Переход от традиционных бумажных перевозочных документов к электронным происходит в России. Минтранс в 2023 году утвердил форму электронного путевого листа (ЭПЛ). В настоящее время перевозчик имеет возможность оформить этот документ в электронном формате и мгновенно отправить его на смартфон сотрудника или делового партнера. Расскажем, что такое электронный путевой лист и когда станет обязательным его применение.
Значение электронного путевого листа
Электронный путевой лист — это документ, позволяющий бизнесмену контролировать деятельность водителя. В листе указывают данные о маршруте, информацию о медосмотре водителя и прочие сведения. Путевые листы подтверждают необходимость аренды или лизинга. Также с использованием электронных путевых листов компания подтверждает транспортные расходы:
- зарплату водителей;
- затраты на топливо и ремонт;
- плату за стоянку;
- компенсации за использование личных автомобилей работниками.
Путевые листы обязаны составлять ИП и организации, использующие авто в предпринимательской деятельности или для собственных целей.
Изменения в законе, принятые в марте 2023 года
Ст. 6 закона № 259-ФЗ и приказ Минтранса № 390 описывают правила составления бумажных путевых листов. Вступивший в действие 1 марта 2023 года закон № 39-ФЗ изменил нормы и допустил ведение путевых листов в электронном формате.
Некоторые правила, включенные в закон № 39-ФЗ:
- Номер ЭПЛ и название бланка указывать не требуется (они нужны, только если лист применяется как первичный документ для подтверждения затрат).
- Нужно указывать данные компании или ИП, составившей путевой лист, а не информацию о собственнике авто.
- Сотрудники, проводившие медосмотр водителя, подписывают ЭПЛ усиленной квалифицированной электронной подписью. Работники, контролирующие техосмотр транспорта, используют усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись.
- Журнал для путевых листов не требуется вести. Старые журналы хранят в архиве организации в течении пяти лет.
С 11 марта 2023 года можно создавать электронные путевые листы. Формат ЭПЛ обозначен в приказе ФНС ЕД-7-26/116@.
Кроме путевого листа с марта 2023 года в электронном виде возможно оформить заказ (заявку) и договор фрахтования. Электронная транспортная накладная была подготовлена ранее и применяется с 2022 года. Для подписи электронных перевозочных документов нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Как действовать с 1 сентября 2023 года
1 сентября был принят приказ Минтранса № 159, обновивший правила создания ЭПЛ:
- водители могут проходить медпроверку перед рейсом и после него в режиме онлайн;
- в блоке с информацией о водителе нужно указывать его СНИЛС, серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- если работник отправляется в многодневный рейс или в несколько рейсов за один день, перевозчик может создать один ЭПЛ;
- в путевые листы можно вносить изменения: исправлять информацию о водителях и транспорте.
Новый формат ЭПЛ, который соответствует этим изменениям, пока находится в разработке.
Требуется ли использовать ЭПЛ
В 2023 году использование ЭПЛ взамен бумажного формата не обязательно. Но уже на следующий год производители и продавцы алкоголя обязаны применять ЭПЛ и электронные накладные. Вопрос о введении обязательных электронных путевых листов для других отраслей остается до сих пор открытым.
Особенности электронного путевого листа: форма и содержание
Версия путевого листа, установленная приказом № 390, предусматривает следующую информацию:
- дата действия документа;
- данные о предпринимателе или компании, оформивших путевой лист;
- сведения о транспортном средстве;
- информация о водителе;
- тип перевозок;
- тип сообщения.
В 2023 году эта информация является обязательной для всех разновидностей путевых листов. Владелец транспортного средства также может добавлять в ЭПЛ дополнительные данные.
Формат электронного путевого листа на 2023 год утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/116@. XML-файл включает в себя шесть файлов обмена (титулов).
Обязательные титулы
В приказе № ЕД-7-26/116@ приведены четыре файла обмена, которые должны присутствовать в каждом путевом листе:
- титул с информацией о характеристиках и особенностях рейса: данные перевозчика, водителя, информация об автомобиле и тип перевозки;
- титул с результатами предрейсового медосмотра: данные водителя и медработника, информация о ходе и результатах осмотра;
- титул с показателями одометра перед выездом автомобиля;
- титул с показаниями одометра после возвращения автомобиля.
Ситуационные титулы
ЭПЛ может также содержать два добавочных файла обмена:
- титул с результатами предрейсового техосмотра. Его не обязательно заполнять, если перевозчик оформляет новый путевой лист при смене водителя;
- титул с результатами послерейсового медосмотра. Его заполняют, только если это обязательное требование законодательства или внутренних правил компании.
Как оформлять электронные путевые листы согласно новым нормам
Электронные путевые листы следует оформлять до того, как автомобиль выйдет на маршрут. При этом вполне допустимо вести отдельные путевые листы для каждого водителя, если машина обслуживается несколькими сотрудниками.
Первый раздел документа, в котором отражены конкретные условия и характеристики поездки, должен заполнять перевозчик или диспетчер. Здесь указываются все необходимые данные о маршруте, водителе, автомобиле, виде перевозки и дороге, а также сроки действия электронного путевого листа и контакты лица, ответственного за его оформление.
Вторую часть формы, содержащую отчёт о предрейсовой медицинской проверке, заполняет медицинский специалист, проводивший осмотр водителя перед отъездом. Сюда вносятся дата, время и результаты данного осмотра.
По итогам медицинского осмотра водителя в электронном путевом листе могут быть сделаны два варианта записи:
- «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», если водитель здоров и у него не обнаружено следов влияния алкоголя или наркотиков;
- «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен», если у водителя выявлены признаки болезни, алкогольного или наркотического опьянения.
Третий, четвертый и пятый разделы формы, содержащие данные предрейсового технического осмотра, а также показатели одометра до начала и после окончания поездки, заполняет механик. Он проставляет результаты технического осмотра и показания одометра до отправки и после возвращения машины.
По итогам технического осмотра в электронный путевой лист могут вноситься следующие отметки:
- «выпуск на линию разрешён», если автомобиль полностью соответствует требованиям;
- «выпуск на линию не разрешён», если в ходе проверки были обнаружены нарушения требований.
В шестом разделе медицинский работник может оставить запись в случае, если по завершении рейса водителю потребовался послерейсовый медосмотр.
Правила подписания электронного путевого листа
Основным достоинством электронного путевого листа является его удобство. Работники могут быстро пересылать его друг другу и подтверждать ЭПЛ электронно на любых устройствах. Подписывать электронный путевой лист должны:
- владелец транспорта — используя усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
- медработник — с помощью УКЭП;
- механик — с помощью УКЭП или неквалифицированной электронной подписи (НЭП).
Если электронный путевой лист применяется при получении груза для транспортировки, водитель или перевозчик должен представить грузоотправителю доказательство создания ЭПЛ и его данные. В этом случае, перевозчик через оператора электронного документооборота отправляет контрагенту файл ЭПЛ, подтвержденный УКЭП.
Перевозчики также должны передавать информацию в ГИС ЭПД. Эти данные отправляются через посредника — оператора ЭПД. Список операторов ГИС ЭПД можно найти на сайте Министерства транспорта России.
Для проверки документов в пути используется QR-код, в котором зашифрованы все данные ЭПЛ. Когда сотрудник ГИБДД сканирует код, он получает путевой лист со всей необходимой информацией. Это работает даже при отсутствии интернета в данной области.
В общих чертах процесс работы с электронным путевым листом выглядит следующим образом:
Что необходимо для начала работы с ЭПЛ
Что необходимо сделать, чтобы подготовить систему для работы с электронными путевыми листами?
- Заключить договор с оператором электронного документооборота. Оператор ЭДО будет отправлять путевые листы вашим контрагентам и загружать их в базу данных ГИС ЭПД.
- Оформить электронные подписи для сотрудников: медиков и техников.
- Подготовить устройства для работы с путевыми листами. Вы можете редактировать и подписывать ЭПЛ с помощью смартфона, планшета или компьютера.
Возможные штрафы при использовании ЭПЛ
ЭПЛ применяются недавно, и не все перевозчики разобрались с их использованием. Давайте рассмотрим, какие штрафы могут выпасть на долю перевозчиков из-за ЭПЛ.
Нет путевого листа
Если перевозчик не представил путевой лист в бумажном или электронном формате, водитель заплатит штраф в размере 500 рублей. Лицо, ответственное за оформление документов, заплатит штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей. Кроме того, отсутствие путевого листа может вызвать подозрения в том, что перевозчик не проводил медицинский и технический осмотр. В этом случае компанию могут оштрафовать согласно статьям 11.32, 12.31 и 12.32 КоАП РФ.
Для многих перевозчиков путевой лист является первичным документом для подтверждения затрат на поездку. Если ФНС обнаружит, что такой документ отсутствует в архиве компании, она выпишет штраф в размере от 10 до 30 тысяч рублей. Если из-за потери путевых листов уменьшится налоговая база, компания должна будет уплатить 20% от суммы недоимки (минимальный размер штрафа составит 40 тысяч рублей).
Ошибки в путевом листе
Размер штрафа за ошибки в ЭПЛ зависит от того, какие данные были упущены:
- в документе нет информации о прохождении предрейсового медосмотра: штраф будет в диапазоне от 15 до 25 тысяч рублей для должностных лиц и ИП, от 110 до 130 тысяч рублей для юрлиц;
- не указаны данные о прохождении техосмотра: водителя оштрафуют на 3 тысячи рублей, должностное лицо заплатит 5 тысяч рублей, ИП и юридические лица оштрафуют на 30 тысяч рублей.
ГК «Астрал» предлагает сервисы для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД).
1С-ЭПД — это решение, которое работает с различными популярными конфигурациями «1С». Обновите свою систему учёта и начните формировать электронные путевые листы в привычной конфигурации «1С» без дополнительных платежей за модули. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также позволяет обмениваться неформализованными документами.
Платформа ЭПД — это интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для беспрепятственной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами без перехода на сторонние сервисы.
