Как организовать процесс обучения на предприятии?

Хорошо спланированный и систематизированный процесс обучения может внести большой вклад в способность организации постоянно улучшать свою деятельность, достигать намеченных результатов и реализовывать свои конкурентные преимущества.

В этой статье мы рассмотрим 7 этапов, которые  включает процесс обучения в организации.

Но прежде необходимо документально оформить требования к процессу обучения, подготовки, переподготовки кадров и оценки результативности всех действий.

1. Определение потребностей обучения.

Определите, насколько реальная ситуация с текущим уровнем компетентности соответствует необходимому уровню:

• создайте профиль для каждой должности с учётом существующих компетенций;
• опишите, что именно знают и умеют ваши сотрудники на текущий момент.

Возможно для оценки навыков потребуется проведение аттестации персонала, глубокое изучение личных дел сотрудников и анализ деятельности за период работы в вашей компании.

Затем создайте профили должностей, исходя из желаемых компетенций. Проведите анализ, каких знаний и навыков не хватает вашим сотрудникам для улучшения профессиональных результатов.

На этом этапе вы поймете, чему нужно обучать персонал.

2. Установление целей.

Сформулируйте цели обучения по SMART. То есть цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени. Нужно четко определить:

• чему необходимо обучить сотрудников (конкретные знания, навыки);
• какой результат обучения считать приемлемым (как будет измеряться этот результат);
• насколько реально научить сотрудников в области установленной темы;
• какое значение будет иметь достижение целей обучения для вашей компании;
• сколько времени потребуется на обучение.

3. Выбор методов и форматов обучения.

Обучать сотрудников можно по-разному.

Приведем несколько возможных вариантов:

• обучение в процессе работы. Такой формат подойдет, если в компании есть высококвалифицированные сотрудники, способные стать наставниками и передавать знания и навыки. Привлекать к обучению сотрудников собственных специалистов можно, если подобные обязанности прописаны в должностной инструкции и/или через организационно-распорядительные документы при согласовании оплаты за наставничество.
• готовые системы дистанционного обучения;
• специально организованные учебные мероприятия. В этом случае вы можете самостоятельно разработать программу обучения, включив в неё только реально полезные навыки, которых не хватает вашим специалистам.

4. Выбор преподавателя/тренера.

При выборе преподавателя обратите внимание на следующие критерии:

• практический опыт в сфере обучения, в частности, является ли преподаватель теоретиком или практиком, добившимся определённого успеха;
• методическая подготовка: преподаватель должен разбираться в особенностях обучения взрослых людей, иметь навыки подготовки учебных и методических материалов;
• навыки преподавательской деятельности: способен ли преподаватель понятным и простым языком излагать важную информацию, давать качественную обратную связь, управлять групповым обучением, уметь работать с «трудными» участниками;
• коммуникабельность: любому хорошему преподавателю нужно уметь общаться с аудиторией, приводить примеры из практики, разговаривать с участниками на одном языке.

5. Подготовка к обучению и выделение ресурсов.

После того как вы выбрали специалистов, которых следует обучать, нужно убедиться, что сотрудники:

• согласны пройти обучение и имеют такую возможность;
• понимают, что от них требуется не только получение знаний, но и последующее использование их на практике;
• в точности знают и понимают поставленные цели обучения;
• готовы к проверке полученных знаний и навыков после обучения;
• знают, по каким параметрам будут оцениваться результаты обучения.

6. Проведение обучения.

Качественное обучение должно строиться на принципах естественного получения опыта. Последовательность обучающих мероприятий может выглядеть следующим образом:

• передача информации;
• практическое задание;
• контроль освоения знаний;
• обратная связь.

То есть после изучения темы участник должен на практике показать, что он понял и чему научился. Далее преподаватель проверяет готовую работу и дает рекомендации и/или разбирает ошибки.

Что касается подачи информации, то выбор методов зависит только от ваших возможностей и предпочтений. Например, можно:

• организовать офлайн-лекции;
• показывать вебинары в записи;
• вести онлайн-обучение в режиме реального времени;
• осуществлять смешанное обучение (офлайн + онлайн).

7. Оценка результативности обучения.

Результативным будет считаться обучение, если установленные цели обучения достигнуты.

Например, после обучения сотрудник научился пользоваться определенными инструментами, или выросла производительность труда, или удалось сократить потери (количество брака, простои, поломки и т.п.), или снизить затраты времени на операции. Как можно оценить результативность обучения:

• отзывы, отклики, любые реакции: что понравилось в обучении участникам, какие навыки смогут применить сразу после обучения, чего не хватило при обучении. Способы оценки — опросные листы, интервью, фокус-группы.
• качество обучения: качество полученных знаний (последовательность, понятность изложения, достаточность практики, способность самостоятельно объяснить тему или выполнить реальную работу и т.п.). Способы оценки — тесты, практические задания, деловые игры, опросники.
• поведение: изменения в поведении участников и отношении к своим обязанностям, в частности, используют ли сотрудники новые знания в рабочей деятельности. Способы оценки — наблюдение за деятельностью, сравнение результатов работы до и после обучения, изучение рабочих планов, отчетов, опросы самих участников, непосредственных руководителей и коллег (например, метод оценки «360 градусов»).
• эффективность: оценка экономической эффективности обучения – сравнение определенных бизнес-показателей до и после внедрения полученных знаний. Например, можно оценивать уровень продаж, повышение производительности, качество сервиса.

Обучение сотрудников жизненно необходимо компаниям, которые хотят соответствовать рыночным требованиям. Частая ошибка многих руководителей состоит в том, что они пытаются обновить штат для повышения уровня компетентности сотрудников. Это не лучший способ, поскольку знания и новых сотрудников со временем устаревают, если их не обновлять. Гораздо эффективнее обучать персонал самостоятельно по мере необходимости. Но важно четко понимать, для чего учить (цели обучения), и что хотите получить на выходе (желаемые результаты).