрыть и отслеживание статуса закрытия вакансии.
- Процесс отбора кандидатов от первого контакта до трудоустройства.
Решение описываю на примере системы Битрикс24.
Основная идея использования отдельных карточек для хранения информации о вакансиях и отборе кандидатов
CRM-система в данном контексте используется не как классическая CRM. Она превращается в единое централизованное хранилище данных о вакансиях и кандидатах, избавляя от необходимости использовать множество разрозненных файлов и таблиц. Вся информация структурирована и доступна в карточках сделок, смарт-процессов и контактов, что значительно упрощает ее анализ и обработку.
В карточках вакансий можно хранить подробные требования к соискателям, включая:
- Должность и подразделение
- Желаемый срок выхода на работу
- Средний уровень зарплаты на рынке
- Тип набора (внешний или внутренний)
- Требования к образованию, опыту работы, профессиональным навыкам и личным качествам
- Критерии отбора кандидатов
В карточках соискателей фиксируется вся релевантная информация о кандидате, такая как:
- Контактные данные
- Резюме и другие файлы
- Результаты тестов и заданий
- Ссылки на профили в социальных сетях и сайтах поиска работы
- Статус проработки кандидата и причины отказа (для несостоявшегося трудоустройства)
Использование «воронок» для фиксации информации о вакансиях и кандидатах
Типовой процесс размещения вакансии
Руководитель, которому требуется сотрудник, заходит в отдельную вкладку и выбирает пункт «добавить новую вакансию». Заполняет все необходимые поля для описания вакансии (обязательные и не обязательные). Далее информация о новой вакансии переходит в отдел по подбору персонала. Сотрудники HR изучают информацию о вакансии, при необходимости могут организовать отдельный чат с инициатором сразу из карточки новой вакансии – вся переписка будет храниться в одном месте. После уточнения недостающей информации – сотрудники HR приступают к поиску кандидатов.
Воронка "Вакансии"
Воронка "Вакансии" предназначена для управления процессом работы с открытыми вакансиями в компании. Ее основная цель - обеспечить четкую визуализацию текущего состояния каждой вакансии и отслеживание ее статуса на разных этапах - от размещения заявки до полного закрытия.
Эта воронка позволяет руководителям отслеживать статус вакансий, а сотрудникам отдела по подбору персонала - координировать свою работу по поиску кандидатов.
Воронка «Вакансии» может состоять из следующего набора стадий:
1. Взять в работу - стадия для размещения заявки на поиск нового сотрудника руководителем подразделения.
2. Размещение вакансии - публикация вакансии на сайтах по поиску работы, карточка автоматически перемещается на эту стадию.
3. Поиск кандидатов - здесь собраны все активные вакансии, по которым ведется поиск соискателей.
4. Частично закрыта - если на вакансию требуется несколько сотрудников, то при закрытии одной из вакансий, карточка автоматически переносится сюда.
5. Вакансия закрыта - финальная стадия, когда вакансия полностью закрыта.
6. Подбор отменен - стадия для вакансий, по которым процесс поиска завершен безрезультатно с указанием причин.
Воронка "Работа с соискателями"
Воронка "Работа с соискателями " нужна для структурированного хранения информации и управления взаимодействием с отдельными кандидатами на вакантные должности. Ее задача - визуализировать и систематизировать процесс отбора кандидатов на каждом этапе: от первичного контакта до принятия окончательного решения о найме или отказе.
Воронка «Работа с соискателями» может состоять из следующего набора стадий:
- Новый кандидат - фиксация первичной информации о соискателе.
- Ожидание собеседования - стадия для планирования и контроля проведения собеседований.
- Задание кандидату выдано - после отправки тестов/заданий кандидату, карточка перемещается сюда для контроля выполнения.
- Оффер отправлен - отправлено официальное предложение о работе кандидату.
- Согласование условий сотрудничества - обсуждение деталей трудоустройства с кандидатом.
- Кандидат принят - успешное завершение процесса найма.
- Отказ - стадия для кандидатов, которым было отказано с фиксацией причин.
Стадии должны включать особенности процесса отбора кандидатов, который есть в вашей компании. Иногда добавляются стадии по этапам отбора, если внутри этапа могут быть разные процессы и задания для кандидатов. Например: 1-ый этап пройден; 2-ой этап пройден; 3-ий этап пройден и т.д.
Обе эти воронки работают в тесной связи и с настроенной автоматизацией. Сотрудники отдела подбора персонала связывают каждого кандидата с соответствующей вакансией. В зависимости от успешности отбора кандидатов на определенную вакансию – карточка вакансии автоматически передвигается по стадиям, а внутри нее могут заполняться определенные поля с важной информацией о фаворитах отбора. Это обеспечивает автоматическую актуализацию информации и формирует целостную картину процесса - от размещения вакансии до ее успешного закрытия подходящим кандидатом или несколькими кандидатами.
Автоматизация рутинных процессов и коммуникаций
CRM-система предлагает функционал для автоматизации многих рутинных процессов и коммуникаций, связанных с подбором персонала.
Вот несколько примеров
- Автоматизация процесса согласования открытия новой вакансии перед размещением карточки вакансии и передачей ее сотрудникам отдела HR.
- Автоматическое создание задач для сотрудников отдела по подбору персонала при размещении новой вакансии руководителем подразделения.
- Автоматическое перемещение карточки вакансии на следующую стадию воронки при выполнении определенных условий, например, при появлении первого контакта с кандидатом или при закрытии места на вакансию.
- Напоминания о предстоящих собеседованиях кандидату, отправка тестовых заданий кандидатам и многое другое. Это экономит время сотрудникам и повышает общую эффективность процесса.
- Запрос необходимых для трудоустройства данных у кандидата с автоматическим заполнением полей карточки кандидата. Уведомления сотрудникам о том, что кандидат заполнил форму запроса данных.
- Автоматический счетчик закрытых мест, если вакансия предполагает необходимость в нескольких сотрудниках.
Совместная работа и разграничение доступа
В CRM-системе легко организовать совместную работу над вакансиями и кандидатами, предоставляя доступ к карточкам необходимым сотрудникам и руководителям. Это позволяет оперативно согласовывать требования к вакансиям, обмениваться мнениями о кандидатах и принимать коллегиальные решения.
При этом можно настроить разграничение доступа, чтобы руководители подразделений видели только "свои" вакансии, а сотрудники отдела по подбору персонала имели доступ ко всем активным вакансиям и кандидатам.
Аналитика и отчетность
Наконец, CRM-система предоставляет богатые возможности для анализа данных и формирования отчетности по процессу подбора персонала. Можно отслеживать различные метрики, такие как (не ограничиваясь описанными ниже):
- Скорость закрытия вакансий
- Эффективность различных источников привлечения кандидатов
- Соотношение успешных/неуспешных найма по должностям или подразделениям
- Причины отказов кандидатов
Такая аналитика помогает выявлять слабые места в процессе подбора, принимать обоснованные решения и постоянно совершенствовать этот критически важный процесс для бизнеса.
Внедрение CRM-системы, такой как в примере (Битрикс24), открывает новые возможности для организации эффективного процесса подбора персонала в вашей компании. Централизованное хранилище данных, визуализация процессов с помощью воронок, автоматизация рутинных задач, совместная работа и аналитика – все это поможет вам структурировать процесс найма сотрудников и не упустить лучших кандидатов на рынке труда.
Если вас интересует внедрение или улучшения вашей существующей CRM-системы, а также улучшение ваших внутренних бизнес-процессов, вы можете связаться со мной для получения консультации. Мой телеграм: https://t.me/Dmitiy_BA
Подписывайтесь на мой канал, я регулярно публикую полезную информацию про задачи современного бизнеса и способы их решения как на уровне систем автоматизации, так и на уровне внутренних бизнес-процессов компаний.
