Конечно, давайте подробно разберемся, как "переделать" штатное расписание в программе "1С:Предприятие". Под "переделать" обычно подразумевается внесение изменений в существующее штатное расписание, таких как добавление новых должностей, изменение окладов, изменение количества штатных единиц, удаление должностей и т.д. "1С:Предприятие" предоставляет для этого специализированный документ "Изменение штатного расписания".
Зачем "переделывать" штатное расписание в 1С?
Штатное расписание – это важный организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется структура организации, перечень должностей, количество штатных единиц по каждой должности, размеры должностных окладов, надбавок и месячный фонд заработной платы. "Переделывать" штатное расписание может потребоваться в различных ситуациях, например:
- Изменение организационной структуры компании: Создание новых отделов, реорганизация существующих, изменение подчиненности подразделений.
- Введение новых должностей: Появление новых направлений деятельности, расширение штата, необходимость в специалистах новых профилей.
- Изменение условий оплаты труда: Индексация окладов, изменение системы премирования, введение новых надбавок или отмена существующих.
- Оптимизация штата: Сокращение или увеличение штатных единиц по определенным должностям.
- Упразднение должностей: Исключение должностей из штатного расписания в связи с изменением бизнес-процессов или оптимизацией штата.
Как "переделать" штатное расписание в "1С:Предприятие" с помощью документа "Изменение штатного расписания":
Основным инструментом для внесения изменений в штатное расписание в "1С:Предприятие" является документ "Изменение штатного расписания". Этот документ позволяет вносить все необходимые корректировки и фиксировать их в системе.
Пошаговая инструкция (на примере "1С:Зарплата и управление персоналом" ред. 3.х, но общие принципы схожи и для других конфигураций, где ведется штатное расписание):
Инструкция приведена для конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом" редакции 3.х, как наиболее часто используемой для ведения кадрового учета и штатного расписания. В других конфигурациях ("1С:Бухгалтерия предприятия", "1С:ERP" и т.д.) разделы и пункты меню могут называться незначительно иначе, но общий принцип работы с документом "Изменение штатного расписания" будет схожим.
Шаг 1: Откройте раздел "Кадры".
- Запустите программу "1С:Зарплата и управление персоналом".
- Перейдите в раздел "Кадры" (или "Кадровый учет", если у вас упрощенный интерфейс или другая конфигурация). Обычно этот раздел находится в главном меню программы.
Шаг 2: Перейдите в "Изменения штатного расписания".
- В разделе "Кадры" найдите пункт "Изменения штатного расписания".
- Откроется журнал документов "Изменения штатного расписания".
Шаг 3: Создайте новый документ "Изменение штатного расписания".
- В журнале документов "Изменения штатного расписания" нажмите кнопку "Создать".
- Откроется форма нового документа "Изменение штатного расписания".
Шаг 4: Заполните шапку документа "Изменение штатного расписания".
- Месяц: Укажите месяц, с которого начинают действовать изменения в штатном расписании. Важно! Изменения штатного расписания вступают в силу с начала указанного месяца.
- Организация: Укажите вашу организацию (если в базе ведется учет по нескольким организациям).
- Дата: Укажите дату составления документа "Изменение штатного расписания". Обычно указывается текущая дата.
- Номер: Номер документа присваивается автоматически. При необходимости можно изменить.
- Комментарий: Укажите произвольный комментарий к документу, например, причину изменения штатного расписания, номер приказа об утверждении новой редакции штатного расписания и т.п.
Шаг 5: Заполните табличную часть "Штатное расписание" документа "Изменение штатного расписания".
- Перейдите на закладку "Штатное расписание".
- Табличная часть разделена на две части: "Новые позиции" (верхняя таблица) и "Изменяемые позиции" (нижняя таблица).Верхняя таблица "Новые позиции": Используется для добавления новых должностей в штатное расписание.
Нижняя таблица "Изменяемые позиции": Используется для изменения существующих должностей в штатном расписании (изменение подразделения, должности, количества ставок, начислений) и для закрытия (удаления) существующих должностей. - Для добавления новой должности (новой позиции в штатном расписании):
В таблице "Новые позиции" нажмите кнопку "Добавить" или "Подбор".
В открывшейся строке (или окне подбора) укажите:
Подразделение: Выберите из справочника "Подразделения" подразделение, в которое добавляется новая должность.
Должность: Выберите из справочника "Должности" должность, которую нужно добавить. Если нужной должности еще нет в справочнике, ее можно создать прямо сейчас, нажав кнопку "Показать все" и затем "Создать" в окне выбора должности. Заполните карточку новой должности (наименование, код и т.п.).
Количество ставок: Укажите количество штатных единиц по данной должности в данном подразделении.
Далее в таблице настраиваются параметры оплаты труда для новой должности:
Вид начисления: Выберите основной вид начисления для данной должности (например, "Оклад по дням"). Вид начисления можно выбрать из справочника "Виды начислений".
Размер: Укажите размер оплаты труда (оклад, тарифную ставку и т.п.) в соответствии с выбранным видом начисления.
Валюта: Укажите валюту оплаты (обычно "Рубль").
Дополнительные начисления: В табличную часть "Начисления" можно добавить дополнительные виды начислений (надбавки, премии и т.п.) для данной должности. Нажмите кнопку "Добавить" в таблице "Начисления" и укажите вид начисления, размер, валюту и признак "Входит в ФОТ" (включается ли начисление в фонд оплаты труда). - Для изменения существующей должности (изменения параметров штатной позиции):
В таблице "Изменяемые позиции" нажмите кнопку "Добавить" или "Подбор".
В открывшемся окне подбора "Штатное расписание" выберите штатную позицию, которую нужно изменить. Можно использовать фильтры по подразделению, должности и т.п. для быстрого поиска. Нажмите кнопку "Выбрать".Выбранная штатная позиция будет добавлена в таблицу "Изменяемые позиции".
В строке с выбранной штатной позицией укажите "Действие". Выберите из выпадающего списка действие, которое нужно выполнить с данной штатной позицией:"Изменить позицию": Используется для изменения параметров штатной позиции (подразделение, должность, количество ставок, начисления).
"Закрыть позицию": Используется для упразднения (удаления) штатной позиции из штатного расписания. После закрытия позиции, она не будет доступна для назначения новых сотрудников. Важно! Закрытие позиции не означает автоматическое увольнение сотрудников, занимающих данную позицию. Вопросы увольнения или перевода сотрудников решаются отдельно.
В зависимости от выбранного "Действия", заполните соответствующие поля для изменения штатной позиции.При действии "Изменить позицию": Можно изменить "Подразделение", "Должность", "Количество ставок", а также параметры оплаты труда (виды начислений, размеры). Поля, которые вы хотите изменить, становятся доступными для редактирования. Оставьте поля без изменений, если не нужно их менять.
При действии "Закрыть позицию": Дополнительных полей для заполнения обычно не требуется. Можно указать комментарий (например, причину закрытия позиции).
Шаг 6: Проведите документ "Изменение штатного расписания".
- После заполнения всех необходимых данных в табличных частях "Новые позиции" и "Изменяемые позиции", нажмите кнопку "Провести и закрыть" (или просто "Провести" и затем "Закрыть") в нижней части документа.
Результат проведения документа "Изменение штатного расписания":
- Изменения вступят в силу с начала месяца, указанного в шапке документа ("Месяц").
- В штатном расписании будут отражены добавленные новые должности, измененные параметры существующих должностей и закрытые (упраздненные) должности.
- При начислении заработной платы за месяц, указанный в документе "Изменение штатного расписания", и последующие месяцы, будут применяться новые данные штатного расписания.
- История изменений штатного расписания сохраняется в программе. Вы всегда можете просмотреть предыдущие редакции штатного расписания, открыв документы "Изменение штатного расписания" за прошлые периоды.
Шаг 7: Проверка изменений в штатном расписании.
После проведения документа "Изменение штатного расписания" рекомендуется проверить правильность внесения изменений и убедиться, что штатное расписание соответствует вашим ожиданиям.
- Отчет "Штатное расписание": Сформируйте отчет "Штатное расписание" (раздел "Кадры" -> "Отчеты по кадрам" -> "Штатное расписание") на месяц, с которого действуют изменения. Проверьте, что в отчете правильно отображаются новые должности, измененные параметры существующих должностей и закрытые позиции. Сравните отчет с утвержденным штатным расписанием или приказом о внесении изменений.
- Карточка штатного расписания: Откройте карточку штатного расписания (раздел "Кадры" -> "Штатное расписание"). Просмотрите список штатных позиций, убедитесь, что изменения внесены корректно.
Важные моменты и рекомендации при "переделке" штатного расписания в 1С:
- Дата начала действия изменений: Будьте внимательны при указании месяца действия изменений в документе "Изменение штатного расписания". Изменения вступают в силу с начала указанного месяца и влияют на начисление заработной платы и кадровый учет с этого момента. Ошибки в дате могут привести к неправильному расчету зарплаты и другим проблемам.
- Утверждение изменений: Перед внесением изменений в 1С убедитесь, что новая редакция штатного расписания утверждена в установленном порядке (например, приказом руководителя). Указывайте реквизиты приказа в комментарии к документу "Изменение штатного расписания".
- Взаимосвязь с другими документами: Внесение изменений в штатное расписание может быть связано с другими кадровыми документами, такими как:Приказы о приеме на работу: При добавлении новых должностей, необходимо оформить прием сотрудников на эти должности соответствующими приказами.
Кадровые переводы: При изменении подразделения или должности существующих штатных позиций, могут потребоваться кадровые переводы сотрудников, занимающих эти позиции.
Приказы об увольнении: При упразднении должностей, может потребоваться увольнение сотрудников, занимающих эти позиции (или их перевод на другие должности).
Изменения в трудовых договорах: В некоторых случаях изменения в штатном расписании могут потребовать внесения изменений в трудовые договоры с сотрудниками. Убедитесь, что все необходимые кадровые документы оформлены в соответствии с изменениями в штатном расписании. - История изменений: "1С:Предприятие" сохраняет историю изменений штатного расписания. Для просмотра предыдущих редакций штатного расписания откройте журнал документов "Изменения штатного расписания" и найдите документы за прошлые периоды. Это позволяет отслеживать динамику штатного расписания и анализировать изменения.
- Права доступа: Для создания и проведения документов "Изменение штатного расписания" у пользователя должны быть соответствующие права доступа в 1С. Обычно это права кадровика или специалиста по расчету заработной платы. Уточните у администратора вашей системы, достаточно ли у вас прав для выполнения данной операции.
- Разные конфигурации 1С: Интерфейс и названия пунктов меню могут незначительно отличаться в разных конфигурациях "1С". Если вы не можете найти документ "Изменение штатного расписания" в указанном разделе, воспользуйтесь поиском по меню (обычно вызывается по кнопке "гамбургер" в главном меню или сочетанием клавиш Ctrl+F12) и введите в поиск "Изменение штатного расписания".
- Резервное копирование базы: Перед внесением любых существенных изменений в штатное расписание, особенно в рабочей базе данных, рекомендуется сделать резервную копию информационной базы. Это позволит восстановить данные в случае возникновения ошибок или непредвиденных ситуаций.
В заключение:
Документ "Изменение штатного расписания" в "1С:Предприятие" – это мощный и удобный инструмент для внесения изменений в структуру штатного расписания вашей организации. Следуйте пошаговой инструкции, будьте внимательны при заполнении данных, проверяйте результаты изменений, и вы сможете эффективно "переделывать" штатное расписание в вашей информационной базе 1С, поддерживая его актуальность и соответствие организационной структуре компании.
