Разбираем качества идеального проджекта.
Что делать, если клиент хочет организовать спецпроект за 3 дня и оставляет правки на свои же правки, а сотрудники бегают с горящей клавиатурой и ничего не успевают? Вам срочно нужна помощь сверхчеловека.
Этот сверхчеловек — проджект-менеджер. Именно он координирует работу команды, отстаивает интересы своего агентства перед заказчиком, а интересы заказчика — перед агентством. И счет на оплату выставит, и встречу организует, и общение наладит. Настоящий многорукий Шива!
Сегодня расскажем, чем занимаются проджект-менеджеры в больших агентствах (на примере контент-бюро «Ишь, Миш!» с 8-летним опытом в контент-маркетинге). Заодно упоминаем софт-скиллы, которыми должен владеть проджект, чтобы и агентство, и заказчик оставались от него без ума.
Чем занимается проджект-менеджер
Сначала оговорка: рабочие задачи проджектов — это не константа. Они меняются в зависимости от специфики и требований разных компаний, но глобально заключаются в этом.
Планирование работы команды
В руках проджект-менеджера находятся копирайтеры, дизайнеры, таргетологи, контент-продюсеры и все-все-все. Обычно коллеги работают через сервисы постановки задач вроде Bitrix, Trello или Notion. Соответственно, проджект должен:
- подробно сформулировать каждую задачу;
- создать цепочку задач на неделю/месяц вперёд для каждого сотрудника;
- приложить необходимые материалы;
- связать задачи между всеми членами команды.
Эта обязанность чем-то похожа на работу футбольного тренера из духоподъемных фильмов: рисовать красивые схемы и графики, чтобы каждый игрок знал, когда ему вступать, а когда — передавать пас другому. При идеальном раскладе в конце команда побеждает (то есть укладывается в дедлайн).
Надзор за подготовкой контента
«Доверяй, но проверяй»: следуя этому принципу, проджект-менеджер не может просто раскидать задачи и ждать, пока коллеги безупречно все выполнят. Периодически нужно бить в колокол, сверять статусы и вежливо писать, например, дизайнерам: «Ку-ку. Ты помнишь об этой задаче, у которой срок через неделю?».
Готовый результат тоже стоит финально отсматривать перед отправкой клиенту. Соответствуют ли тексты выбранному tone of voice? Решает ли контент поставленные клиентом задачи?
Согласование контента с заказчиком
Контент готов, собран, теперь его следует красиво упаковать и презентовать. Проджект-менеджер не может просто швырнуть в заказчика ссылками и сказать «на, держи» — надо объяснить, что команда сделала и почему приняла те или иные решения.
Правильно написанное сопроводительное письмо, пусть даже и на один абзац, избавит клиентов от забот и необходимости писать десяток сопровождающих вопросов. Да и проджектам так проще — вся информация ещё раз структурирована и разложена по полочкам.
Если следом появятся правки, их нужно отфильтровать, оценить объективность, корректно передать команде и проследить за выполнением. Обратную связь и пожелания клиентов проджекты запоминают, держат в уме и сверяются с ними в дальнейшей работе.
Встречи с заказчиками
Делятся на два типа.
Регулярные — например, защита контент-планов, бюджетов, отчетов. Проджект-менеджер собирает команду, назначает время созвона с заказчиком, держит вступительное слово и следит за тем, чтобы участники не сбивались с повестки. Проще говоря, модерирует созвон.
Экстренные — когда произошло что-то внезапное. Например, заказчик предлагает срочно подключиться к спецпроекту, хочет изменить стратегию на 180° или недоволен работой. В этом случае проджект делает то же самое + выступает в роли переговорщика.
После любых встреч у проджекта появляются дополнительные обязанности: написать фоллоу-ап, зафиксировать договорённости и поставить новые задачи, если в них появилась нужда.
Встречи с командой
Вы не поверите, но делятся на два типа.
Регулярные — репетиция всего того, о чем мы сказали в предыдущем пункте.
Экстренные — попытка разобраться во внеплановой ситуации так, чтобы до созвона с заказчиком даже не дошло.
«Бумажные» вопросы
В «Ишь, Миш!» на проджект-менеджерах лежит контроль за оплатой счетов, согласованием и подписанием документов.
«Мы очень много слушаем и задаем вопросы. Это касается и команды, и клиентов. Очень важно вовремя обнаружить „поломку“ и предпринять действия, чтобы на проекте снова царил мир и порядок.
В больших IT-компаниях есть отдельная должность „менеджер по счастью“, а у нас эту обязанность косвенно выполняют проджекты. Они следят за индексом удовлетворённости, принимают исповеди и тушат пожары коллег, если те внезапно решили сгореть на работе».
Катя Шабловская, проджект-менеджер в контент-бюро «Ишь, Миш!»
Читайте вторую часть статьи «Идеальный проджект-менеджер — какой он?».
Статьи по теме: