В Excel даты хранятся в виде порядковых номеров дней начиная от даты 1 января 1900 года, что позволяет использовать их в вычислениях, отчетах по сводным таблицам, построениях графиков. По умолчанию дате 1 января 1900 года соответствует порядковый номер 1.
Пример. Сначала разьясним программе Exel, что в ячейке находятся даты, т.е. определённые дни календаря. Для этого используем функцию ДАТАЗНАЧ, которая преобразует дату в виде текста в порядковый номер, который Excel воспринимает как дату. В строку формул введём =ДАТАЗНАЧ("дата_как_текст"). Получим данные как в первом столбце (см. рис.)
Если в аргументе опущен год, функция ДАТАЗНАЧ использует текущий год по показаниям встроенных часов компьютера. Например, =ДАТАЗНАЧ("5-июл"). Однако, в зависимости от настроек даты компьютера результаты функции ДАТАЗНАЧ могут отличаться.
Далее нужно преобразовать порядковый номер дня в понятную дату. Для этого необходимо применить к ячейке формат даты. Выделив все пять строк первого столбца, нажимаем сочетание клавиш [Ctrl+1] и вводим формат и тип ячеек как на рисунке 2.
Все нужные даты примут понятный вид как во втором столбце (рисунок 1) и в то же время формат этих ячеек позволит использовать их в вычислениях, отчетах по сводным таблицам, построениях графиков.
Функциональная взаимосвязь между данными таблиц может быть достаточно сложной. На практике она реализуется через систему ссылок и формул. Формулы фактически являются инструкциями по методам преобразования данных. Эти инструкции часто сложны, поэтому в Excel имеется набор встроенных функций для упрощения многих задач.
Немалое значение имеет тип данных в ячейке. По умолчанию при вводе числа в рабочий документ к нему применяется общий формат: выравнивание данных по правому краю ячейки, тип и размер шрифта определяется общими настройками системы.