Как быть, если выплатили зарплату за время больничного?

Бывает так, что работник предоставляет больничный уже после того, как ему начислена и выплачена зарплата за дни болезни. Разберем алгоритм действий работодателя в такой ситуации.

Возврат зарплаты

Удержания из заработной платы работника можно проводить только в случаях, прямо названных в законе. В частности, такое возможно для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок.

Но при этом под счетными понимаются исключительно арифметические ошибки, связанные с неверным применением правил математики. Технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются.

Таким образом, просто взять и удержать зарплату, которая была выдана за период временной нетрудоспособности, нельзя, т.к. причина - ошибки, допущенные работодателем при учете рабочего времени. Удержать такую зарплату можно только с письменного и предварительного согласия работника.

НДФЛ

Старая зарплата

В случае достижения соглашения с работником об удержании произойдет уменьшение дохода в виде зарплаты за тот месяц, в котором она была ошибочно выплачена. Следовательно, часть суммы НДФЛ, удержанного с такой зарплаты, обретет статус излишне удержанной.

Такой "лишний" НДФЛ можно учесть в последующие месяцы при удержании НДФЛ с других доходов. Но только если все происходит в рамках одного календарного года.

Если же "лишняя" зарплата была выдана в декабре, а удержание происходит из зарплаты за январь, то зачет НДФЛ провести нельзя. В таком случае налог нужно вернуть сотруднику деньгами.

Новая зарплата

Есть нюансы в части НДФЛ и по той зарплате, из которой будут проводиться удержания по соглашению с сотрудником. Тут работает правило о том, что удержания, которые производятся из дохода налогоплательщика по его распоряжению, не уменьшают базу по НДФЛ. Это значит, что операция по начислению зарплаты, а также исчислению с нее НДФЛ нужно отражать без учета тех сумм, которые будут удержаны в счет ранее выплаченного.

При этом удержанная часть зарплаты для целей НДФЛ считается фактически полученной работником, поскольку он ей распорядился путем зачета в счет ранее выплаченных сумм (т.е. фактически путем зачисления на счет работодателя).

Страховые взносы

Здесь все иначе.

В базу для исчисления страховых взносов включаются начисленные в течение месяца суммы выплат. Соответственно, корректировать величину ошибочно начисленной зарплаты для целей взносов не обязательно.

Можно оставить все как есть, а текущую выплату, из которой будет проводиться удержание, отразить в меньшем размере (с учетом удержания), скорректировав таким образом обязательства по взносам.

Ставьте лайки, подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые интересные публикации. Присоединяйтесь к нам в Телеграмм