Прошлая статья про Excel вам понравилась, так что мы попросили экспертов Eduson поделиться лайфхаками снова. Запоминайте и удивляйте коллег магией цифр и сводных таблиц.
1. Пронумеровать ячейки автоматически
Начнём с базы — если вы всё ещё вручную вбиваете номера строк, то перестаньте это делать. Можно просто потянуть — и колонка будет пронумерована.
Как сделать
- Добавьте начальную цифру. В нашем случае это 1.
- Зажмите клавишу Ctrl.
- Потяните за правую нижнюю часть ячейки.
- Радуйтесь тому, что автоматизировали нумерацию (или, например, проставление дат).
2. Удалить повторы
Дубли в таблицах (особенно в больших) встречаются часто. Можно, конечно, посмотреть документ и удалить их вручную, но это вариант, когда строк штук 10—20. А для более обширных документов есть лайфхак.
Как сделать
- Выделите нужную область.
- Зайдите в раздел «Данные».
- Кликните на «Удалить дубликаты». Магия!
3. Создать невидимый лист
Если вы составляете (бизнес-)план захвата рынка или всего мира, не стоит держать эту информацию открытой для всех в Excel-табличке. Ситуация серьёзная, поэтому обычным скрытием листа здесь не обойтись. Надо убедиться, что информация невидима для посторонних.
Как сделать
- Нажмите клавиши Alt и F11.
- Выберите номер листа.
- Выберите свойство Visible.
- Выберите опцию xlSheetVeryHidden.
- Вносите самые секретные данные и готовьте свой грандиозный план в листе, который точно никто не увидит.
4. Заблокировать изменения в таблице задним числом
Представьте, что вы работаете в команде, и коллега любит изменять данные в документах в самый последний момент. Из-за этого могут не совпадать отчёты, которые вы презентуете начальству — а это неловкая ситуация. Отучить коллегу от этой привычки достаточно просто.
Как отучить коллегу
- Кликните на ячейку и выберите раздел «Данные».
- Нажмите на кнопку «Проверка данных».
- Выберите «Другой» в списке «Тип данных».
- Добавьте текст «=А2=СЕГОДНЯ()» в графу «Формула».
- Уберите галочку с «Игнорировать пустые ячейки» и кликните «Ок».
- Готово, коллега больше не сможет поправить данные после дедлайна.
5. Убедиться, что все ячейки считаются автоматически
Допустим, вы строите финансовую модель в Excel. Если не вводить формулы и менять значения ячеек вручную, можно допустить ошибку. Баланс не сойдется, а финансист потратит несколько часов на поиск ошибки. Используйте этот лайфхак, чтобы проверить себя или коллегу.
Как сделать
- В Google-таблицах — нажмите CTRL + `.
- В Excel — выберите блок «формулы» в панели быстрого доступа и нажмите команду «показать формулы».
Ну что ж, вот мы раскрыли 10 фишек, которые помогают сделать работу в Excel проще. Но на курсах от Eduson вы можете освоить намного больше функций.
Выбирайте тот, который подходит под ваши задачи:
- «Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта» — универсальное обучение, на котором вы подружитесь с интерфейсами программ, горячими клавишами и ходовыми формулами.
- «Excel и Google-таблицы для управления финансами» — подойдёт аналитикам, экономистам и всем, кто работает с деньгами, чтобы тратить меньше времени на таблицы и отчёты.
- «Excel и Google-таблицы для бухгалтера» для тех, кто хочет оптимизировать рутинные бухгалтерские задачи.
Подбирайте обучение под себя и превратите Excel в помощника!