Приветствуем читателей канала РИКСАП!
Срыв сроков, непредвиденное увеличение бюджетов проектов, споры на статусных совещаниях - все это признаки ошибок во взаимодействии заказчика и исполнителя в проектах по внедрению программного обеспечения.
Сегодня опишем принципы грамотного управления проектами по внедрению информационных систем.
Без чего сегодня невозможно реализовать любой проект по внедрению программного обеспечения?
1. Определение целей и требований заказчика
Когда выполняется заказ на создание ПО, необходимо понимать, на какие цели и требования направлен проект.
Здесь обычно необходимо предпроектное обследование, дабы выявить ускользнувшие от заказчика детали и специфику будущих работ, скорректировать требования. И да, оно оплачивается отдельно, поскольку требует времени квалифицированных специалистов.
По итогу обследования составляется документ Общие функциональные требования (ОФТ) или Техническое задание (ТЗ), по которым уже можно судить о масштабе и примерной стоимости будущих работ
2. Контроль
Также важным является контроль на всех этапах разработки ПО и обратная связь между исполнителем и заказчиком. Исполнитель должен вести отчет о ходе работ и регулярно сообщать заказчику о проделанной работе.
Всегда ли получается?
Мы решаем эту задачу статусными совещаниями, но, при желании, можно и задействовать другие инструменты контроля, чтобы заказчик всегда держал руку на пульсе проекта.
3. Грамотное коммерческое предложение
Коммерческое предложение должно быть основано на задачах и требованиях, которые предоставил заказчик. Если не предоставил или предоставил недостаточно - смотрим пункт 1, пишем ТЗ за заказчика при необходимости и работаем по нему.
4. Разработка графика
Чтобы избежать ошибок и задержек, исполнители и заказчики должны вместе разработать график, по которому будет осуществляться внедрение ПО. Сроки поставки должны быть реалистичными.
Всегда ли получается?
На самом деле здесь все зависит от самого проекта а также от типа заказчика.
Например, когда работаешь с государственным учреждением с большим штатом сотрудников, очень сложно правильно заложить риски по срокам выполнения работ. Это происходит, в том числе, из-за несоответствия уровня компетенций сотрудников заказчика требованиям к этим компетенциям. Приемка работ затягивается, сроки сдвигаются, а бюджет остается прежним.
Что делать?
О рисках нужно знать заранее и максимально стараться их просчитать. Достигается это как правило исключительно накопленным опытом работы. Грамотно оценить сложность программного продукта, объем работ и риски по срокам- залог успеха в крупном проекте. Мы предпочитаем давать клиентам информацию о ходе проекта онлайн, вплоть до того, чем занимается каждый отдельный сотрудник, задействованный в проекте.
5. Обучение сотрудников
Внедрение ПО может иметь длительный процесс подготовки и обучения, который также должен быть согласован и утвержден обеими сторонами.
Всегда ли получается?
Отнюдь не всегда. Здесь необходимо понимать, что почти всегда сотрудники не являются инициаторами процессов по внедрению новых систем в компании. Они весьма консервативны (особенно в госучреждениях) и очень неохотно переходят на новые программные продукты. Процесс обучения часто затягивается из-за низкой инициативы самих сотрудников, а так же большой нагрузки на кадры.
Что делать?
Помимо грамотной оценки рисков следует серьезно подходить к методическому материалу и вопросам контроля обучаемых сотрудников. Мало иметь Базу Знаний по проекту, нужно ещё контролировать пользователей и научить их грамотно и своевременно применять этот инструмент.
Помогает в этом, как правило, хороший регламент взаимодействия вкупе с удобной системой HeplDesk.
6. Поддержка работы ПО
Исполнитель должен обеспечивать бесплатную поддержку и технические консультации по ПО на протяжении некоторого времени после того, как заказчик начнет работать с программой.
Всегда ли получается?
Зависит от исполнителя.
Что делать?
В идеале - настраиваем HelpDesk и уже в рамках работы со службой поддержки решаем заявки пользователей. Здесь очень важно прописать SLA, иначе у заказчика и исполнителя будут всегда разные понимания по степени ответственности участников проекта.
7. Улучшения системы
Есть моменты когда заказчик будет обращаться за внесением улучшений. Заказчики могут пожелать изменения в системе или в проекте.
Это называется "доработки".
Стоимость зависит от сложности и специфики языка программирования.
Например, на языке 1С это будет стоить существенно дешевле чем на C#, главным образом из-за тех самых особенностей платформы.
