Еще лет 5–10 назад многие заказчики, у которых мы автоматизировали внутренние бизнес-процессы на базе 1С:Документооборота, нередко спрашивали совета: «Как нам уговорить контрагентов принимать электронные документы вместо бумажных?»
Сегодня ситуация зеркально перевернулась. Возникла критическая масса компаний, которые наладили друг с другом обмен электронными документами (ЭДО). А те, кто до сих пор не перешел на ЭДО, все чаще получают от потенциальных контрагентов отказ в сотрудничестве.
Например, на рынке ритейла поставщики товаров, не использующие ЭДО, могут даже не пытаться договориться с магазинами. Многие компании других отраслей, включая нашу 1С-КПД, тоже не работают с партнерами без ЭДО. Ведь ЭДО не только ускоряет и удешевляет обмен документами, но и служит одним из способов проверки контрагентов.
Так что теперь в компаниях ставят вопрос по-другому: какой сервис выбрать? Ведь операторов ЭДО в стране уже более сорока. У каждого – свои возможности, услуги, тарифы. Важно тщательно взвесить доступные варианты, чтобы ваша работа с контрагентами была максимально эффективной.
Ниже мы перечислим ключевые особенности сервиса 1С-ЭДО, встроенного в систему 1С:Документооборот и другие решения фирмы 1С. Большинство из этих возможностей можно найти только в 1С-ЭДО.
1. Автоматизация без ограничений
Пожалуй, главное отличие 1С-ЭДО от услуг, предоставляемых другими сервисами ЭДО, заключается в доступности данных для автоматизации.
Операторы ЭДО хранят данные своих клиентов в облаке. Это ограничивает возможные сценарии автоматизации, ведь данные лишь временно подгружаются на компьютеры пользователей для обработки или отображения на экране. Поэтому пользователям приходится решать многие задачи вручную. В том числе:
- вручную синхронизировать списки контрагентов между учетной системой и модулем ЭДО;
- загружать документы ЭДО в учетную систему и выгружать из нее документы в облако;
- настраивать правила электронного документооборота с каждым контрагентом,
- контролировать целостность ЭДО при изменении учетной политики;
- собирать данные для истребования ФНС и т.д.
В 1С-ЭДО эти и многие другие задачи автоматизированы. Ограничения на автоматизацию отсутствуют благодаря тому, что функционал и данные 1С-ЭДО хранятся на стороне компании-заказчика.
В принципе, если какие-то задачи ЭДО пока не автоматизированы в 1С-ЭДО, это может произойти в одной из будущих версий модуля. Либо может быть сделано в рамках заказной доработки по запросу заказчика.
2. Сквозные бизнес-процессы
1С-ЭДО – это единый ЭДО для всех решений 1С.
Сервис встроен в 1С:Документооборот, 1С:Бухгалтерию, 1С:ERP, 1С:Розницу, 1С:Управление торговлей и другие типовые решения 1С. Например, 1С:Бухгалтерии подключено к ЭДО 24 учетных документа (все операции), а в 1С:ERP 70 документов (все операции).
1С-ЭДО автоматически создает документы учета. А если автосоздание отключено – подсказывает пользователю учетной системы, что документ нужно создать вручную. При этом все реквизиты документа заполняются автоматически, сохраняется неразрывная связь учетного документа с документом ЭДО, контролируются его статусы и т.д..
Более того, в экосистеме 1С различные решения могут быть легко связаны между собой средствами бесшовной интеграции. Это позволяет организовать сквозные процессы обработки документов ЭДО, которые начинаются в одной системе и завершаются в другой.
Например, перед тем, как принять входящий документ ЭДО к учету в 1С:Бухгалтерии или 1С:ERP, можно провести его проверку и согласование в 1С:Документообороте. Точно так же с помощью 1С:Документооборота можно проверить корректность оформления и согласовать исходящий документ из любой учетной системы.
Подобные сценарии возможны только при использовании 1С-ЭДО.
3. Повышение эффективности работы с контрагентами
Например, в сервисе можно детально настраивать правила ЭДО по каждому контрагенту: какими документами с ним обмениваться, по каким регламентам, в разрезе каких договоров.
1С-ЭДО автоматическое создает контрагента по ИНН и данным из ЕГРЮЛ через сервис 1С:Контрагент.
Поддерживается автоматическое сопоставление номенклатуры контрагента с номенклатурой компании-пользователя 1С-ЭДО. 90% товаров сопоставляются автоматически и не требуют внимания сотрудников. Остальные товары достаточно один раз обработать вручную.
Обеспечена поддержка маркировки и прослеживаемости и в документах ЭДО, и в учетных документах.
Текущий статус документов ЭДО отслеживается как в списках, так и в карточках документов учета.
Обеспечен автоматический контроль исправлений и корректировок документов. Решаются многие другие задачи повышения эффективности процессов.
4. Личная продуктивность сотрудников
На ее повышение направлены многие «фишки» сервиса.
Например, уведомления 1С-ЭДО приходят прямо в учетную систему, в которой работает сотрудник. Никуда не нужно переключаться.
Отметка о прочтении, персональная для каждого сотрудника, упрощает поиск важного и нужного при беглом просмотре списка документов.
Также в списке документов можно просмотреть содержимое конкретного документа в один клик, без открытия дополнительных окон. Пока что эта функция доступна только для формализованных документов. Но вскоре появится поддержка PDF и других форматов.
5. Оперативные обсуждения
1С:Документооборот поддерживает сложные маршруты согласования документов: последовательные, параллельные, гибридные. Но иногда судьбу документа нужно решить быстро.
С помощью чата, встроенного в систему, можно обсудить входящий документ ЭДО до подписания. За пару кликов привлечь нужных сотрудников, вместе с ними обсудить документ и выработать согласованную позицию.
Обсуждение в чате навсегда сохраняется вместе с документом.
6. Проверка подписей и МЧД
Чтобы гарантировать клиентам безопасность обмена электронными документами, в 1С-ЭДО выполняется 18 видов проверок. В т.ч. проверки электронной подписи, формата машиночитаемой доверенности (МЧД), полномочий цепочки МЧД и т.д.
В то же время в бизнесе постоянно возникают нестандартные ситуации. Например, доверенность существует только на бумаге. Либо ее нет вообще, а есть только договор, предоставляющий другому юрлицу полномочия вести ЭДО. Либо МЧД не прошел проверку, поскольку истек срок действия сертификата. В подобных ситуациях компания может сама выбрать уровень жесткости проверок МЧД, исходя из доверия к самой МЧД, электронной подписи в этом документе либо доверия ко всем документам конкретного контрагента.
7. Удобный интерфейс
Точнее, их в 1С-ЭДО целых два: легкий и расширенный. Оба – интуитивно понятные, но легкий интерфейс лучше подходит для быстрого разбора входящих и исходящих документов. А если с документами приходится совершать множество дополнительных действий, например, вносить исправления и реагировать на уточнения, можно переключиться на расширенный интерфейс.
При этом каждый пользователь может привести интерфейс в соответствие со своим стилем работы и вкусом: настроить состав и порядок полей, добавить/убрать кнопки, раскрасить ячейки и т.д.
8. Архивное хранение документов
Жизненный цикл любого документа рано или поздно заканчивается. Важно обеспечить их долговременное (свыше 10 лет) и постоянное хранение в соответствии с требованиями законодательства, иначе компании грозят серьезные санкции.
1С-ЭДО, в отличие от других сервисов, может передавать документы ЭДО на хранение в Архив учетной системы либо в 1С:Архив как единое хранилище компании. Это позволяет обеспечить соблюдение архивных требований по перештамповке электронной подписи, соблюдению формата CADES/а, удалению архивных документов и т.д. Благодаря этому документы ЭДО сохраняют свою юридическую значимость на протяжении всего срока хранения в архиве.
9. Простые обновления, сложные доработки
Модуль 1С-ЭДО постоянно развивается и дорабатывается в соответствии с пожеланиями пользователей и требованиями законодательства.
Обновление версий 1С-ЭДО происходит автоматически, вместе с обновлением типового решения 1С. Ведь модуль уже встроен в систему, поэтому его не нужно устанавливать отдельно. Не нужны и дополнительные интеграционные решения. Экономится время ИТ-специалистов, снижается риск ошибок и сбоев.
Напомним, что данные 1С-ЭДО хранятся локально, а не в облаке. Это позволяет дорабатывать модуль по индивидуальным запросам компаний-клиентов:
- реализовывать уникальную бизнес-логику;
- создавать отраслевые решения;
- строить сложные распределенные системы для многофилиальных компаний и т.д.
Внедрить или обновлять другой ЭДО в 1С:ERP, 1С:Документообороте и т.д. будет намного сложнее и дороже. Также, это будет существенно влиять на обновление 1С.
10. Кстати, о деньгах
Стоимость обмена документами через сервис 1С-ЭДО ниже средней по рынку за счет нескольких факторов:
- обеспечивается более дешевый трафик;
- ниже стоимость сертификатов электронной подписи;
- не нужно платить за подписание машиночитаемых доверенностей (МЧД);
- бесплатно предоставляются обновления функционала и поддержки законодательства;
- бесплатно оказывается техническая поддержка (при этом доступна платная vip-поддержка).
Мы постарались донести до читателей максимально полную информацию о модуле 1С-ЭДО и объяснить, как выбор сервиса ЭДО может повлиять на информационную архитектуру компании. А решение, как всегда, остается за клиентами.