Как 1С:Документооборот меняет работу различных подразделений компании? В прошлый раз мы сравнили процессы до и после автоматизации в коммерческом департаменте. Сегодня обсудим ключевые изменения в работе с документами в производственном департаменте. Наш эксперт – производственный директор 1С-КПД Антон Бондарев.
Оценка стоимости проекта
– По данным исследования Фирмы 1С, внедрение 1С:Документооборота до 90% повышает производительность труда сотрудников, работающих с производственными и научно-техническими документами, – отмечает Антон Бондарев. – Это означает, что компания будет заключать больше выгодных сделок, проекты будут продвигаться быстрее, а прибыль – расти. Ведь бизнес – постоянная гонка со временем.
Простой пример. Ваш отдел продаж получил письмо от потенциального клиента с просьбой ориентировочно оценить стоимость изготовления продукции или оказания услуги. Продавцы запрашивают эту оценку в производственном департаменте, чтобы на ее основе подготовить коммерческое предложение.
Все понимают, что заказчик разослал аналогичные письма и вашим конкурентам. Ответы автору запроса нужны как можно быстрее, чтобы он успел их сравнить и защитить проект перед своим руководством. Поэтому на практике заказчики обычно ограничиваются рассмотрением первых 3–4 коммерческих предложений. А письма тех, кто замешкался с ответом, игнорируют.
Уже на этом раннем этапе в число проигравших часто попадают компании, в которых обмен документами происходит на бумажных носителях и по электронной почте. Ведь их сотрудники вынуждены тратить время не столько на оценку проектов, сколько на лишние взаимодействия друг с другом.
Кто-то вовремя не увидел письмо – а кто-то не вовремя ушел в отпуск и «похоронил» документ в ящике стола. Кто-то перепутал версии документа оценки – а кто-то запросил у заказчика дополнительную информацию и забыл ее учесть в финальной версии. Коллегам приходится обзванивать друг друга и ходить по кабинетам, чтобы просто выяснить, на каком этапе подготовки находится оценка и почему она затормозилась. Не всегда на это есть время.
В итоге подготовка оценки может занять больше недели. К тому времени заказчик наверняка уже выберет исполнителя. Может, оно и к лучшему?! Ведь из-за неэффективной коммуникации подрядчик мог предложить заведомо невыгодную для себя стоимость проекта.
В 1С:Документообороте процесс оценки прозрачен для всех участников. Сотрудники видят статус документа, у кого он сейчас находится, кто его уже согласовал или вернул на доработку, какие правки внес и комментарии оставил, когда завершится оценка и т.д. Сотрудники вне офиса участвуют в процессе на равных с остальными благодаря мобильному приложению.
Ускорение в работе: при наличии 1С:Документооборота процесс оценки и отправки его результатов заказчику продлится не больше 2–3 дней. А без системы может занять больше недели.
Согласование договоров и допсоглашений
– Согласование договоров без СЭД – постоянный риск для его участников, включая руководителей производства, – говорит Антон Бондарев. – Вам сложно проверить, какие правки вносились после вас и насколько они адекватны. Вы не знаете, застрял ли документ где-то на полпути к подписанию или уже отправился к контрагенту. Для вас могут стать сюрпризом производственные обязательства, зафиксированные в уже подписанном договоре.
Например, клиент может без вашего ведома «продавить» в договоре большие скидки и работу без предоплаты. Проект сразу станет невыгодным для компании, а вы узнаю об этом постфактум. Чтобы контролировать такие базовые вещи, не имея системы электронного документооборота, менеджерам приходится тратить массу времени и нервов.
Еще один риск. Вы таки согласовали, подписали бумажный договор и благополучно забыли о нем. Но спустя время возникла необходимость к нему вернуться. Найти его в бумажных папках или в виде скана на компьютере будет крайне непросто.
В 1С:Документообороте можно сравнивать любые версии договора и просматривать все итерации согласования внутри компании и с контрагентами. И вы можете в любой момент к нему вернуться. Например, чтобы извлечь опыт из старого проекта, восстановить отношения с контрагентом или проанализировать причины конфликта с ним.
Ускорение в работе: Если сотрудников не подталкивать, согласование договоров без СЭД может занять не менее недели на каждого согласующего. А в 1С:Документообороте весь процесс займет 1–2 дня, даже если сотрудники будут отвлекаться на другие задачи.
Подготовка проектной документации
– Качество проектов во многом зависит от качества проектной документации: техзаданий, планов-графиков работ, статус-отчетов по проекту и т.д. Часто проблемы кроются в способе хранения документов, – говорит эксперт компании 1С-КПД Антон Бондарев.
Если в компании не внедрена СЭД, то шаблоны, на основании которых готовится документация под каждый проект, сотрудники хранят где попало: в общих, личных папках, на флешках, в почте, облаке. На практике это ведет к тому, что разные сотрудники готовят документы на основании разных шаблонов. Заказчик недоумевает, наблюдая разнобой в оформлении документов. А в их содержании могут быть пропущены важные пункты и целые разделы.
Возьмем для примера проект внедрения информационной системы. При ее настройке может быть пропущена проверка прав доступа и другие важные моменты, потому что в устаревшем чек-листе отсутствовали соответствующие пункты.
1С:Документооборот хранит единый набор шаблонов для всех проектов. Их не нужно искать в интернете или выпрашивать у коллег. Ситуация, когда один сотрудник использует одну версию документа, а другой – другую, просто невозможна. А в истории проекта всегда можно найти ответы: что было сделано правильно, что – нет и почему.
Улучшения в работе: в данном случае имеет значение не столько ускорение подготовки проектных документов, сколько повышение их качества. Снижаются риски ошибок, задержек, срыва проекта.
Отчеты о статусе проекта
– Обычно заказчики и подрядчики обсуждают производственные вопросы на регулярных встречах, например, еженедельных, – говорит производственный директор 1С-КПД Антон Бондарев. – Чтобы статус-встреча по проекту прошла продуктивно, важно вовремя согласовать статус-отчет внутри компании и отправить заказчику.
Как правило, руководитель проекта прорабатыватывает в статус-отчете следующие вопросы:
- Какие работы в каком объеме были выполнены за предыдущую неделю?
- Какие возникли проблемы и риски?
- Какие открытые вопросы нужно обсудить и решить на статус-встрече?
- Каков план работ на следующую неделю?
Но если под рукой нет СЭД, руководитель проекта может забыть внести в очередной отчёт часть вопросов и проблем. А если они не будут решаться вовремя, это приведет к замедлению проекта, вплоть до его приостановки.
В 1С:Документообороте система управления проектами связана с проектной документацией. Менеджеры могут организовывать документы, письма по проекту, контролировать сроки выполнения задач, формировать сводные отчеты и т.д.
Также система напомнит руководителю проекта, что нужно подготовить статус-отчет. А руководителю производства – что нужно этот отчет согласовать. Кроме того, в системе хранится архив отчетов, и можно посмотреть в динамике, как развивался проект, и какие вопросы до сих пор не решены.
Улучшения в работе: подготовка статус-отчета в системе занимает один день – вместо двух дней без использования системы. Также 1С:Документооборот позволяет анализировать историю проекта, держать на контроле его сроки, проблемные моменты и т.д.