Здесь мы рассмотрим чем же занимается Руководитель проектов, он же «проджект менеджер» или «Пи Эм» (Project Manager). Мне лично приходилось работать в этой должности в IT, поэтому изложим взгляд «изнутри» на эту профессию. Ожидается, что ближайшие пять лет спрос на эту должность будет только расти.
Должность звучит прямолинейно - Руководитель проекта (РП), человек, который организовывает, планирует и контролирует проекты. Однако на самом деле эта роль довольно многогранна. РП - это лидер и мотиватор, коммуникатор, организатор и даже переговорщик. У него еще много других ролей и обязанностей.
В частности, руководитель проекта должен спланировать проект от начала до конца, затем составить график и убедиться, что его команда работает в рамках бюджета и сроков. Он также должен устранять любые возникающие проблемы, следя за тем, чтобы заинтересованные стороны были проинформированы о ходе работы и обеспечивать итоговое качество продукта или услуги.
Существует разница между управлением проектами и управлением продуктом. Хотя роли часто пересекаются и границы между их обязанностями иногда могут быть размыты, различие между ними заключается в том, что, в то время как управление продуктом фокусируется на жизненном цикле продукта, более стратегических целях. Другими словами, менеджер по продукту занимается стратегией продукта, исследованиями рынка и развитием, в то время как менеджер проекта отвечает за поставку этого продукта в срок, в рамках бюджета.
Обязанности руководителя проекта
Вот краткое описание обязанностей руководителя проекта для реализации любого проекта.
Создание плана: именно на этом этапе устанавливаются бюджеты и временные рамки. Сначала все изложено в общих чертах, включая требования к срокам, бюджету и количеству рабочей силы для завершения всех результатов и достижения назначенных этапов — и все это с учетом более масштабной цели проекта. РП обычно подтверждает внутренние и внешние заинтересованные стороны, изучает аналогичные проекты, которые были осуществлены в прошлом, и вырабатывает четкое представление обо всем, что может потребоваться для завершения текущего проекта. Здесь необходима гибкость, поскольку скорее всего, первоначальный план проекта будет постоянно меняться из-за новых вводных.
Зачастую на этом этапе происходит декомпозиция задач. Также может быть полезна техника User story для крупных проектов.
Создание команды: иногда от Руководителя проекта требуется составить список требуемых специалистов для проекта. Он должен выяснить какие компетенции будут необходимы для достижении цели и позаботиться, чтобы подходящие профессионалы присоединились к команде. Должно быть плотное взаимодействие с отделом кадров.
Управление коммуникациями: обеспечение эффективной коммуникации между участниками проекта, а также с заказчиками и другими заинтересованными сторонами. Проджект менеджер обязательно должен хорошо владеть "мягкими навыками" и фасилитацией.
На ежедневной основе руководителю важно общаться с членами команды и заинтересованными сторонами, решать возникающие вопросы и управлять бюджетами. Также важно поддерживать моральный дух команды с помощью неформальных встреч и методов по сплочению команды.
Выполнение плана: На этом этапе РП следит за рабочими процессами, решая попутные проблемы, и корректирует план по мере необходимости в соответствии с меняющимися обстоятельствами. Управление изменениями очень важно во время реализации плана. Также коммуникация и умение разрешать конфликты являются неотъемлемой частью этого процесса, вот почему отличные коммуникативные навыки являются ключевыми на этой должности.
Важно уметь пользоваться современным ПО для управления проектами. Это может быть Jira, Битрикс24, Trello или другие программные решения. Ранее мы писали про 10 золотых правил постановки задач.
Мониторинг и контроль: Управляя рабочими процессами, Руководитель проектов также должен осознавать ограничения бюджета и сроков. Другой ключевой обязанностью является своевременное представление отчетности о ключевых показателях эффективности проекта, состоянии бюджета, ресурсов и управлении ресурсами всем заинтересованным сторонам. Иными словами, он должен понимать текущее состояние проекта и держать в курсе руководителя и клиентов.
Завершение проекта: «Отгрузка» проекта. Важно убедиться, что проект завершен успешно и в срок, получить обратную связь по вопросам, которые необходимо решить. Также важно, чтобы все нерешенные бюджетные проблемы разрешены, а документы по проекту сохранены для дальнейшего использования. Кроме того, обычно проводится проверка после запуска, чтобы выяснить, что заработало хорошо и какие улучшения процесса можно внести до начала следующего этапа проекта.
То есть на этом этапе выполняется оценка результатов, подготовка отчетов, анализ полученного опыта и его документирование для будущих проектов. Здесь может очень помочь умение проводить Ретро встречи с командой.
Другие обязанности: Руководители проектов также должны уметь создавать еженедельные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты о состоянии дел. Они должны своевременно создавать расписания, счета-фактуры, дорожные карты, а также другие важные документы по проекту. При необходимости они должны рекомендовать внести коррективы в процессы, бюджеты или план для обеспечения оптимальной эффективности и соответствия целям проекта.
Заключение
В целом, роль менеджера проектов заключается в обеспечении успешной реализации проекта путем эффективного управления ресурсами, рисками и взаимодействием со всеми заинтересованными сторонами для достижения целей проекта в соответствии с ожиданиями заказчика.
Спасибо за внимание!