Почему заказчики выбирают среди других СЭД 1С:Документооборот? Какие преимущества системы чаще всего ставят во главу угла? Своими наблюдениями и мыслями делится ведущий консультант-аналитик компании 1С-КПД Ксения Митькина.
1. Единая экосистема 1С
По своим возможностям 1С:Документооборот даст фору многим конкурентам. Более того, эти возможности легко расширяются за счет бесшовной интеграции с другими решениями семейства 1С:
- 1С:ERP.
- 1С:Бухгалтерия.
- 1С:Зарплата и управление персоналом и т.д.
Пользователи работают в одном окне с данными и функциями нескольких систем, не переключаясь между ними.
Также в 1С:Документообороте есть возможно подключить большое количество сервисов 1С, востребованных бизнесом. Например:
- 1С:Контрагент для автоматического заполнения реквизитов контрагентов по ИНН или наименованию.
- 1СПАРК Риски для проверки юридические лица на добросовестность
- 1С:Подпись для получения усиленной квалифицированной электронной подписи и т.д.
Кроме того, в магазине 1С-КПД доступен пакет приложений для 1С:Документооборота, разработанных нашей командой:
- «Интеграция 1С:Документооборот и Контур.Диадок».
- «Учет рабочего времени»
- «График отпусков» и т.д.
– Таким образом, 1С:Документооборот может легко встроиться в корпоративную систему любой сложности на платформе 1С и использовать ее возможности, – отмечает ведущий консультант-аналитик Ксения Митькина. – Более того, многие компании предпочитают строить свою информационную систему именно вокруг 1С:Документооборота.
2. Открытый код, развитое сообщество
– Одно из главных преимуществ платформы 1С:Предприятие – ее открытость, – продолжает эксперт. – Любую конфигурацию 1С, включая 1С:Документооборот, можно быстро доработать и адаптировать под специфику вашего бизнеса.
И этим есть кому заниматься. У Фирмы 1С – мощная партнерская сеть, в которую входит свыше 10 000 компаний в 600 городах России и СНГ. Многие из них занимаются в том числе 1С:Документооборотом (а команда 1С-КПД уже 15 лет является центром компетенций номер один по этой системе).
Сообщество разработчиков и консультантов 1С продолжает расти благодаря развитой сети учебных центров и курсов. Так что вы всегда найдете на рынке специалистов, которые помогут вам внедрить 1С:Документооборот или доработать его под растущие потребности бизнеса.
3. Отсутствие отраслевых ограничений
Для какой сферы деятельности лучше всего подходит 1С:Документооборот? Для любой! Подходящий для себя вариант могут выбрать небольшие, средние и крупные компании, бюджетные и государственные организации, бизнес-структуры холдингового типа.
Есть и варианты поставок, адресованные определенным заказчикам:
- На филиалы международных компаний ориентирована специальная поставка с двуязычным интерфейсом (русским, английским).
- Готовится к выходу конфигурация для зарубежья (интерфейс полностью на английском, удален специфичный для РФ функционал).
4. Соответствие национальному законодательству
– Системы семейства 1С славятся оперативной реакцией на изменения в законодательстве и удобными механизмами взаимодействия с контролирующими органами, – отмечает наш собеседник Ксения Митькина.
1С:Документооборот – не исключение. Ведь государство предъявляет очень высокие требования к стандартам хранения электронных документов, форматам электронной подписи, криптозащите и т.д.
Система поддерживает весь длинный список законодательных актов, которые так или иначе касаются электронного документооборота:
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (№149-ФЗ).
- Федеральный закон «О персональных данных» (№152-ФЗ).
- Федеральный закон об «Электронной подписи» (№63-ФЗ) и др.
5. Управление бизнес-процессами (BPM)
Внедряя 1С:Документооборот, заказчик фактически получает вместе с СЭД систему управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM).
В 1С:Документообороте есть все инструменты для настройки без помощи разработчиков сложных процессов согласования документов и выполнения задач. Это позволяет компаниям решать традиционные задачи систем BPM-класса:
- Повышать качество продуктов и услуг за счет прозрачного контроля за процессами.
- Вести бизнес в рамках четко установленных правил, при необходимости гибко адаптируя их к изменениям.
- Оптимизировать время выполнения рабочих процессов за счет их автоматизации.
- Вовлекать сотрудников в повышение эффективности бизнеса благодаря отслеживанию их навыков и достижений, включая показатели KPI.
- Обеспечивать глубокую аналитику для принятия важных решений.
- Сочетать количественное управление с качественным для эффективного достижению целей бизнеса.
6. Неограниченная автоматизация ЮЗЭДО
Как известно, сервисы ЭДО позволяют контрагентам обмениваться юридически значимыми электронными документами, равнозначными бумажным, заверенным подписью и печатью.
– ЮЗЭДО кардинально ускоряет процессы в бизнесе: согласование, заключение, исполнение сделок, оплату товаров, услуг и т.д., – говорит ведущий консультант-аналитик 1С-КПД Ксения Митькина. – При этом контрагенты снижают свои риски и сопутствующие расходы. Не даром во многих сегментах рынка использование ЮЗЭДО уже стало стандартом.
В 1С:Документооборот КОРП по умолчанию встроен сервис 1С-ЭДО. Мы уже подробнейшим образом разбирали его преимущества. Напомним здесь только один момент.
1С-ЭДО, в отличие от конкурирующих сервисов, хранит данные не в облаке, а на стороне компании-заказчика.
Продолжая работать в интерфейсе 1С:ДО, пользователи могут:
- отправлять и принимать приглашения к обмену;
- настраивать учетные записи;
- отправлять заявки на выпуск сертификатов ЭЦП и др.
А если ваши контрагенты пользуются услугами других компаний-операторов, есть возможность настроить роуминг.
7. Модульное внедрение
1С:Документооборот обладает широким функционалом. Не каждый заказчик может сразу задействовать его целиком. Технология модульного внедрения позволяет по мере развития бизнеса поэтапно подключать различные возможности системы.
Заказчики могут выбирать, какие модули внедрять и в каком порядке. Например, базовый модуль обеспечивает настройку параметров системы, НСИ, прав, ролей и т.д. Сразу или позже можно внедрить модули обработки документов, ЭДО, учета рабочего времени, управления проектами, контроля исполнительской дисциплины, бесшовной интеграции и т.д.
Сотрудники осваивают систему постепенно и легче вовлекаются в изменения. Компания одновременно экономит ИТ-бюджет и достигает быстрых ощутимых результатов в автоматизации процессов.
8. Обучающие инструкции
В комплект поставки 1С:Документооборота включено несколько десятков типовых инструкций по работе с документами, задачами, электронной подписью и т.д.
Если обычный хелп объясняет смысл конкретных кнопок и команд, с которыми столкнулся пользователь, то справочник «Инструкции» помогает пошагово освоить типовые действия. Например, понять, что нужно сделать в системе, чтобы поставить задачу, исполнить поручение, согласовать договор и т.д.
– Фактически, это встроенный в 1С:Документооборот базовый учебный курс, – резюмирует Ксения Митькина. – При этом типовые инструкции можно редактировать и добавлять свои, учитывающие специфику бизнеса.
А если вам нужна продвинутая программа обучения – то «Курс-практикум по настройке 1С:Документооборот 3.0» поможет не только освоить систему на профессиональном уровне с нуля, но и внедрить ее в своей компании.
9. Единая коммуникационная среда
«Вам куда файл отправить: в ватсап или телеграм? В вайбер? А у меня вайбера нет!» – часто не могут состыковаться коллеги.
1С:Документооборот предлагает единую коммуникационную среду с богатыми возможностями:
- Встроенная почта.
- Обсуждения. Позволяют сотрудникам обмениваться текстовыми сообщениями, файлами, аудио и видеозвонками. В чаты проектов, подразделений, мероприятий, рабочих групп автоматически включаются все их сотрудники. К обсуждению легко подключить клиента, партнера, отраслевого эксперта, отправив ему приглашение по почте.
- Форумы. Помогают команде обмениваться опытом, решать проблемы, обсуждать идеи в асинхронном режиме.
- ИИ чат-бот Ася. Ищет по запросу документы и регламенты. Оформляет отпуск, больничный, командировку. Помогает в освоении офисной техники и т.д.
- 1С:Документооборот-бот для Телеграм. Это приложение, разработанное компанией 1С-КПД, позволяет получать в Телеграм уведомления о новых документах, утверждать или отклонять документы, добавлять комментарии, создавать задачи в 1С:Документообороте, в т.ч. голосом.
Кстати, мы уже рассказывали, что в 1С-КПД 80% сотрудников работают удаленно. С 1С:Документооборотом это не проблема, а возможность.
10. Гибкая политика лицензирования
Многих заказчиков, которые переходят на 1С с других программных платформ, поначалу удивляет большое количество предлагаемых видов лицензий (основные поставки, клиентские, серверные, специализированные, мобильные лицензии, наборы-«бандл», базовые, ПРОФ, КОРП и т.д.).
Но со временем картина проясняется: широкий выбор – это возможность использовать софт максимально эффективно. В ходе цифровой трансформации заказчики могут экономить ресурсы и платить только за то, что им нужно на конкретном этапе развития бизнеса.
Например, небольшой стартап может начать с внедрения поставки 1С:Документооборот ПРОФ. А по мере роста масштабов и сложности бизнеса – перейти на КОРП или 1С:Документооборот Холдинга.
– Вот еще один интересный для заказчиков вариант, – говорит ведущий консультант-аналитик 1С-КПД Ксения Митькина. – Допустим, ваша компания ранее приобрела серверную и клиентские лицензии 1С:Бухгалтерии, 1С:ERP или любой другой конфигурации. Эти же самые лицензии вы сможете использовать и для 1С:Документооборота. Нужно будет оплатить только основную поставку системы. Это сильно сэкономит ваши расходы на внедрение 1С:Документооборота.
Выгодна для заказчиков и политика лицензирования по количеству активных соединений, а не рабочих мест. Например, для автоматизации 30–50 рабочих мест, возможно, будет достаточно приобрести всего 10 пользовательских лицензий.
Также можно оптимизировать свой ИТ-бюджет, если покупать лицензии комплектами, следить за скидками, акциями от 1С у партнеров, франчайзи.