В предыдущих публикациях из серии «Один день из жизни…» мы рассказали, как 1С:Документооборот меняет процессы в коммерческом и производственном департаментах компании.
Сегодня речь пойдет о ключевых изменениях в работе руководителя проектной команды, которые происходят благодаря подсистеме управления проектами 1С:Документооборот КОРП. Своими наблюдениями делится глава отдела внедрения и сопровождения компании 1С-КПД Елена Коновалова, имеющая большой опыт управления проектами различного масштаба.
Контроль трудозатрат
– Чтобы оценить эффективность проектной команды, важно понять, на что ее участники тратят время, – говорит Елена Коновалова. – Обычно в компаниях для учета трудозатрат по проекту используются стандартные таблицы Excel. Но если проект большой и напряженный, сотрудники то и дело забывают вносить в таблицу свои фактические трудозатраты. А руководитель проекта, в силу высокой загрузки и многозадачности, не успевает всех проконтролировать.
К чему это ведет? Если компания не отслеживает часть трудозатрат, то, фактически, их теряет. Вроде бы, сотрудник отработал 8 часов – но на какие проекты и задачи их потратил? Как продвинул конкретный проект?
Поскольку часть проектных задач выпадает из зоны контроля, никто не может быть уверен, что они не просрочены. А это – риск затягивания сроков проекта в целом, репутационных издержек и денежных штрафов.
– Внедрение 1С:Документооборота не только дает руководителю проекта прозрачный инструмент контроля, но и меняет мотивацию сотрудников, – говорит Елена Коновалова.
Теперь сотрудники сами стремятся точно отразить трудозатраты в своих ежедневных отчетах. И сами стараются сделать задачу вовремя. Либо заранее отправляют руководителю запрос о переносе сроков: если задача будет просрочена, скрыть это в системе не удастся.
В свою очередь, руководитель в любой момент времени видит в 1С:Документообороте полную картину проекта:
- структурированный список всех проектных задач и их статусы, отмеченные разными цветами (какие задачи на подходе, выполнены или просрочены);
- отклонения фактических сроков задач от плановых;
- отклонения фактических трудозатрат каждого исполнителя от плановых.
Более того, 1C:Документооборот позволяет прогнозировать, когда проект будет завершен при нынешнем темпах работ. Если что-то пойдет не так, вы это обнаружите еще в начале проекта. У вас будет время перестроить работу команды или скорректировать условия проекта, чтобы избежать срыва сроков, потери репутации и денег. Если же система покажет опережение планов, вы сможете перераспределить сотрудников на другие проекты. Без системы подобные прогнозы делаются, в лучшем случае, навскидку, интуитивно.
Также многие заказчики 1С-КПД используют бесшовную интеграцию 1С:Документооборота с учетной системой, такой как 1С:Бухгалтерия или 1C:ERP. Это позволяет отслеживать не только человеко-часы, но и финансовые и другие ресурсы проекта. И, тем самым, дает полный контроль над себестоимостью и маржинальностью проекта.
Ускорение работы. Если руководитель проекта жестко контролирует исполнителей с использованием таблиц Excel, ему приходится каждый день тратить 1–2 часа только на обзвон, переписку с сотрудниками и проведение планерок. В 1С:Документообороте КОРП сбор информации автоматизирован, а на ее анализ уходят минуты.
Подготовка технического задания
– От качества проектных и эксплуатационных документов, которые готовит подрядчик, напрямую зависит качество продукта или услуги, которыми будет пользоваться заказчик, – отмечает эксперт 1С-КПД Елена Коновалова. – Без системы электронного документооборота выдержать высокий уровень качества очень сложно.
Например, техническое задание – обычно плод коллективной работы. Несколько участников проектной команды готовят свои разделы. Затем кто-то сводит эти части в единый документ. ТЗ проходит согласование внутри компании и отправляется на подписание заказчику.
Если у компании нет СЭД, сотрудники хранят фрагменты ТЗ на своих компьютерах. Неизбежно кто-то уезжает в отпуск или командировку. Кто-то теряет файлы и начинает заново. Кто-то использует давно отмененные в компании шаблоны ТЗ, из-за чего оформление конечного документа превращается в сборную солянку и из него исчезают целые разделы. А кто-то по ошибке отправляет коллегам ранние версии документа, в которых еще не были устранены смысловые неточности, двусмысленности и противоречия.
При этом и заказчики, как правило, присылают свои правки не одним документом, а двумя-тремя – от каждого согласующего в отдельности.
В итоге техническое задание отправляется с опозданием и может напоминать пресловутое «письмо Дяди Федора из Простоквашино». Даже если такое ТЗ будет подписано, оно может породить разночтения и конфликты с заказчиком в ходе реализации и при закрытии проекта.
В 1С:Документообороте вся команда использует общий набор шаблонов. Во всех проектных документах поддерживается единый современный корпоративный стиль оформления. Продуманная структура разделов упрощает наполнение документа нужной информацией. Его согласование проходит прозрачно и оперативно: ни одно замечание не теряется без обсуждения, все дельные правки учитываются в финальной версии.
Все документы, файлы, переписка, мероприятия проекта сохраняются в его карточке и доступны в любой момент. Это в разы ускоряет работу не только во время проекта, но и после него.
Например, если во время подготовки техзадания сотрудник вспомнит, что уже занимался похожим проектам – ему не составит труда найти старое ТЗ и повторно использовать полезную информацию. Также коллеги могут легко делиться в системе лучшими примерами из своей практики.
Улучшения в работе. Использование 1С:Документооборота ускорят подготовку ТЗ примерно вдвое. Например, подготовка в текстовом редакторе техзадания среднего объема вместе с приложениями к нему может занять месяц. А в 1С:Документообороте – недели две.
Улучшается и качество проекта. Например, если упустить в ТЗ даже один пункт, важный для заказчика, это может сдвинуть сроки проекта на месяц, принести подрядчику финансовые потери либо снизить качество продукта/услуги. 1С:Документооборот помогает эти риски минимизировать.
Протоколирование мероприятий проекта
– Протоколы интервью, встреч с заказчиками, испытаний продукта и т.д. – не очень сложные документы. Но заказчику, как правило, удобнее получить протокол как можно быстрее после окончания встречи, пока не выветрились из памяти ее детали, – отмечает Елена Коновалова.
Идеальный вариант: встреча завершается, например, в 15.00, а протокол готов к подписанию в 17.00.
Но в обычных условиях сотруднику, отвечающему за протокол, приходится делать пометки вручную. Либо расшифровывать аудиозапись, делать из нее выжимку и проверять, не упущены ли важные детали. На это уходят многие часы.
1С:Документооборот позволяет легко вписаться в идеальные сроки. Сотрудник выбирает из списка шаблон протокола, подходящий для данного случая.
Вся оформительская часть шаблона предзаполнена. Реквизиты вставляет система. Протоколисту остается внести нужные данные в свободные поля (например: «Обсудили», «Решили», «Сроки», «Исполнители»). Это легко сделать по ходу встречи, а после нее – отредактировать текст. К слову, система позволяет отследить авторов всех внесенных в протокол корректировок.
Более того, эту несложную работу можно еще больше упростить, отчасти переложив на искусственный интеллект. С помощью сервиса «Таймлист», подключенного к 1С:Документообороту, вы можете сделать полную расшифровку встречи и автопротокол к ней, а затем отредактировать его текст.
Ускорение работы. Без системы протокол в среднем может готовиться сутки, а в системе, даже без использования ИИ – один-два часа.