Управление по KPI: что это и почему так важно?

В современном мире динамичного бизнеса и стремительных технологических изменений способность эффективно управлять организацией становится одним из ключевых конкурентных преимуществ. При этом управление основывается не на интуиции или эмоциях, а на четко определенных и измеримых критериях.

Здесь на первый план выходят KPI (ключевые показатели эффективности) — инструменты, которые позволяют организациям фиксировать, анализировать и оптимизировать свою деятельность в соответствии с поставленными целями. KPI являются «якорем» для менеджеров всех уровней, обеспечивая ясность в понимании текущего положения дел и направления движения в будущем.

Важность этих показателей в современной системе управления трудно переоценить, ведь именно благодаря им возможно создание прозрачной, гибкой и результативной стратегии развития организации.

Что такое KPI

Ключевые показатели эффективности (KPI, от англ. Key Performance Indicator) — это метрические показатели, используемые для количественной оценки достижений, эффективности деятельности организации или определенного процесса. Они помогают измерить и демонстрировать прогресс в достижении определенных стратегических и тактических целей.

В зависимости от отрасли, целей и стратегии организации, KPI могут быть разными. Например:

Бизнес и продажи:

• Доход.
• Прибыль.
• Возвраты товара.
• Количество новых клиентов.
• Стоимость привлечения клиента (CAC).

Маркетинг:

• Число посетителей сайта.
• Процент конверсии.
• Частота отказов (bounce rate).
• Средний чек.
• Отдача на инвестированный маркетинг (ROI).

Производство:

• Производительность на одного работника.
• Качество продукции (например, процент брака).
• Время производственного цикла.
• IT и разработка:
• Время отклика системы.
• Количество ошибок или сбоев.
• Время восстановления после сбоев.

HR (управление персоналом):

• Среднее время поиска и найма нового сотрудника.
• Степень удовлетворенности персонала.
• Процент текучести кадров.

Для создания KPI следует придерживаться определенных принципов:

• Специфичность. KPI должен четко описывать, что именно измеряется.
• Измеримость. Должна быть возможность легко и объективно измерять показатель.
• Достижимость. KPI должен быть реалистичным.
• Релевантность. KPI должен иметь отношение к ключевым задачам и целям бизнеса.
• Ограниченность по времени. У KPI должны быть установлены конкретные временные рамки.

Для того чтобы KPI был действительно эффективным, необходимо регулярно анализировать результаты, сравнивать их с заранее установленными целями и, при необходимости, корректировать стратегию или действия.

Методологии, в которых используют KPI

KPI — универсальный инструмент, который может быть интегрирован во множество управленческих методологий для мониторинга и измерения эффективности процессов и стратегий.

Несколько популярных методологий, в которых используются KPI:

• Six Sigma. Эта методология направлена на улучшение процессов и устранение дефектов. KPI могут использоваться для мониторинга процессов и определения областей, требующих улучшения.
• Lean Management (Бережливое производство). В этой методологии KPI часто используются для измерения потерь, отслеживания эффективности потоков производства и улучшения качества.
• Total Quality Management (TQM, Комплексное управление качеством). Здесь KPI помогают мониторить качество продукции и процессов, а также уровень удовлетворенности клиентов.
• OKR (Objectives and Key Results, Цели и ключевые результаты). Эта методология ставит акцент на установление и достижение ключевых целей. KPI выступают в роли «ключевых результатов», показывая, была ли достигнута поставленная цель.
• ITIL (Information Technology Infrastructure Library). В этом стандарте для управления IT-услугами KPI используются для измерения и мониторинга качества IT-услуг.
• Performance Prism. Это методология управления, в которой KPI используются для анализа производительности организации с разных ракурсов, включая интересы стейкхолдеров, стратегии, процессы и т.д.
• Agile и Scrum. В сфере разработки программного обеспечения KPI могут использоваться для измерения производительности команды, качества выпускаемого продукта и уровня удовлетворенности заказчика.

Это лишь некоторые из множества методологий и систем, которые интегрируют KPI в свою структуру. Главное преимущество KPI заключается в их универсальности: они могут быть адаптированы для отслеживания любых показателей, что делает их полезными в самых разных областях управления.

Но в этой статье мы хотели бы отдельно осветить использование KPI в двух известных методологиях.

KPI в методологии Управление по целям (MBO)

Методология Управление по целям (MBO, от англ. Management by Objectives) — это система управления, предложенная Питером Друкером, в которой менеджеры и подчиненные совместно определяют, планируют и согласовывают конкретные цели для последующего периода. KPI (ключевые показатели эффективности) играют важную роль в этой методологии, так как они служат конкретными мерилами, показывающими, были ли достигнуты установленные цели.

Применение KPI в методологии MBO можно описать следующим образом:

1. Определение целей. На начальном этапе менеджеры вместе с подчиненными устанавливают и согласовывают конкретные цели для определенного временного периода.

2. Выбор KPI. Для каждой из установленных целей выбираются соответствующие KPI, которые будут служить индикаторами достижения этих целей. Это могут быть, например, показатели продаж, уровень удовлетворенности клиентов или время выполнения определенных задач.

3. Определение мер и средств для достижения целей. После установления целей и соответствующих KPI определяются действия, которые необходимо предпринять для их достижения.

4. Мониторинг и оценка. В течение периода реализации плана менеджеры и подчиненные регулярно отслеживают и анализируют текущие значения KPI, сравнивая их с заранее установленными целями.

5. Оценка результатов. По окончании периода реализации проводится анализ достигнутых результатов. Если цели не были достигнуты, анализируются причины и определяются пути улучшения.

6. Обратная связь и корректировка. На основе анализа результатов менеджеры и подчиненные обсуждают, что было сделано правильно, а в каких аспектах требуются улучшения. На основе этой обратной связи планируются действия на следующий период.

Таким образом, KPI в методологии MBO служат не просто инструментом измерения, но и средством коммуникации между менеджерами и подчиненными, позволяя согласовывать усилия на всех уровнях организации в направлении достижения общих целей.

KPI в методологии Balanced Score Card

Методология Balanced Scorecard (Сбалансированная система показателей) — это система менеджмента, позволяющая организациям перевести свою миссию и стратегию в конкретные меры и показатели. Основная идея в том, чтобы оценить деятельность организации с различных ракурсов, а не только по финансовым показателям.

Сбалансированная система показателей делится на четыре основных перспективы:

1. Финансовая перспектива (Financial perspective):

— Основная задача: как нас видят наши акционеры.

— Примеры KPI: прибыль, рентабельность, рост доходов.

2. Перспектива клиента (Customer perspective):

— Основная задача: как нас видят наши клиенты.

— Примеры KPI: удовлетворенность клиентов, уровень их удержания, доля рынка.

3. Внутренние бизнес-процессы (Internal processes perspective):

— Основная задача: в каких процессах мы должны преуспевать.

— KPI: качество продукции, продолжительность производственного цикла, уровень инноваций.

4. Обучение и рост (Learning and growth perspective):

— Основная задача: как мы можем продолжать улучшать и создавать ценность.

— Примеры KPI: уровень обучения сотрудников, текучка кадров, доступ к информационным ресурсам.

В рамках каждой из этих перспектив определяются стратегические цели, к которым затем привязываются соответствующие KPI. Эти KPI служат инструментом для мониторинга выполнения стратегических задач и позволяют менеджерам своевременно корректировать действия в соответствии с изменяющейся ситуацией.

Суть методологии Balanced Scorecard заключается не только в измерении различных параметров деятельности организации, но и в создании системы управления, позволяющей эффективно реализовывать стратегические цели на всех уровнях организации.

Процесс управления по KPI

Процесс управления по KPI в организации, во-многом, зависит от используемой методологии и особенностей организации. В общем случае, его можно представить как циклическую последовательность действий, которая обеспечивает эффективное управление производительностью и стратегическое развитие организации.

Рассмотрим этот процесс по этапам:

1. Планирование KPI:

— Определение стратегических целей. Прежде всего, необходимо понимать, куда организация стремится и какие у неё долгосрочные и краткосрочные цели.

— Выбор KPI. На основе этих целей выбираются соответствующие KPI, которые будут наилучшим образом отражать прогресс в их достижении.

— Установка целевых показателей. Для каждого KPI определяется целевое значение, которое следует достичь в установленный период.

— Разработка плана мероприятий. Определяются конкретные действия и ресурсы, необходимые для достижения целевых показателей KPI.

2. Исполнение:

— Реализация плана мероприятий. Организация работает в соответствии с установленным планом, стремясь к достижению целевых показателей KPI.

— Сбор данных. На протяжении всего периода реализации плана активно собираются данные по каждому из KPI.

3. Контроль и анализ:

— Мониторинг. Регулярно (например, ежемесячно или ежеквартально) проводится анализ текущих показателей KPI в сравнении с целевыми значениями.

— Анализ отклонений. Если текущие показатели не соответствуют целевым, проводится анализ причин отклонений.

— Корректировка действий. На основе анализа отклонений принимаются решения о корректировке текущих действий или стратегии.

4. Пересмотр и улучшение:

— Анализ эффективности KPI. После завершения периода реализации плана анализируется, насколько эффективно выбранные KPI отражали прогресс в достижении стратегических целей.

— Корректировка KPI. При необходимости KPI могут быть изменены или дополнены новыми показателями.

— Повторное планирование. На основе анализа прошлого опыта и текущего состояния организации формулируются новые цели и планы на следующий период.

Таким образом, процесс планирования, исполнения и контроля KPI представляет собой циклическую систему управления, которая позволяет организациям постоянно адаптироваться к изменяющимся условиям и улучшать свою эффективность.

Управление по KPI в системах на 1С:Предприятие

Система «1С:Предприятие» предлагает множество типовых решений для различных отраслей и бизнес-процессов. Во многих из них возможно, в той или иной степени, реализовать управление по KPI.

Некоторые из прикладных решений, где используются KPI:

• 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом). В данном решении можно настроить KPI, напрямую связанные с работой сотрудников: эффективность, выполнение задач, пунктуальность и так далее.
• 1С:Управление торговлей. Позволяет настроить KPI, связанные с продажами, товарооборотом, работой менеджеров по продажам и т.д.
• 1С:Управление производственным предприятием. Ключевые показатели эффективности могут быть настроены для контроля производственных процессов, качества продукции и эффективности оборудования.
• 1С:CRM (Управление взаимоотношениями с клиентами). В этом решении можно настроить KPI, связанные с работой службы поддержки, эффективностью рекламных кампаний и уровнем удовлетворенности клиентов.
• 1С:Управление недвижимостью. Позволяет настроить KPI для учета и анализа эффективности использования и аренды объектов недвижимости.
• 1С:Управление сервисным предприятием. Можно настроить KPI для анализа работы сервисных инженеров, эффективности выполнения заказов и уровня удовлетворенности клиентов.

Это лишь некоторые из многочисленных решений «1С:Предприятие», где возможно или уже реализовано управление по KPI. Стоит заметить, что благодаря гибкости платформы «1С:Предприятие», даже если в типовом решении нет заранее предусмотренных инструментов для работы с KPI, их можно добавить с помощью доработки.

В этой статье рассмотрим три наиболее популярных решения, которые обладают развитыми функциональными возможностями для управления по KPI.

1С:ERP

Прикладное решение «1С:ERP Управление предприятием» предоставляет интегрированный подход к управлению корпоративными ресурсами и включает возможности учета и контроля по KPI. Подсистемы и функции, связанные с KPI, могут различаться в зависимости от версии и конфигурации 1С:ERP, однако здесь можно привести общий обзор подсистем:

1. Подсистема «Учет задач и поручений». Задачи и поручения могут быть связаны с определенными KPI, что позволяет контролировать процесс их выполнения и влияние на достижение ключевых показателей. Лучшим образом подсистема учета задач и поручений работает в режиме бесшовной интеграции с 1С:Документооборот.

2. Подсистемы «Управленческого учета и бюджетирования». Это основные подсистемы для работы с KPI в 1С:ERP. Они позволяют формировать иерархию целей на разных уровнях управления, привязывать к ним KPI, устанавливать плановые и фактические показатели и отслеживать их исполнение.

3. Подсистема «Аналитика и отчетность». Здесь пользователь может получить различные отчеты и аналитические данные по KPI. Отчеты могут включать в себя динамику изменения KPI, сравнение фактических показателей с плановыми, а также детализацию по различным направлениям деятельности и структурным подразделениям.

4. Информационные панели. На информационных панелях, или дашбордах, в реальном времени может выводиться актуальная информация по ключевым показателям, что позволяет менеджерам оперативно реагировать на изменения.

Стоит отметить, что точные названия подсистем, их возможности и способы взаимодействия могут зависеть от конкретной версии и настройки системы 1С:ERP. Если вы ищете более детальную информацию или конкретные инструкции по работе с KPI в 1С:ERP, рекомендую обратиться к документации продукта или к специалистам, которые занимаются внедрением и поддержкой этой системы.

1С:Управление холдингом

1С:Управление холдингом — это система, предназначенная для автоматизации управленческого учета в холдинговых и групповых компаниях. Она учитывает особенности управления крупными корпоративными структурами, включая и управление по KPI. Основные особенности управления по KPI в 1С:Управление холдингом могут включать:

• Иерархия целей и KPI. Система позволяет создавать многоуровневую иерархию целей для разных уровней управления в холдинге, к каждой из которых можно привязать один или несколько KPI.
• Автоматизация расчета KPI. Благодаря интеграции с другими модулями системы (финансовый учет, учет закупок и т.д.) KPI могут автоматически рассчитываться на основе актуальных данных.
• Мониторинг и отчетность. Пользователи могут отслеживать текущее значение KPI, сравнивать его с целевыми и плановыми показателями, а также анализировать динамику изменений с помощью разнообразных отчетов и аналитических панелей.
• Связь с системами мотивации. В зависимости от реализации, KPI могут быть связаны с системами мотивации и оценки персонала, позволяя автоматизировать начисление премий и бонусов на основе достижения ключевых показателей.
• Интеграция с планированием. Особенностью холдинговых структур является необходимость координации действий многих компаний. В 1С:Управление холдингом учет KPI может быть интегрирован с системами учета, бюджетирования и планирования.
• Визуализация. Для наглядного представления информации по KPI могут использоваться дашборды, графики и диаграммы.

Точные возможности и способы реализации управления по KPI в 1С:Управление холдингом могут зависеть от конкретной версии и конфигурации системы, а также от специфики бизнес-процессов конкретной организации. Для получения более детальной информации и инструкций по работе с KPI в этой системе рекомендую обратиться к официальной документации или к специалистам, занимающимся внедрением и поддержкой данного продукта.

БИТ.Финанс

Это решение, созданное на платформе «1С:Предприятие», специализируется на автоматизации учета и анализа финансовой деятельности компании. С его помощью можно формировать различные финансовые показатели, анализировать их динамику и эффективность.

Управление по KPI в «БИТ.Финанс» позволяет реализовать следующие возможности:

• Формирование и анализ финансовых KPI, таких как рентабельность активов, рентабельность продаж, коэффициенты ликвидности и другие.
• Отслеживание выполнения плановых показателей и сравнение их с фактическими данными.
• Визуализация показателей с помощью интуитивно понятных дашбордов и графиков, что облегчает процесс принятия управленческих решений.
• Интеграция с другими решениями на платформе «1С:Предприятие» для комплексного анализа деятельности предприятия.

Добавление «1С:Предприятие» к списку прикладных решений подчеркивает важность использования KPI в управлении финансовой деятельностью организации и позволяет компаниям обеспечивать свою финансовую устойчивость и эффективность.

Заключение

В современном быстро меняющемся мире бизнеса ключевой фактор успеха любой организации — это ее способность принимать своевременные и обоснованные решения. В этом контексте KPI становятся не просто инструментом учета, но настоящим компасом, направляющим компанию по правильному курсу.

KPI дают возможность выявлять проблемные зоны, анализировать причины их возникновения и оперативно корректировать действия. Это способствует не только достижению краткосрочных целей, но и стратегическому развитию организации. При правильном использовании KPI компании удается оставаться конкурентоспособными, адаптироваться к изменениям и расти, несмотря на внешние вызовы.

Однако стоит помнить, что эффективность KPI напрямую зависит от того, насколько правильно они выбраны, насколько корректно интерпретируются и, что немаловажно, насколько оперативно обрабатываются данные. В этой связи автоматизация процесса учета и анализа KPI становится не просто желательной, но и неотъемлемой частью успешного управления. Современные системы, такие как решения на платформе «1С:Предприятие», позволяют значительно упростить и ускорить работу с KPI, делая управление компанией более прозрачным и результативным.

В завершение хочется подчеркнуть, что KPI — это не только цифры и графики. Это, прежде всего, инструмент для достижения результатов, инструмент коммуникации между уровнями управления и инструмент культуры корпоративного управления. Научившись правильно их использовать и интерпретировать, руководство может привести свою организацию к новым горизонтам успеха.

Еще больше интересных тем об особенностях и инструментах 1С:ERP, — на нашем Telegram-канале