Конечно, давайте разберемся, как выплатить депонированную заработную плату в программе "1С:Зарплата и управление персоналом" (ЗУП). Депонированная заработная плата – это сумма начисленной, но не выданной в срок заработной платы, которая была сдана в банк на депозит из-за невозможности выплаты сотруднику в установленный срок (например, из-за неявки сотрудника, неправильных банковских реквизитов и т.д.).
Выплата депонированной заработной платы в 1С ЗУП оформляется для того, чтобы правильно отразить факт выплаты ранее невыданных сумм и закрыть задолженность перед сотрудником. В программе есть несколько способов оформить такую выплату, в зависимости от того, как вы планируете ее выплачивать – наличными из кассы или перечислением на банковский счет.
Основные этапы выплаты депонированной заработной платы в 1С ЗУП:
- Подготовка документов-оснований: Перед выплатой депонированной зарплаты убедитесь, что у вас есть основания для выплаты. Обычно это заявление от сотрудника с просьбой о выплате депонированной заработной платы. Также может потребоваться служебная записка бухгалтера или кассира, подтверждающая факт депонирования и необходимость выплаты.
- Выбор способа выплаты: Определите, каким способом будет произведена выплата – наличными через кассу или перечислением на банковский счет сотрудника.
- Оформление выплаты в 1С ЗУП: В программе необходимо создать документ, отражающий факт выплаты депонированной заработной платы. Тип документа будет зависеть от выбранного способа выплаты.
- Проведение документов и формирование проводок: Проведите созданные документы в 1С ЗУП, чтобы сформировались необходимые бухгалтерские проводки, отражающие уменьшение депонированной задолженности и расход денежных средств.
- Выдача денежных средств сотруднику: Фактически выдайте денежные средства сотруднику выбранным способом.
Способы оформления выплаты депонированной заработной платы в 1С ЗУП и пошаговые инструкции:
В 1С ЗУП для выплаты депонированной заработной платы чаще всего используются следующие документы:
Способ 1: Выплата наличными через кассу (Расходный кассовый ордер)
Этот способ используется, если вы выплачиваете депонированную зарплату наличными из кассы предприятия.
Шаг 1: Создание документа "Расходный кассовый ордер".
- Откройте раздел "Выплаты" (или "Казначейство", "Банк и касса" – название раздела может немного отличаться в зависимости от версии 1С ЗУП).
- Выберите пункт "Кассовые документы" (или "Расходные кассовые ордера").
- Нажмите кнопку "Создать" -> "Расходный кассовый ордер".
Шаг 2: Заполнение документа "Расходный кассовый ордер".
- Вид операции: В поле "Вид операции" выберите "Выплата депонированной заработной платы". Если такого вида операции нет в списке, возможно, потребуется настроить список видов операций РКО или использовать вид операции "Прочее".
- Дата: Укажите дату фактической выплаты депонированной заработной платы из кассы.
- Выплачивать: В поле "Выплачивать" выберите "Сотруднику".
- Сотрудник: Выберите сотрудника, которому выплачивается депонированная заработная плата.
- Касса: Выберите кассу, из которой будут выданы денежные средства.
- Сумма: Укажите сумму депонированной заработной платы, которую необходимо выплатить сотруднику. Убедитесь, что сумма соответствует данным учета депонированной заработной платы и заявлению сотрудника.
- Статья расходов: Укажите статью расходов, на которую будет отнесена выплата депонированной заработной платы. Обычно используется статья расходов "Выплата депонированной заработной платы" или аналогичная. Если такой статьи нет, можно создать новую.
- Основание: В поле "Основание" укажите документ-основание для выплаты, например, "Выплата депонированной заработной платы по заявлению сотрудника Иванова И.И. от [дата]". Можно указать номер и дату заявления сотрудника.
- Приложение: В поле "Приложение" можно указать номер и дату служебной записки бухгалтера или кассира (если такая записка оформлялась).
Шаг 3: Указание счета депонентов и статьи финансирования (при необходимости).
- На закладке "Бухгалтерский учет" проверьте счет дебета. По умолчанию должен быть указан счет 76.04 "Расчеты по депонированным суммам". Убедитесь, что счет дебета указан верно.
- Проверьте или укажите статью финансирования, если это необходимо для вашей системы учета.
Шаг 4: Проведение и печать документа "Расходный кассовый ордер".
- Нажмите кнопку "Провести и закрыть" (или "Провести" и затем "Записать и закрыть") для проведения документа.
- При необходимости, распечатайте Расходный кассовый ордер (кнопка "Печать" -> "Расходный кассовый ордер (КО-2)").
- Выдайте денежные средства сотруднику из кассы на основании проведенного и распечатанного РКО.
Проводки, формируемые документом "Расходный кассовый ордер" (пример):
- Дебет 76.04 "Расчеты по депонированным суммам" Кредит 50.01 "Касса организации"Сумма выплаченной депонированной заработной платы
Способ 2: Выплата перечислением на банковский счет (Платежное поручение/Платежное поручение исходящее)
Этот способ используется, если вы выплачиваете депонированную заработную плату перечислением на банковский счет сотрудника.
Шаг 1: Создание документа "Платежное поручение" (или "Платежное поручение исходящее").
- Откройте раздел "Выплаты" (или "Казначейство", "Банк и касса").
- Выберите пункт "Банковские выписки" (или "Платежные поручения").
- Нажмите кнопку "Создать" -> "Платежное поручение" (или "Платежное поручение исходящее", название может немного отличаться).
Шаг 2: Заполнение документа "Платежное поручение".
- Вид операции: В поле "Вид операции" выберите "Выплата депонированной заработной платы сотруднику" или "Перечисление депонированной заработной платы". Если такого вида операции нет, возможно, потребуется настроить список видов операций ПП или использовать вид операции "Прочее перечисление".
- Дата: Укажите дату создания платежного поручения.
- Плательщик: Ваша организация должна быть указана автоматически. Проверьте.
- Счет плательщика: Выберите расчетный счет вашей организации, с которого будут перечислены денежные средства.
- Получатель: Выберите сотрудника, которому выплачивается депонированная заработная плата.
- Счет получателя: Укажите банковский счет сотрудника, на который необходимо перечислить денежные средства. Убедитесь в правильности банковских реквизитов сотрудника.
- Сумма: Укажите сумму депонированной заработной платы к перечислению. Убедитесь, что сумма соответствует данным учета депонированной заработной платы и заявлению сотрудника.
- Назначение платежа: Укажите назначение платежа, которое будет отображаться в банковской выписке получателя. Например, "Выплата депонированной заработной платы за [месяц, год] сотруднику Иванову И.И. по заявлению от [дата]". Укажите реквизиты заявления сотрудника.
- Вид платежа: Обычно "Электронно" или "Срочно" (в зависимости от способа отправки платежного поручения в банк).
- Очередность платежа: Укажите очередность платежа (обычно "5 - В бюджет").
- Код назначения платежа: Укажите код назначения платежа, если это требуется банком или законодательством.
Шаг 3: Указание счета депонентов и статьи финансирования (при необходимости).
- На закладке "Бухгалтерский учет" проверьте счет дебета. По умолчанию должен быть указан счет 76.04 "Расчеты по депонированным суммам". Убедитесь, что счет дебета указан верно.
- Проверьте или укажите статью финансирования, если это необходимо для вашей системы учета.
Шаг 4: Проведение и отправка в банк документа "Платежное поручение".
- Нажмите кнопку "Провести и закрыть" (или "Провести" и затем "Записать и закрыть") для проведения документа.
- При необходимости, распечатайте Платежное поручение (кнопка "Печать" -> "Платежное поручение").
- Отправьте платежное поручение в банк (например, через "Клиент-банк" или систему DirectBank).
- После получения выписки банка, подтверждающей исполнение платежного поручения, в 1С ЗУП на основании платежного поручения создайте документ "Списание с расчетного счета" (или "Выписка банка") для отражения фактического списания денежных средств с расчетного счета. В документе "Списание с расчетного счета" вид операции обычно автоматически подставляется "Оплата поставщику" или "Перечисление по платежным поручениям". Проверьте корректность заполнения и проведите документ.
Проводки, формируемые документами (пример):
- Документ "Платежное поручение" (после проведения): Проводки, как правило, не формируются, документ служит только распоряжением банку на перечисление денежных средств.
- Документ "Списание с расчетного счета" (на основании "Платежного поручения"):
Дебет 76.04 "Расчеты по депонированным суммам" Кредит 51 "Расчетные счета"Сумма выплаченной депонированной заработной платы
Важные моменты и рекомендации при выплате депонированной зарплаты в 1С ЗУП:
- Корректный выбор вида операции: Обратите внимание на выбор вида операции в документах "Расходный кассовый ордер" и "Платежное поручение". Использование правильного вида операции (например, "Выплата депонированной заработной платы") может упростить учет и формирование отчетности.
- Проверка реквизитов сотрудника: Перед выплатой, особенно при перечислении на банковский счет, тщательно проверьте банковские реквизиты сотрудника, чтобы избежать ошибок при перечислении.
- Своевременное оформление: Оформляйте выплату депонированной заработной платы своевременно, чтобы избежать претензий со стороны сотрудников и контролирующих органов.
- Документальное подтверждение: Сохраняйте все документы, подтверждающие факт выплаты депонированной заработной платы (заявления сотрудников, расходные кассовые ордера, платежные поручения, банковские выписки).
- Анализ депонированной заработной платы: Регулярно анализируйте данные по депонированной заработной плате. Используйте отчеты 1С ЗУП для контроля сумм депонированной заработной платы, сроков депонирования и причин депонирования. Это поможет выявить проблемные участки в процессах выплаты заработной платы и принять меры для снижения количества депонированных сумм. В 1С ЗУП есть отчет "Депонированная заработная плата" (обычно находится в разделе "Зарплата" -> "Отчеты по зарплате" или "Бухучет").
- Налоги и взносы: Обратите внимание, что налоги и страховые взносы с депонированной заработной платы, как правило, уже были удержаны и начислены в момент начисления заработной платы. При выплате депонированной заработной платы повторно удерживать или начислять налоги и взносы обычно не требуется. Однако, в зависимости от законодательства вашей страны и конкретной ситуации, могут быть нюансы. Проконсультируйтесь с бухгалтером или специалистом по налогообложению, если у вас есть сомнения.
Следуя этим инструкциям, вы сможете правильно и своевременно выплатить депонированную заработную плату в программе "1С:Зарплата и управление персоналом", корректно отразив эту операцию в бухгалтерском учете и закрыв задолженность перед сотрудником.
