Недавно у меня был интересный разговор с коллегой, который, как и я, активно пользуется принципами тайм-менеджмента и ведет списки задач. Он рассказал мне о концепции закрытого списка задач. Идея довольно простая: каждый день у вас есть фиксированное количество задач, которые вы должны выполнить, и ни одной больше. В его случае — это всего 5 задач. И хотя на первый взгляд кажется, что это немного, именно в этом и заключается вся суть метода.
Как это работает?
У вас есть строго ❗ОГРАНИЧЕННОЕ❗ количество задач на день. Примерно так:
1. Одна срочная задача — это то, что нужно сделать в первую очередь, безотлагательно. Такие задачи обычно требуют незамедлительных действий и имеют явные дедлайны.
2. Три важных задачи — эти задачи напрямую влияют на ваши долгосрочные цели, но не требуют немедленного выполнения. Это может быть что-то связанное с проектами, личным развитием или крупными планами. Важно то, что эти задачи имеют ценность в перспективе.
3. Одна неважная задача — это задача, которая не принесет большой пользы прямо сейчас, но может быть сделана "на досуге". Она не требует высокой концентрации и может быть чем-то вроде планирования будущих дел или решения мелких вопросов.
Что делает этот подход таким эффективным?
Главное правило: вы можете вычеркивать задачи, когда они выполнены, но не можете добавлять новые. Это создает четкие границы, которые помогают избежать перегрузки и сохранить фокус. Допустим, вы вернулись домой в 18:00, и перед вами ровно столько задач, сколько вы сможете завершить до конца дня. Нет ощущения бесконечного списка дел, который угнетает и создает иллюзию, что вы никогда не справитесь со всеми обязательствами.
Ментальная выгода — ваш мозг не находится в постоянном стрессе из-за длинного списка невыполненных задач. Ведь, как ни странно, даже сами напоминания о том, что вы что-то не успели, занимают много когнитивных ресурсов. Система помогает избавиться от лишних тревог.
Как он ведет учет?
Мой коллега использует обычные Google заметки для ведения списка задач. Он отказался делиться скриншотами из-за личной информации, но объяснил, что раньше он пробовал пользоваться стикерами. Однако, стикеры оказались неэффективными: их сложно пополнять, неудобно контролировать, и после использования они просто выбрасываются, оставляя чувство, что весь процесс бессмысленен. С Google заметками всё намного проще: все задачи перед глазами, есть возможность править, отслеживать и переносить их на другие дни при необходимости.
Почему это работает?
Основное преимущество системы в её простоте и, что важно, в том, что она приносит **удовольствие** от процесса. Как он сказал, "если система нравится и приносит удовлетворение, то шансы, что ты продолжишь её использовать, многократно возрастают". А это ключевой момент в любом подходе к управлению временем.
Как распределяются задачи?
- Срочные задачи он помечает восклицательным знаком в начале. Например, «! Подготовить отчет к 14:00».
- Важные задачи он обозначает точкой впереди как маркер. Например, «. Записаться на курсы повышения квалификации».
- Неважные задачи чаще всего попадают в список на выходные. Максимум — три задачи на день. И, что удобно, если вдруг что-то не укладывается в дедлайн, задачу можно просто перенести на другой день, не создавая себе дополнительного стресса.
Как сделать свою систему?
Создать свою систему тайм-менеджмента проще, чем кажется. Для этого не нужно погружаться в сложные теории и многотомные книги. Да, возможно, поначалу будет не хватать точной декомпозиции задач, какие-то пункты будут казаться слишком большими или наоборот слишком мелкими. Но главное — чтобы система подходила именно вам и доставляла вам удовольствие.
Ключевые принципы:
- Фиксированное количество задач.
- Четкое разделение приоритетов.
- Минимизация стресса за счет ограничения количества задач.
- Возможность гибкого переноса неважных задач.
Если вы видите, что этот подход работает и приносит пользу, вероятность того, что вы его продолжите использовать, значительно возрастает. А это самый важный показатель эффективности любой системы управления временем.
Попробуйте! Возможно, именно это станет первым шагом к созданию вашего идеального рабочего дня, без лишнего хаоса и стресса. И без АСАПов, кто же их любит.
🩵Понравилась статья? Отметьте это лайком и подпиской, у нас выходит много интересных материалов.
