Всем нам знакома крылатая фраза «Время – деньги», при этом современные компании и предприниматели ощущают её изнутри довольно ярко. Нередко они задают себе вопрос «А как с текущими ресурсами и мощностями получить максимум прибыли?» и ищут решения. При этом многие решения уже давно существуют, осталось взять их и правильно внедрить.
В этой статье рассмотрим направления и методы оптимизации складов и логистических центров. Узнаем как зонирование, системы хранения, проходы, проезды и прочие элементы влияют на пропускную способность и скорость обработки грузов на складах. Затронем тему организации труда персонала и кадровую политику, а также их экономическую составляющую.
Содержание:
1. Направления и методы оптимизации склада или логистического центра
2. Топологическое и технологическое направление. Фундамент системы
3. Организация и оптимизация труда текущего персонала. От регламента до мотивации
4. Финансовые и кадровые решения для оптимизации расходов компании
Направления и методы оптимизации склада или логистического центра
Нет предела совершенству. Может показаться, что одни и те же действия имеют предел эффективности своего выполнения по времени и качеству. Как бы не так. За сколько времени мастер на шиномонтажке может переобуть автомобиль? 10 минут? 15? Ребята из команды Red Bull во время пит-стопа на гонках справились за 1.88 секунды.
Поэтому всегда найдётся куда расти и как оптимизировать работу такого крупного объекта, как склад. Информация будет особенно актуальна тем, чей опыт в организации складов ещё не велик, при этом и «бывалые» фирмы смогут почерпнуть нечто новенькое.
Речь пойдёт непосредственно про внутреннюю организацию складских помещений и работ на них. Мы не будем касаться вопросов логистики, поставок, экономических факторов и объёма продаж.
Давайте закрепим. Что мы подразумеваем под оптимизацией?
- Улучшение качества процессов.
- Сокращение времени на рабочие процессы.
- Сокращение финансовых расходов на выполнение рабочих процессов.
Проще говоря – лучше, быстрее, дешевле. Усилив данные показатели в нескольких направлениях, складской комплекс станет приносить большую отдачу за меньший промежуток времени. Заодно воцарится порядок. Потому как хаос ведёт лишь к разрушениям и потерям. Буквально уменьшится себестоимость складских операций. Итак, вот основные направления, об оптимизации которых сегодня пойдёт речь:
- Топологическое и технологическое. Зонирование, хранение, проходы, проезды, складские операции, оборудование и техника.
- Организация труда персонала. Квалификация, полномочия, функции, зоны ответственности сотрудников.
- Кадровая политика, скорость найма и адаптации персонала.
Каждое направление следует проанализировать по таким параметрам, как:
- Соответствие потребностям и планам компании.
- Скорость выполнения операций и их себестоимость.
- Уровень пропускной способности и возможность предельной нагрузки.
Затем выстроить план по оптимизации каждого направления и пожинать результаты! Система потребует определенных вложений, но они стоят того и со временем окупятся. Ведь любое вложение должно рассматриваться как инвестиция.
Топологическое и технологическое направление. Фундамент системы
В этой главе затронем основные моменты, непосредственно влияющие на скорость и себестоимость процессов. Речь пойдёт о зонировании, хранении, проходах, проездах, складских операциях, оборудовании, технике и прочих составляющих. Одним словом о подготовке к работе складского комплекса. Приступим.
Зонирование. Это распределение зон в помещении склада наиболее оптимальным способом. Это тот фундамент, который позволит выстроить всю прочую работу грамотно. Хаотично сформированные зоны будут нарушать общий порядок и замедлять доступ к действительно важным грузам. Эксплуатируйте помещение на 100%, бесполезных зон не должно остаться вовсе, ведь за них Вы тоже платите.
Конечно многое зависит от размеров, формы и планировки помещения, тем не менее существует одна универсальная формула, на основе которой проводится зонирование конечного склада. Порядок зон должен быть следующий: зона отгрузки – зона хранения грузов с наивысшим спросом – зона хранения грузов с высоким спросом – зона хранения грузов среднего спроса – зона хранения прочих грузов и запасов.
Под спросом мы понимаем частоту касания таких грузов. Например, приехало несколько паллет с игрушками, которые уже завтра отправятся по розничным точкам и несколько паллет с постельным бельём, оно будет требоваться только по мере заказов через интернет-магазин. Логично, что игрушки следует разместить ближе к зоне отгрузки, чтобы снизить скорость операции, сэкономив на расстоянии.
Хранение. В этом пункте поговорим об адресном хранении. Это система, позволяющая быстро ориентироваться на складе. Каждому ряду присваивается определённое буквенное значение или несколько букв, если рядов много, а затем каждому стеллажу и полке аналогично присваивается название. Таким образом, вместо «Привезите мне набор посуды, она где-то в центре склада», будет «Привезите мне набор посуды, она в ЛД3 (Л – ряд, Д – стеллаж, 3 – номер полки)». Только представьте, сколько времени сэкономит сотрудник на поиске заказа.
Проходы и проезды. Заранее задумайтесь о потенциальной пропускной способности, количестве работников и техники, которые будут перемещаться по складу одновременно. Стеллажи следует распределить таким образом, чтобы к каждому мог подъехать погрузчик, не встретив препятствие. А также сделайте «улицы» ровными, чтобы до зоны не требовалось добираться петляя между стеллажами. Пробки из рохлей и погрузчиков должны быть исключены.
Складские операции. Они должны выполняться максимально просто и быстро. Требуется создать чёткие инструкции и назначить ответственных. В идеале, работник не должен искать пути решения задачи, а последовательно выполнять её, не привлекая дополнительных сотрудников. Но такие моменты будут возникать. Например, требуется добраться до паллета, стоящего на 4 полке. Выделите погрузчик для решения таких задач, иначе работник просто не сможет выполнить поручение.
Оборудование. Речь пойдёт только о складской технике. Она в разы увеличивает скорость работы. Виртуозные водители погрузчиков в считанные секунды перемещают тяжёлые паллеты, а рохли вообще стали незаменимым упрощением труда. Вам нужно чётко рассчитать достаточное количество оборудования для работы. Ни больше ни меньше, ищите золотую середину. Также обучайте как можно большее число сотрудников пользоваться техникой, чтобы всегда была замена в случае непредвиденных обстоятельств.
Нормируемые лимиты. Когда склад уже работает некоторое время, Вы можете составить статистику и оценить уровень потребления на различные нужды, будь то спецодежда, питьевая вода, средства гигиены или освещение. Зафиксируйте какое количество было израсходовано и спланируйте закупки исходя из этого. Не стоит заранее закупать большое количество, чтобы оно занимало место и ждало своего часа.
Эти 100 000 руб, затраченные на десятки кг туалетной бумаги могут отлично пригодиться в другом месте и генерировать Вам больше денег вместо того, чтобы быть замороженными на складе.
Система приоритета. Одной из интересных идей является присваивание поставщикам определённых категорий по приоритету: «надёжный», «обычный», «требует проверки». Так можно значительно сократить время на приём и проверку некоторых грузов. При этом, производя разгрузку, одновременно регистрируйте и контролируйте груз, и лишь затем распределяйте уже готовые паллеты по ячейкам.
Порядок. И конечно соблюдайте порядок, на складе не должно пылиться лишних предметов, таких как мусор, макулатура, автомобильная резина, мебель. Когда сотрудники видят пренебрежение к чистоте и порядку, они склонны считать, что руководители безразличны, и могут спустить некоторые оплошности, ведь они сами «не идеальны».
Бригадир. Поставив бригадира, Вы «поймаете сразу несколько зайцев». Он будет понимать все процессы, налаживать их и «тушить пожары» там, где работа пошла не по плану. А также контролировать общее качество труда. Двумя словами – «оптимизировать хаос».
После проработки этих моментов и нюансов Ваш склад уже заиграет новыми красками. А ведь мы обсудили только одно направление. Далее поговорим об организации труда непосредственно тех, кто будет выполнять операции – сотрудниках складских комплексов.
Организация и оптимизация труда текущего персонала. От регламента до мотивации
Вторым важным звеном являются работники. Как ни улучшай сам склад, лишь от исполнителей зависит конечный результат и себестоимость каждой операции, поэтому следует уделить внимание и грамотно организовать труд работников. Речь пойдёт о регламентах и инструкциях, мотивации, рабочем времени, оплате труда, количестве работников и подобном. Приступим.
Регламенты и инструкции. Вспомните пример из начала статьи, когда команда заменила колёса за 1.88 сек. Секрет в том, что каждый из участников чётко знает, что нужно сделать и оттачивал только эти простые действия. Да, задачи должны быть организованы максимально просто и чётко. Грузчики разгружают, кладовщики принимают и назначают ячейки, рабочие увозят и помещают на места.
И никак не один разнорабочий проводит весь спектр задач самостоятельно. Во-первых, мнимая экономия на ещё двух человек сыграет злую шутку, когда работа будет выполняться медленно и с большим числом ошибок.
Процессы должны быть максимально упрощены и зафиксированы в документе, чтобы каждый работник понимал, какое у него количество времени на решение задачи и что для этого нужно сделать. Однажды получится воплотить все регламенты «по задумке», как паззл, чтобы единый складской организм выдавал идеальный результат и скорость.
Мотивация. Разработайте сдельную оплату труда согласно показателям эффективности, и лестницу премирования. Помните, что базовый мотив рядовых работников склада – деньги. Те, чья эффективность ниже, будут понимать, что получат доход ниже и у них останется два варианта, либо покинуть должность, либо приложить несколько больше усилий.
При этом норма не должна быть завышенной, иначе Вы попросту измотаете и распугаете весь персонал, а заработать они так и не смогут. Премирование тоже мощный инструмент, некоторые ради неё будут согласны на переработки и более эффективный труд. Складскому комплексу это только на руку.
Рабочее время и отдых. Помните, что сотрудники – люди. Им требуется время в течение дня на решение своих вопросов и потребностей. В некоторых компаниях даже в туалет ходят по расписанию, не стоит так делать. У Вас же не объект строгого режима.
Небольшие перерывы по нужде и перекуры не сыграют значительной роли в работе и при этом сотрудники не будут чувствовать себя угнетёнными, что снизит их общую мотивацию и желание в принципе у Вас работать. А набрать и адаптировать нового сотрудника гораздо дольше и дороже, чем удерживать текущего.
Оплата труда. Работники трудятся по Вашим правилам и регламентам. Не разочаруйте их при выплатах. Она должна быть полная, согласно договору и вовремя. Поверьте, негодование от несбывшихся ожиданий работника точно не пойдут на пользу эффективности. Для многих очень важно получать зарплату вовремя, у них могут быть долги, кредиты, ипотеки.
Количество и качество персонала. Что касается количества персонала, уместна только общая рекомендация, потому как у каждого склада различные условия, размеры и задачи. Персонала нужно в меру, при завышенном количестве процессы будут выполняться быстрее, но их себестоимость вырастет, ведь теперь оплачивать услуги придётся и дополнительным работникам.
Равно и наоборот, при заниженном количестве рабочих рук, они будут попросту не справляться с нагрузкой и изнашивать себя, это ни к чему. Поэтому ищите «золотую середину».
Теперь о качестве. Попробуйте вывести минимальный стандарт тех, кто способен выполнять простые задачи согласно регламенту. Например, здоровые, физически выносливые мужчины 18-45 лет, допустимо без специального образования, на позицию грузчика вполне подойдут. А вот на спецтехнику уже потребуются навыки и корочки, подтверждающие их. Не набирайте всех подряд, и эффективность снизите и увеличите риск прочих проблем. Кражи, пьянство, порча имущества и подобное.
Конечно нюансов и советов намного больше, чем представлено в этой главе. Тем не менее, благодаря им Вы поймёте вектор мыслей и сможете продолжить улучшать склад самостоятельно, либо привлеките для этой задачи специалиста. Далее как раз обсудим влияние сторонних специалистов в направлении работы с персоналом.
Финансовые и кадровые решения для оптимизации расходов компании
В этой главе речь пойдёт о сравнении двух кадровых политик, а также экономическом влиянии каждой. Также затронем базовые рекомендации по оптимизации расходов. Приступим.
Минимум нецелевых трат. Прибыль компании – это доходы минус расходы. Конечно же, одним из рычагов, на который можно повлиять – расходы. Для наиболее эффективного решения подключите экономиста. Пусть он проанализирует и предложит решения, связанные с сокращением расходов на такие пункты, как:
- Коммунальные услуги (электричество, вода, отопление).
- Аренда, налоги, выплаты по задолженностям компании.
- Ремонт оборудования, транспорта, помещения.
- Премии, штрафы и ставки оплаты персонала.
Кадровая политика. Любой более-менее крупной компании для ведения своей основной деятельности требуется целый ряд дополнительных служб, таких как отдел кадров, бухгалтерия, отдел продаж, юридический отдел, отдел рекрутинга, отдел снабжения и прочие. Складские комплексы не исключение.
Чтобы найти, трудоустроить, обучить каждого работника основного направления (на склад), требуется немало времени и затрат, в том числе на работу прочих отделов. И чем больше требуется сотрудников, тем шире приходится содержать эти отделы. Это стандартный путь большинства компаний. А что если есть иной, ускоренный и экономически выгодный путь?
Он называется аутсорсинг персонала, другими словами – аренда рабочих на склад. Аутсорсинг буквально выгоднее, чем наращивать собственный штат. При чём процент арендного персонала в некоторых крупных известных компаниях доходит до 100%. Например, компания Nike полностью передала производство на аутсорсинг, а сами переключились на стратегию развития, продажи и улучшение продукта.
Для примера, посмотрите за счёт чего наша компания ООО «ПрофСервис Центр» помогает выстроить работу складов в Московской области. Мы оптимизируем работу складского комплекса путём предоставления рабочего персонала. Результат – улучшение процессов, снижение потерь и себестоимости складских операций.
Предоставляем на аутсорсинг только граждан РФ, прошедших предварительный отбор.
Ищем работников от 20 до 45 лет:
• физически и морально выносливых;
• грамотных и обучаемых;
• в том числе из дальних регионов России – Урал, Сибирь и Дальний Восток.
Наши специалисты универсальны – присутствует возможность ротации по всем типам складских операций, что позволяет поддерживать достойный уровень эффективности и исключить простои.
За счёт чего складывается финансовая выгода для Вашей компании?
- 30 -50% – прямая экономия затрат на штатный персонал склада и расходах с этим связанных.
- Экономия до 45 000 руб. /чел. на поиск сотрудника и его адаптацию на рабочем месте.
- Экономия до 6 000 руб. /чел. на каждом комплекте спецодежды.
- Экономия до 300 руб. /чел. в сутки на транспортные расходы.
- Минимизация простоев за счёт ротации кадров.
- Больше не придётся думать об отпусках и больничных.
Что мы делаем для достижения высоких результатов:
- Повышаем скорость и качество приемки, размещения, сборки и выдачи заказов.
- Сокращаем потери, связанные со штрафами за простои при разгрузке и погрузке еврофур.
- Решаем проблему дефицита складских специалистов, занимающихся комплектовкой и управлением техникой.
- Уменьшаем количество товарного брака, пересорта и краж.
- Повышаем экономическую эффективность складского комплекса.
Для обсуждения Ваших задач, деталей и расчёта стоимости предоставления персонала оставьте заявку на обратный звонок по ссылке, а также получите нашу презентацию в личные сообщения.
Таким образом, применив советы из статьи, Вы сможете ускорить работу, снизить операционные расходы и себестоимость складских операций. Наладите кадровую политику и увеличите прибыль компании. Желаем Вам расти не по дням, а по часам!
С уважением, команда ООО «ПрофСервис Центр»!
