Происхождение государственной службы являлось одним из направлений документирования еще с самого начала формирования системы управления.
В приказном делопроизводстве сложилось множество документов связанных с военной и придворной службой: боярские книги содержали именные списки высших членов с указанием наличия вотчинных земель, поместных и денежных окладов, отметки о служебной деятельности, состоянии здоровья. Боярские списки включали в себя сведения о боярских членах их местонахождениях и готовности к службе. В городах составляли десятки, то есть военно-учетные списки дворян и боярских детей.
С XI века велись разрядные книги, где фиксировались правительственные распоряжения о назначениях на военную, придворную и гражданскую службу. В середине XVI в. был составлен Государев родословец, где были данные о происхождении и росписи княжеских, знатных и влиятельных нетитулованных фамилий. Эти документы выполняли в основном учетную функцию. С точки зрения управления они обслуживали институт служебно-рядового местничества. "Место" складывалось из двух элементов: родословной и служебной карьеры самого служивого человека и его предков. Отсутствие документов, регламентирующее порядок прохождения государственной службы частично выполнялось наказаниями, носивший лояльный характер. Однако местническая система во многом изжила себя уже с начала XVII века поскольку местнические нормы, предназначенные для высших служилых людей стали распространятся и на городовые чины дьяков, на гостей. Тем самым местничество потеряло уважение в обществе.
Так же причиной отмены местничества стал факт того, что генеалогические слои высшего служивого класса стали заметно смешиваться. В 1681 году была создана специальная комиссия под председательством В.В. Голицына для выработки нового военное устройства и реформации армии. В своем проекте комиссия предложила назначать командиров военных частей "без мест и без подбора". Это предложение было принято царем и боярской думой, приготовившим отменить местничество 12 января 1682 года. Это окончательно разрушило старые нормы формирования аппарата управления и войсковых формирований, так как сословная основа была варнава из под ног российской армии путем образования полков нового (иноземного) строя.
Огромный интерес представлял собой законотворческая деятельность этого периода, так как важнейшую роль в преобразовании государственного аппарата отводилась четкой регламентации всех его структурных составляющих. Основным законодательным актом, регламентирующим деятельность гос. аппарата Российской империи стал Генеральный регламент 1720 года., закреплявший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, норм документирования и т.д.
Источниками Табеля о рангах послужили сведения о чинах в Австрии, Пруссии, Англии, Франции и т.д. При этом особое внимание уделялось соотношению инов военной, придворной и гражданской служб. Наибольшее влияние на подготовку Табели о Рангах оказали законодательства Пруссии, Дании, Швеции. В системе шведских чинов заключался перечень военных, морских и гражданских рангов, содержащих 40 рангов. Правом выдачи патента на чин обладал лишь корабль. В датской системе чины были разбиты на 9 классов дворцового, военного и государственного управления. Отличием от древнейших стран было то, что в этих регламентах были схожи. Структура Табеля о рангах была аналогичной. Статьи во многом повторяли содержание шведских и датских источников, но были утрачены и отредактированы. Например, царь не мог согласиться с тем, что в проекте на первом месте стояли придворные штаты, что принижало гражданскую службу. Включив в Табель воинские чины, Петр I поставил гражданские и придворные чины в зависимости от их системы. Отдельные изменения были и внесены в состоянии. Наиболее существенным стало-увеличение количества рангов дающих право на потомственное дворянство. Кроме того, царь вводит новую статью, подтверждающую именной Указ от 16 января 1712 г. о получении потомственного дворянства лицами, дослужившимися до первого оберофицерского чина. Важность принимаемого документа заставили Петра I привлечь к обсуждению сенаторов Военной и Адмиралтейской коллегией. Они предложили повысить ранги для многих должностей гражданского управления, предложили включить в тесты закона должности актуариусов, регистраторов. Условно, основное внимание в ходе прений было обращено на размещение армейских и флотских чинов, однако к вопросам формирования системы гражданского управления был проявлен значительный интерес.
Параллельно с данными обсуждениями Петр I продолжал работать над проектом и подготовил несколько вариантов важной статьи закона, устанавливающей порядок чинопроизводства дворян на штатской службе в зависимости от выслуги и образования. После внесения необходимые изменений с учетом мнения Сената и коллегий в январе 1722 г. проект был вынесен на окончательное обсуждение в Сенат и принят. Структура текстов Табели о рангах делится на 2 части: систематизированная таблица, включающая всего 282 должности военных (126), гражданских (94) и придворных (42) чинов. Они были определены по 14 классам. Наиболее высоких ранг был 5-й (чайный кабинет-секретарь), придворная служба (остальные должности относиться к штатской службе). К 6-му рангу относились тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, оберсекретарь Сената к 7-му обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегией. К 8-му обер-секретари прочих коллегий, секретари Сената. 9-й ранг включал архивариусов при обоих государственных архивах, сенатских протоколистов, переводчиков. К 10-му рангу относились секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, адмиралтейской и Иностранной коллегий. К 2-му "одинокие" корабельные 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надводных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях. К 14-му были отнесены коллегии юнкеры (дворянские недоросли). Вторая часть закона представляла собой разъяснительный текст, состоящий из 19 статей. 17-я статья указывала на различия между понятиями "чин" и "должность". 15-я статья получила дополнение существенно ограничившие возможность получения потомственного дворянства. Особенности чинопроизводства в гражданской службе нашли свое отражение в 13-й и 14-й статье. Возможность получения дворянства за службу потребовала введения должности герольдмейстера, которому была посвящена 16-я статья.
Таким образом, преувеличить то значение, которое оказал Табель о рангах на формирование гражданского управления в целом и системы делопроизводства в частности. Включение делопроизводственных должностей в Табель и введение принципа поступенчатой выслуги позволило поднять престиж этой службы, привлечь молодых людей и этой деятельности. Издание табеля о рангах оказала влияние на документирование. Он стал одним из первых документов с применением табличной формы для изложения информации. Так можно проследить долгий и напряженный процесс создания табеля о рангах, результаты которого положительно отразились на сфере документооборота в стране в целом.
