Мы уже рассказывали в рубрике «Один день из жизни…», как благодаря 1С:Документообороту меняются процессы в коммерческом, производственном департаменте и проектных командах компании. Сегодня речь пойдет об изменениях в отделе сопровождения. Своим опытом и наблюдениями делится руководитель отдела сопровождения компании 1С-КПД Ринат Хайруллин.
Ежедневные отчеты сотрудников
– В современном менеджменте самым ценным ресурсом считается время, – говорит наш эксперт Ринат Хайруллин. – Служба сопровождения – не исключение. Хочешь улучшить свою работу – анализируй, как сам используешь рабочее время и как это делают твои подчиненные.
Что обычно происходит в компаниях, не имеющих 1С:Документооборота? Проходит утренняя планерка. Руководитель фиксирует планы сотрудников в обычном блокноте или табличке Excel. А на вечерней планерке с тем же блокнотом в руках выясняет, что успел сделать каждый сотрудник за день. Например, если в отделе работает 5 сотрудников, и каждого опрашивать минут 10–15, только на анализ работы подчиненных уйдет не меньше часа.
– Для планирования рабочего дня мы используем в 1С:Документообороте документ «Ежедневный отчет рабочего времени», – рассказывает руководитель отдела сопровождения 1С-КПД Ринат Хайруллин. – Каждый сотрудник отражает в этом документе свои плановые и фактические трудозатраты. А владельцы задач и проектов анализируют четко структурированные данные в удобное для себя время.
Более того, система позволяет понять, какие задачи отнимают больше времени и меньше окупаются. Анализ данных 1С:Документооборота поможет оптимально распределить усилия команды и выявить процессы, требующие автоматизации.
Улучшения в работе: повышается эффективность управления отделом и дисциплина сотрудников, растет доход от оказания услуг по сопровождению клиентов.
Отчетные документы по оказанным услугам
– По окончании каждого этапа работ мы отправляем заказчику большой пакет отчетных документов, – говорит руководитель отдела сопровождения 1С-КПД Ринат Хайруллин. – Без автоматизации высок риск затянуть этот процесс.
Ведь исполнители порой склонны откладывать подобные задачи до последнего. А когда спохватываются – остается мало времени, чтобы распечатеть весь пакет, отнести на рассмотрение руководителю, поработать с замечаниями, отправить документы по электронной почте заказчику, получить от него обратную связь. В свою очередь, задержки с передачей и обсуждением отчетов могут вести к сбоям на других этапах сотрудничества, нарушениям обязательств по договору, штрафам и неустойкам.
– По сути, подготовка отчетов – периодическая задача исполнителя, – отмечает Ринат Хайруллин. – Поэтому контролировать процесс мне помогают функция периодических задач и механизм эскалации в 1С:Документообороте. Кстати, эти инструменты часто используют и наши заказчики, чтобы контролировать сдачу отчетности, оплату услуг и другие регулярные задачи.
Как это работает? В конце каждого отчетного периода система направляет ответственному исполнителю задачу подготовить отчет. Когда отчет готов, исполнитель прикрепляет его к задаче и запускает маршрут согласования. Задача приходит руководителю на проверку. Если сотрудник не укладывается в срок, система сообщает об этом руководителю, который, при необходимости, может подключить дополнительные ресурсы, передать задачу другому исполнителю и т.д.
Ускорение в работе: в два раза и более. Также укрепляется исполнительская дисциплина, повышается удовлетворенность и доверие контрагентов.
Заявка на разработку (Лист требований)
Мы уже рассказывали о том, что отдел сопровождения 1С-КПД занимается не только техподдержкой в привычном понимании, но и совершенствованием системы, ее адаптацией под новые задачи бизнеса.
– Внесение изменений в систему, которая находится в промышленной эксплуатации – процесс непростой, требующий специальных подходов, – говорит Ринат Хайруллин. – Важно своими действиями не приостановить операционную деятельность компании. Для начала мы анализируем целесообразность изменений, согласовываем их с заказчиком, подбираем инструменты в соответствии с 1С:Технологией корпоративного сопровождения.
Что бы произошло, если бы Лист требований путешествовал по маршруту согласования по старинке – на бумажном носителе и по электронной почте? Это превратило бы процесс в настоящий квест.
При таком подходе информация о проекте все время находится в неструктурированном виде. Каждому участнику согласования доступна только часть общей картины. Никто не может понять, в какой точке маршрута находится документ. Сам документ нередко меняется без уведомления других согласующих. Данные теряются. На подпись ответственным лицам попадают устаревшие версии документа. Возникают угрозы утечки информации в интернет.
– Дело не только в том, что сроки подписания Листа требований затягиваются, – говорит Ринат Хайруллин. – Еще хуже, что уже на старте проект изменений начинает вызывать у вовлеченных сотрудников компании-заказчика скепсис и отторжение.
Все меняется при использовании 1С:Документооборота. После заполнения реквизитов Листа требований (проект, проектная задача, перечень ответственных, трудозатраты и многое другое) формируется бизнес-процесс согласования этого документа, прозрачный для всех участников. Стороны могут отслеживать в системе текущий статус документа, фиксировать свои замечания и пожелания, планировать сроки будущих изменений, сравнивать версии документа, контролировать этапы и сроки согласования.
Ускорение в работе: минимум в два раз. При этом, благодаря качественной подготовке Листа требований, повышается вероятность успешной доработки/настройки системы в заданный срок.