Шла весна 2013 года, заказов было много, музей работал с полной загрузкой, но чувство, что впереди будут проблемы не покидало меня, какие конкретно еще не понимала.
На школьные выпускные мы предложили интересные, но опять же с уклоном в познавательность программы «Вперед в будущее», где ребята в игровой форме знакомились с самыми необычными профессиями и могли попробовать себя в разных сферах деятельности, побывать летчиком, моряком, врачом, робототехником, изобретателем, химиком и биологом. Профессор Сивила Трелони, преподаватель Хогвартса предсказывала их будущее с помощью магического шара.
А для детских садов у нас шла программа «Путешествие Незнайки в мир профессий». Незнайка рассказывал ребятам о жителях цветочного города, о том, что каждый занимается важным и нужным делом и имеет профессию, а у Незнайки ее нет. Поэтому он решил отправится в путешествие и найти новых друзей, чтобы узнать у них, кто кем хочет стать когда вырастет.
Закончился учебный год, на нашем банковском счете был хороший плюс и это не могло не радовать нас, ведь впереди было лето. Мы понимали, что в летний период мы потеряем школьные группы, да и индивидуальных посетителей в период отпусков будет гораздо меньше, но что предпринять в этих условиях мы еще не знали.
Персонала у нас было много, все хотели получать зарплату, необходимы были хозяйственные мелочи, реактивы, реквизит, к тому же никто не отменял налоги и арендную плату, платежи по кредиту и займу. И хотя мы всеми методами старались минимизировать расходы, сумма набиралась внушительная.
Но я еще была достаточно спокойна, средства на счету давали надежду, что лето мы переживем.
И все -таки накопленных средств нам не хватило, даже несмотря на то, что удалось договориться о снижении арендной платы на летний период на 50 %.
Старайтесь в периоды минимального спроса экономить на расходах, особенно такой статье как арендная плата. О ее снижении на этот период удобнее договариваться еще до подписания договора, когда арендодатель заинтересован в его заключении и готов к дополнительным условиям. Позже арендодатель прекрасно понимает, что вы никуда не денетесь и крайне редко идет на уступки.
Весь персонал мы старались сохранить, жалко было терять квалифицированные кадры. И это было очередной серьезной ошибкой.
Оплата персонала с учетом выплаты налогов это вторая после аренды статья расходов и ее оптимизацию в периоды падения спроса нельзя игнорировать. Для некоторых музеев этот период лето, а для других наоборот зима или осенне -весеннее межсезонье.
Летом почти всегда работники соглашаются к плановому отпуску взять еще один - два месяца дополнительного без оплаты. Если нет, то нужно принимать решение сохранить особо ценные кадры и расстаться с остальными? Либо сохранить всех и залезть при этом в долги?
О решении этих вопросов вы должны задуматься уже при приеме на работу, так как именно от вида трудового договора (срочный, бессрочный, по совместительству, договор оказания услуг) будет зависеть насколько быстро вы сможете его расторгнуть.
Это нелегко, при приеме на работу сложно точно оценить кандидата и не все соглашаются на срочный договор или договор оказания услуг. Как вариант заключайте бессрочный договор с испытательным сроком 3 месяца и за этот период постарайтесь оценить потенциал работника.
В первое лето мы отказались только от дежурных по залу, это ненамного снизило быстро накапливающиеся расходы. Мы не нашли другого выхода как взять новый кредит в размере 300 000 рублей и выплаты по нему стали очередным бременем для нас к уже имеющимся.
Первое лето нашей музейной деятельности показало, что это кошмар и это самый страшный период, который надо пережить. Потом к этому периоду добавился январь и февраль с их практически нулевыми доходами. Оставалось всего 7 месяцев, чтобы заработать денег на весь год.
Понимание этого требовало перестройки всей системы финансового планирования.
Финансовые расчеты, которые я крутила и так и сяк показывали, что при доходах меньше 500 тысяч в месяц мы не выживем, а это составляло не менее 2000 посетителей при стоимости билета 250 рублей. И это при том, что они идут весь год равномерно, а если рассчитывать на 7 месяцев деятельности, то эта цифра возрастает до 3500 человек. Где их взять в областном центре с населением в 300 000 человек и в малонаселенной Вологодской области. Бизнес-план давал более оптимистичные расчеты, чем реальная деятельность.
При составлении бизнес-плана обязательно составьте его кризисный вариант, с учетом минимальных поступлений средств. Всегда имейте финансовый запас и запас времени, чтобы иметь возможность к нему перейти. При первом же ощущении опасности начинайте действовать, иначе может стать слишком поздно.
Только через 3 года деятельности музея я пришла к пониманию как обеспечивать финансовую стабильность и еще через год добилась ее. Следите за публикациями.
