Предлагаем разобраться вместе.
Начнем с привычного журнала.
В поисках нормативного документа, который устанавливает требования к ведению и оформлению журналов было найдено … ничего.
Единственное упоминание о журналах есть в ГОСТ 7.0.8.-2013
Регистрационно-учетная форма: документ (карточка или журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска, контроля
Остальная информация была найдена на просторах интерната и больше относится к охране труда. Данные требования относятся к журналам на бумажных носителях.
У журнала должны быть:
Что касается журналов, которые ведутся в электронном виде, что допускается и приветствуется аудиторами, но при соблюдении следующих правил:
- журнал должен быть идентифицирован: наименование, создатель, ответственный за заполнение, дата создания, ссылочный номер и др.;
- журнал должен быть защищен от ненадлежащего использования или заполнения;
- место хранения журнала на электронном носителе должно быть определено, например Яндекс диск «папка журналы»;
- доступ к журналу должен быть ограничен. Необходимо указать кто имеет доступ на просмотр, кто на редактирование формы, кто на заполнение;
- порядок изменения версии, формы, архивирования должен быть определен;
- журнал на электронном носителе должен быть защищен от утери данных, например путем создания резервной копии, с установленной периодичностью.
Теперь переходим к обожаемым мной чек -листам и авиации.
Чек-листы (в русском языке «карты контрольных проверок») подарила миру авиация. Из-за усложнения операционных действий при пилотировании были созданы отдельные карты на запуск двигателей, руление, взлёт и так далее, что обеспечивает сохранности человеческих жизней в полете.
Чек-лист — это список пунктов, составленный в определенном или произвольном порядке в блокноте, на смартфоне или маркерной доске. Обычно чек-листы содержат, два поля:
- словесное описание процедуры;
- отметка «сделано».
По мере выполнения задач или проверки условий из списка, вы отмечаете пункты удобным для себя знаком, свидетельствующим о том, что проверка пройдена, действие совершено.
Чек-листы нужны для того, чтобы:
- зафиксировать все задачи;
- выполнить их в срок;
- отслеживать результат или прогресс в задаче.
Именно потому, что чек-лист ускоряет процесс заполнения документов и содержит в себе памятку о том, что нужно сделать они имеют преимущества перед журналами. Тем более, что в отличие от журналов их не надо прошивать, создавать обложку и т.д.
Но требования к управлению чек-листами никто не отменял, и они идентичны требованиям к журналам.
К тому же не всегда можно заменить журнал чек-листом, например Журнал входного контроля требует заполнения большого объема информации, и отметку «сделано» тут не поставишь. Но хорошая практика вести данный журнал в электронном виде. Особенно с использованием систем 1С и др.
В следующей статье мы подробнее поговорим об оформлении чек-листов https://dzen.ru/a/ZMJsYGzDQCL_Lg0m?share_to=link
А что вы предпочитаете и почему?
