В современном мире, когда мы узнали и оценили преимущества удаленной работы, а технологии в этом направлении значительно расширились - многие компании задумываются об организации электронного документооборота с сотрудниками.
Электронный документооборот имеет ряд преимуществ:
- мобильность, доступ с любых устройств, в т.ч. смартфонов;
- экономия времени на набор и оформление бумажных документов;
- автоматический контроль этапов согласования и подписи документов;
- сокращение времени на взаимодействие сотрудников и отдела кадров;
Какие документы можно подписывать через ЭДО?
Через ЭДО можно подписывать следующие виды документов:
- Трудовые договоры, Приказы о приеме, переводе и увольнении;
- Должностные инструкции и другие внутренние документы;
- Заявления на отпуск, командировку;
- Табель учета рабочего времени;
Переход на кадровый ЭДО через портал «Работа в России»
В РФ проводится пилотный проект по переходу на электронный документооборот с сотрудниками организаций согласно закону №122-ФЗ от 24.04.2020 г. Эксперимент позволит отладить процессы кадрового ЭДО в условиях промышленной эксплуатации и на основе данного опыта внести изменения в трудовое законодательство. Данный проект проводится совместно с порталом «Работа в России».
Какие виды ЭЦП можно использовать?
Для организации:
- усиленная квалифицированная ЭЦП;
- усиленная неквалифицированная ЭЦП;
Для сотрудника:
- простая ЭЦП через портал «Работа в России» (можно использовать учетную запись ЕСИА);
- усиленная квалифицированная ЭЦП;
- усиленная неквалифицированная ЭЦП;
Работодателю необходимо получить согласие сотрудников на участие в проекте по кадровому ЭДО под подпись (например, внеся изменения в коллективный договор или утвердив новую форму согласия) и оформить для них ЭЦП.
Этапы кадрового ЭДО
1. Кадровик подготавливает кадровый документ в 1С: Зарплата и управление персоналом;
2. Кадровик подписывает документ усиленной ЭЦП;
3. Кадровик выгружает электронный документ на портал «Работа в России» в Личный кабинет организации и отправляет их в Личные кабинеты сотрудников;
4. Физическое лицо в Личном кабинете на портале «Работа в России» подписывает документ своей ЭЦП.
5. Кадровик получает подтверждение о том, что документ подписан сотрудником.
Настройка 1С :ЗУП
Для подключения интеграции программы 1С с порталом «Работа в России» необходимо в меню «Настройки» - «Кадровый учет» установить флаг «Используется интеграция с порталом «Работа в России».
И указать логин и пароль для авторизации работодателя.
После этого в печатных формах кадровых документов появится дополнительная опция «Передать на «Работа в России»».
Так же кадровый документооборот может быт организован при помощи сервиса «1С Кабинет сотрудника».
Электронный документооборот через «1С Кабинет сотрудника».
Сервис работает как через интернет-браузер:Сервис «1С Кабинет сотрудника» - это продукт компании 1С, призванный минимизировать трудовые и временные затраты на взаимодействие сотрудников и отдела кадров.
Сервис подключается через современные версии программы 1С :Зарплата и управление персоналом и имеет ряд преимуществ:возможность удаленной отправки заявления на отпуск, получение информации по остаткам отпусков непосредственно в личном кабинете
отправка уведомления об отсутствии или больничного в электронном виде;
передача информации об изменении личных данных (ФИО, паспорт, адрес и т.д.);
заказ справок;
получение информации о зарплате и расчетных листках;
генерация задач ответственным лицам для реакции на то или иное событие;
Сервис работает как через интернет-браузер:
Так и через мобильное приложение:
Для организации кадрового ЭДО через «1С Кабинет сотрудника» в настройках сервиса необходимо подключить использование ЭЦП.
У сотрудников появится возможность самостоятельно сгенерировать сертификат неквалифицированной ЭЦП.
Данным сертификатом ЭЦП сотрудник сможет визировать полученные кадровые документы -подтверждая ознакомление и согласие, а также подписывать электронные заявления. Кадровик получит уведомление об изменении статуса электронного документа.
Кроме типовых форм документов программы 1С позволяют так же создавать и подписывать произвольные электронные документы.
