Замена суточных выплат выплатами за расходы на питание: мнение аудиторов

Многие собственники бизнеса ищут способы сократить расходы, особенно на те статьи, которые кажутся им необязательными. Руководители ежедневно получают десятки предложений от сотрудников, но далеко не все из них можно реализовать без ущерба для бюджета – иногда даже кредит не спасает. В таких условиях директора вынуждены тщательно оценивать рентабельность идей, но, к сожалению, некоторые выбирают сомнительные, а то и откровенно незаконные способы экономии.

Один из наших клиентов, использующих "Облачный 1С сервис", рассказал интересную историю. В его компании директор запретил бухгалтерии выплачивать сотруднику суточные за командировку, заявив, что вместо этого ему компенсируют фактические расходы на питание по чекам. Работник, конечно, усомнился в законности такого решения и обратился к нам за консультацией.

После анализа законодательства мы пришли к выводу: действия директора незаконны. Но почему? Давайте разберемся:

• Чем суточные отличаются от компенсации питания?
• Обязана ли компания выплачивать суточные, или можно заменить их возмещением затрат на еду?
• Как правильно оформить командировочные расходы, чтобы избежать штрафов?

В этой статье мы подробно ответим на эти вопросы и объясним, как действовать, если сотрудника нужно отправить в командировку без нарушений Трудового кодекса.

Суточные и компенсация питания: в чем разница?

Компенсация расходов на питание представляет собой возмещение фактических затрат сотрудника на продукты или готовые блюда. Ключевой момент — такие выплаты возможны только при наличии письменного соглашения между работником и работодателем. Это дополнительная, а не обязательная мера поддержки.

Суточные выплаты — это законодательно закрепленная гарантия для командированных сотрудников. Они призваны компенсировать все бытовые неудобства, связанные с поездкой, включая (но не ограничиваясь) питанием. В отличие от компенсации по чекам, суточные имеют фиксированный размер и выплачиваются автоматически при направлении в командировку.

Важно понимать: суточные — это не альтернатива компенсации питания, а самостоятельная обязательная выплата. Попытка заменить их возмещением фактических расходов на еду является нарушением трудового законодательства. Сотрудник вправе оспорить такие действия через трудовую инспекцию или суд, так как подобная "оптимизация" расходов прямо ущемляет его законные права.

Как определяется налоговая база

Если директор следует требованиям закона, то дальше ему придется подумать о том, как корректно исчислить все налоги. Например, компенсация расходов на питание облагается НДФЛ, как и любые другие выплаты, прописанные в соглашении, за исключением обязательных. Подробная информация об этом есть в письме Минфина от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263.

С этих компенсаций также придется начислять определенную сумму страховых взносов и учитывать эти платежи в составе расходов относительно налога на прибыль. С таким мнением согласны и суды некоторых округов РФ, но существует и противоположная точка зрения. Например, есть Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008. В нем признается, что компенсация расходов на питание была произведена сотруднику в прямых интересах фирмы (поскольку работник, находясь в командировке, выполняет прямые поручения компании). В связи с этим такие расходы не должны облагаться НДФЛ. Таким образом, из-за разрозненной судебной практики появляется возможность интерпретировать закон в собственных интересах, чем могут пользоваться коррумпированные структуры.

Выплата суточных командированному сотруднику, оформившему больничный

Раз уж мы коснулись темы замены суточных выплат выплатами за расходы на питание, стоит рассмотреть ситуацию, когда сотрудник, например, заболел и не может исполнять свои рабочие обязанности. Логично предположить, что суточные положены только тогда, когда он фактически делает ту работу, которая на него возложена. Но такое мнение является ошибочным.

Согласно ТК РФ, работодатель должен выплачивать суточные ровно в том размере, сколько дней сотрудник отработал, пока находился вне места своего постоянного проживания. Даже если в первый день командировки работник заболел, работодатель все равно обязан начислить ему суточные. У директора здесь может появиться идея сэкономить на таких тратах, ведь работник не выполнял свои должностные обязанности. Однако невыплата суточных в такой ситуации — незаконное решение, которое может привести к крупному штрафу.

Как избежать злоупотреблений при компенсации командировочных расходов

Если в трудовом договоре или дополнительном соглашении предусмотрена полная компенсация затрат на питание во время командировок, работодателю стоит заранее установить четкие финансовые границы. Без конкретных ограничений сотрудник формально может требовать возмещения любых расходов — даже похода в ресторан премиум-класса.

Практическое решение:

• Фиксируйте лимиты — прописывайте в документах максимальную сумму компенсации за сутки или всю поездку.
• Уточняйте форматы питания — например, можно указать, что возмещаются только расходы на бизнес-ланчи или доставку, но не ужины в дорогих заведениях.

Без таких условий суд, скорее всего, встанет на сторону работника, обязав компанию покрыть все затраты по предоставленным чекам. Разумные ограничения помогут избежать неоправданных трат, сохранив баланс интересов обеих сторон.

На какие еще компенсации может рассчитывать сотрудник

Сотрудник, которому предстоит командировка, может просить компенсировать не только затраты на питание. Требования могут быть самыми разными, но наиболее часто встречаются:

• оплата мобильной связи;
• оплата подключения к интернету;
• покупка дополнительных теплых вещей в случае командировки в северные регионы;
• траты на улучшение условий проживания, если номер в отеле будет иметь ряд неудобств.

При этом работодатель на законных основаниях можно отказать во многих дополнительных тратах. Например, расходы на мобильную связь, интернет и новую одежду — это прихоть сотрудника. Но обеспечение сотрудника комфортными условиями проживания по месту командировки — обязанность компании. Кроме того, работодатель должен выплачивать суточные, которые установлены законом.

В любом случае директор может согласовать любые дополнительные траты по своему усмотрению. Главное, чтобы работник оповестил его об этом заранее. Это поможет исключить возможные разбирательства после командировки — кто кому и сколько должен.

Должен ли бухгалтер выполнять заведомо ошибочные приказы директора

Если директор планирует не выплачивать положенные командированному работнику деньги, ответственность за это будет только на нем и на его компании. И бухгалтер в такой ситуации — лицо, едва ли причастное к происходящему. Если между руководителем и сотрудником возникнет конфликт относительно выплат, бухгалтер всегда может сказать, что это распоряжение отдал его непосредственный начальник. Особенно это актуально для обычных, не главных, бухгалтеров, которые, как правило, не решают самостоятельно те или иные вопросы, а значит, не берут на себя ответственность. Поэтому только вам самим решать, чью сторону занять.

Выводы

1. Именно замена суточных выплат выплатами за расходы на питание — незаконное решение, которое повлечет за собой наложение штрафа.
2. Компенсирующие выплаты в обязательном порядке должны быть отражены в бухучете и налоговом учете, в связи с чем работодатель должен облагать эти суммы налогами.
3. Директор может компенсировать расходы на питание командированному сотруднику, т. к. эти траты не являются обязательными, но работодатель вправе помочь работнику материально.

Вопрос читателям:

Расскажите, как часто вы бываете в командировках и бывали ли у вас ситации, когда суточные не выплачивались компанией?