Планирование и постановка задач – важный инструмент управления эффективностью. Здесь рассмотрены правила постановки задач «для себя», однако можно использовать эти советы и для команды.
1. Разбивайте крупные задачи на части
Нет никакого смысла пытаться съесть весь пирог одним укусом.
Задачи должны быть адекватного размера. Нужно разбить проект на удобные, небольшие части. Это называется декомпозиция.
Сначала может показаться нелогичным ставить перед собой “больше” задач, но на самом деле это позволит визуализировать масштабный проект и начать выполнять его постепенно.
Существуют различные техники, чтобы достичь этой цели, например пользовательские истории, которых я писал ранее.
Небольшие задачи с четкими критериями завершения могут «облегчить» проект и повысить мотивацию. Если ваша цель - “свободно владеть английским”, будет бесполезно просто смотреть на такую внушительную цель. Вместо этого было бы гораздо продуктивнее начать с темы “Знакомство” или “Учить 10 новых слов ежедневно” и, в конечном счете, установить ряд достижимых этапов, каждый из которых приближает вас к вашей цели.
2. Отсортируйте задачи по приоритету
Приоритизация поможет не упустить главного и не затягивать сроки.
Бывает трудно мысленно жонглировать множеством идей одновременно. Используйте инструменты для визуализации задач. Например, клейкие заметки, списки задач или CRM платформу. Независимо от того, реальный ли это или цифровой инструмент, выработайте привычку добавлять туда все элементы по мере их поступления.
Создание системы приоритетов даст более четкое представление о ваших наиболее важных задачах. Может появится чувство облегчения от осознания того, что вы работаете над правильной задачей.
Вот несколько вариантов расстановки приоритетов.
1. Срочно и важно: Сделайте это немедленно
2. Важное, но не срочное: Запланируйте для другое время
3. Срочно, не важно: Делегируйте это
4. Ни срочный, ни важный: Забудьте об этом
3. Держите все задачи в одном месте.
Только устная постановка задач – не лучшая идея.
Как только вы определитесь с эффективным методом записи задач и обязанностей, убедитесь, что вы храните все в одном планировщике, иначе от создания списка дел вообще не будет никакой реальной пользы. Не погружайтесь в хаос, когда ваш день разбросан тут и там, в двух записных книжках, телефоне, календаре, ежедневнике и почтовом голубе.
Одно место означает одну точку сосредоточения внимания, поэтому управлять работой и планировать проекты станет значительно проще.
4. Установите сроки выполнения для задач
Задача без срока – это не задача.
Возможно это и будет негативной мотивацией, но четкие временные рамки повышают производительность.
Сроки должны быть оптимальными для задачи. Установите достаточное время для выполнения задачи, по возможности с запасом. Учитывайте факторы, которые могут затянуть выполнение – выходные, отпуска и прочее.
Никогда не жертвуйте перерывами ради чрезмерной нагрузки, иначе вы начнете терять интерес и начнете выгореть. Будьте аккуратны с завышенными ожиданиями.
Можете взять на вооружение технику Помодоро. Альтернативной техникой является 50/10, которая предполагает работу в течение 50 минут и отдыхаете 10.
5. Делайте задачи по очереди
Если речь идет не про делегирование, тогда выполняйте одну задачу одновременно. Постарайтесь сфокусироваться и выполнить одно задание, но не распыляйте свое внимание сразу на несколько.
Попробуйте распределять задачи по группам, чтобы выполнять задачи схожего типа, или используйте время сосредоточения в пятницу, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, что в конечном итоге позволит вам сделать больше.
Сосредоточьтесь на текущей задаче, держитесь подальше от отвлекающих факторов. В этой статье я написал, почему нужно отложить смартфон подальше. Не забудьте сделать перерыв, хотя бы на ненадолго, чтобы мысленно подзарядиться, прежде чем вернуться к работе с повышенной энергией и бдительностью.
6. Ограничьте количество дел на день
Как говорят, «тише едешь – дальше будешь».
Чтобы оставаться в работоспособном состоянии надолго, нужно соблюдать «гигиену» рабочего дня. Не перегружайте себя и вы сможете играть «в долгую».
7. Наградите себя за выполнение цели
Создайте у себя положительное подкрепление – сразу после успешного выполнения задачи побалуйте себя чем-нибудь любимым. Например, вкусным перекусом, прослушиванием любимой музыки, небольшим перерывом.
8. Соблюдайте достаточность описания
Задачи должны быть иметь конгруэнтное и лаконичное название, достаточное и однозначное описание. Особенно это важно, когда вы делегируете задачу кому-то на отдаленную перспективу. В идеале описание задачи, должно содержать контекст, чтобы спустя даже длительное время, вы смогли бы понять, что конкретно нужно сделать и когда.
9. Учитывайте временные затраты
Хронометраж - отличный инструмент контроля потраченного времени. Зачастую при выполнении задачи фокусировка внимания может погрузить вас в творческое состояние, когда время летит незаметно. Развивайте навык ощущения времени, он поможет вам в дальнейшем осуществлять планирование.
10. Зафиксируйте результат
Очень полезно остановиться и посмотреть на то, чего вы уже достигли. Отметьте что, как и когда вы достигли, сравните с изначальным планом. Это поможет вам в дальнейшем.
В этой статье я описываю как нужно проводить встречи по ретроспективе.
Спасибо за внимание!
#личнаяэффективность #планирование #менеджмент #таймменеджмент #постановказадач #задачи