Общение в Интернете — неотъемлемая часть нашей жизни. Мы переписываемся не только с близкими, но и с коллегами по работе. И последнее требует особых навыков.
Деловая переписка — важный этап в решении вопросов с партнерами или потенциальными клиентами. Онлайн-общение, как и общение оффлайн, демонстрирует уровень профессионализма специалиста, а также заинтересованность в успешном результате. Более того, деловая переписка позволяет сформировать имидж компании и всего коллектива.
В Интернете решается подавляющее большинство рабочих вопросов, а значит, создание нормативов и определенного этикета было лишь вопросом времени. Порой от онлайн-переговоров зависит судьба крупной сделки, и, чтобы оставаться максимально убедительным, необходимо соблюдать следующие правила.
Не затягивать с ответом
Идеальный вариант — ответить на сообщение сразу после его получения, ведь некоторые вопросы требуют срочного решения. Их игнорирование и откладывание в «долгий ящик» может привести к серьезным проблемам.
Если нет возможности ответить на сообщение сразу, то необходимо сделать это в течение рабочего дня. Но не стоит давать свой ответ в нерабочее время или ночью — прежде всего это плохой тон.
Ко всему прочему, мысли о работе в свободное время могут вызвать у человека самые негативные мысли, что пагубно отразится на процессе ведения переговоров. Прогресс предусмотрел вариант для «ночных» работников — во многих мессенджерах и почтах есть функция отложенного письма.
Правильно формулировать тему письма
Указанная тема письма позволит получателю понять, насколько срочный вопрос рассматривается в письме, спам это или нет. Важно правильно отразить содержание письма в теме: не слишком коротко, но емко. По ключевым словам удобно искать письмо среди всех полученных за день сообщений.
Также в одном письме стоит рассматривать один вопрос или несколько вопросов, касающихся одной темы. Если возникает необходимость обсудить что-либо дополнительно, лучше отправить новое письмо, в котором будет указана соответствующая тема.
Выстраивать структуру сообщения
В любом деле важна структурированность, и деловая переписка — не исключение. Структурированность позволит решить все вопросы быстро и эффективно. Письмо должно состоять из трех частей:
- вводная часть, в которой нужно обратиться к собеседнику, представиться и изложить цель сообщения;
- основная часть, где содержится описание проблемы и необходимые подробности;
- заключение, в котором будут заданы вопросы и указаны контакты.
Карьера или семья? Как сделать этот сложный выбор
Общаться вежливо
Никто не отменял простых норм приличия:
- Приветствие и прощание – необходимые атрибуты любого диалога;
- К собеседнику стоит обращаться на «Вы» (если он не просит об обратном);
- Не стоит пропускать вопросы собеседника: ответы следует давать полные и на все вопросы без исключения.
Писать кратко
В деловой переписке очень важно продемонстрировать уважение ко времени другого человека, поэтому все проблемы в основной части нужно описывать кратко, как любят говорить в Сети, «без воды». Получатель должен сразу понять суть вопроса и не тратить время на повторное прочтение сообщения. Если есть возможность подкрепить написанное скриншотом или планом, то сделайте это в обязательном порядке — визуализация лишней не будет.
Нововведением в онлайн-беседах стало правило «одного сообщения»: не стоит отправлять череду сообщений по несколько слов в каждом — это моветон.
Прикреплять корректные вложения
Работа с документами и изображениями — обычное дело в эпоху технологий. Убедитесь, что все прикрепленные к письму файлы находятся в открытом доступе, и у получателя не возникнет проблем в процессе просмотра.
Рекомендуется прикреплять вложения сразу: так вы точно не забудете про загрузку файлов и не потратите время на этот процесс в конце.
Указывать правильный адрес
После утомительной работы за компьютером все буквы сливаются воедино. Поэтому, если не хотите ошибиться с адресатом, скопируйте адрес электронной почты или имя пользователя, чтобы не вводить все данные вручную.
Проверять текст перед отправкой
Перед отправкой письмо лучше перепроверить — мало ли что. Перечитайте написанное еще раз — получатель оценит вашу внимательность.
А теперь несколько пунктов, которых лучше избегать в деловой переписке:
- нельзя отправлять текст с орфографическими, грамматическими или пунктуационными ошибками — такое письмо мгновенно испортит впечатление;
- не стоит использовать специфические термины и сокращения – это лишь усложняет общение;
- не рекомендуется использовать разные шрифты – лучшим вариантом станет оформление письма в едином стиле.
Благодаря соблюдению простых правил деловой переписки можно добиться успешного результата переговоров, а также наладить эффективную коммуникацию с клиентами и коллегами.