Мы так и не закончили историю с условной выручкой. Правда за это время появился неплохой материал, чтобы поделиться.
Итак, мы уже рассказывали, что это и на каких формах базируется условная выручка. Базой для нас служат: РДЦ, сметы, график производства работ. Далее наша задача сводится к отслеживанию прогресса сдачи в отчетном периода и контроля процента условной выручки в динамике.
Форма отслеживания сдачи работ заказчику
Для того, чтобы контролировать, что мы сдаем и какой статус рассмотрения заказчиком, можно использовать абсолютно простую по своей структуре форму. Такую как эта.
В нее заносится информация о том, какие работы поданы заказчику. Хорошо зарекомендовала практика ранжирования, т.е. определяется 3 группы работ (также можно использовать и для согласования проектной и сметной документации):
1. Вероятность приемки заказчиком более 80%.
2. Вероятность приемки заказчиком 50% - 79%
3. Вероятность приемки заказчиком менее 50% (что-то вроде - как договоримся).
И акты формировать отдельно, чтобы не останавливать приемку работ, а значит и получение денег.
Когда к работам из пункта 1 попадают работы из п. 2 и п. 3 можно запасаться попкорном и чаем (а для слабонервных и коньяком).
Такая таблица ведется накопительно. И всегда, так сказать, под рукой хвосты, которые заказчик не принял в прошлый раз. Прекрасное и простое решение. А в учете чем проще и понятнее – тем лучше.
Форма учета фактически принятых работ
Ну и конечно же должны быть формы, которые показывают накопительно весь факт:
1. Оперфакт с площадки.
2. Факт по подписанным актам.
Данные по оперфакту мы берем из графика производства работ. А вот информацию о фактически принятых работах отражаем в накопительной ведомости. Вот такая форма может быть использована для этих целей. Так как она, как всякая уважающая себя форма, имеет много блоков и колонок, смотреть будем по разделам.
Итак, раздел 1 – содержит информацию о статусе разработки смет по каждому тому РД.
В качестве рекомендации – сформировать справочник статусов, это позволит впоследствии группировать сметы по этому признаку.
Если этого не сделать, то формируя отчеты в табличных редакторах и имея вот такие данные:
1. На рассмотрении у заказчика
2. На рассмотрении у Заказчика
3. на рассмотрении у заказчика и т.д.
Табличный редактор сформирует Вам столько групп про одно и тоже, что придется потратить время на приведение к единой формулировке. А зачем тратить время, если сразу можно сделать справочник и ограничить полет фантазий и исключить опечатки.
Раздел 2 – собственно отраженный факт. Группировка по годам и месяцам. Ну и процент закрытия.
Ну вот мы и подошли к сводной таблице и отчету.
Условная выручка. Сводная таблица
Сводная таблица также содержит 2 блока: данные по сметам – чтобы не искать по вкладкам информацию и сопоставление данных. Данные по сметам имеют тоже самое представление, что уже выше показали. Интерес представляет блок сравнения.
Итак, эта часть таблицы позволяет нам:
1. Сопоставить стоимость работ по сметам и стоимость, сформированная предварительно на этапе разработки бюджета. Такое сравнение дает основу для прогнозирования изменения рентабельности работ. Ну и конечно же прогресс разработки смет. Если стоимость работ по бюджету – 48 млн., а смет на 8 – очевидно, что работа только начата.
2. Внимательный читатель увидит, что есть позиции, по которым факт по КС есть, а операфакта нет. Совпадение???? Это повод проверить насколько качественно площадка подает данные для актуализации графика.
3. Ну и конечно – расчет отклонений.
Отчет о статусе приемки работ заказчиком
И в заключении – картинки. Кто их не любит. На основании рассмотренных форм получаем вот такую форму отчета.
Вот такой отчет получился. Что учтено:
1. Соотношение сделано - сдано. Вы найдете в разделе "Анализ сдачи работ ....".
2. Данные о том, сколько выполненных работ даже не предъявлено заказчику.
3. Здесь и статус смет (а то как без них работы принимать). Хотяяя, ничего себе такое и вправду возможно)).
Вопрос открытый: чтобы еще добавить?
Автор: Вера Питинова