Ну что ж давайте вернемся к условной выручке. Мы уже рассказывали: что это и зачем ее контролировать. И как всегда самое сложное – организовать процесс сбора данных и разработать формы, которые позволят обрабатывать и анализировать информацию с минимальными усилиями.
Первое и основное – определить причины, которые могут препятствовать сдаче работ заказчику. Так как проекты разные, то и количество специалистов или подразделений будет отличаться, а также не забываем, что и сферы у проектов разные.
Что требуется для контроля за условной выручкой?
Но если смотреть в рамках строительного проекта, то для того, чтобы контролировать условную выручку одним из вариантов является использование таблиц, которые будут сопоставлять данные из:
1. Графика производства работ в части оперфакта.
2. Факт подписанных актов заказчиком.
Такие формы могут быть доработаны с учетом необходимости контролировать статус смет, статус рассмотрения актов.
Это как раз один из примеров того, как тесно связаны графики и финансы.
Какие формы используются для контроля за условной выручкой?
Итак, первый инструмент – мы про него уже рассказывали – месячно-суточный график. Если не планировать работы на следующие периоды, то и как контролировать и что оценивать – не понятно.
Второй инструмент – сводная форма, которая включает данные как из графика, так и от сметчиков.
Структура отчета
Для сложных проектов лучше делать отдельным файлом, предполагает следующие блоки:
1. Справочник.
2. График производства работ.
3. Форму отслеживания прогресса приемки работ по актам для каждого отчетного периода.
4. Данные о фактически принятых работах.
5. Сводная форма.
Сегодня посмотрим на первые 2 формы.
Формы для контроля за условной выручкой. Справочник
Да. Первое что нам потребуется – справочник, который содержит данные по кодировке и стоимости работ.
Этот раздел необходим на этапе, когда нет смет, и чтобы нам оценить хотя бы предварительно сколько у нас денег заморожено, используется справочник работ с указанием предварительной стоимости работ по договору с заказчиком по каждому титулу.
Однако, такой справочник может быть доработан и содержать данные по затратной части бюджета. Так как можно также на основании таких форм оценивать сколько сделали подрядчики. Но это уже высший пилотаж.
Совет: справочник должен иметь плоскую форму. Никакой иерархии и группировки здесь не требуется. Он служит источником данных о стоимости, если нет смет, а значит связывать с другими формами будем через кодировки.
Вот пример такой формы. Она содержит коды разных уровней от вида работ до тома рабочей документации, что позволяет выводить данные в любой детализации.
График производства работ
Он содержит данные по оперфакту с площадки и план на следующие периоды. Аналогично со справочником, форма должна быть плоской, так данные из нее будут переносится через коды в сводные таблицы, а именно информация о фактическом выполнении, номинированном в рублях.
Безусловно это предварительная стоимостная оценка. Однако по мере разработки смет и внесении или актуализации данных в используемом программном обеспечении, точность оценки будет повышаться.
Для предварительной оценки стоимости работ, до того, как за дело взялись сметчики используется распределение стоимости через трудоемкость.
И да – это тот самый инструмент, который связывает производственную и финансовую часть.
Автор: Вера Питинова