Стандартный набор инструментов для удалёнки — почта и мессенджер. Но для более эффективной работы необходим более обширный арсенал ПО. Давайте вместе с МТС Линк Медиа разберём, какие программы помогут удалёнщику контролировать свои задачи и не выпадать из корпоративных процессов.
Почтовый агент
Электронная почта — базовый инструмент для удалёнщика. При этом e-mail должна настроить сама компания — обычно силами системного администратора. Это необходимо, чтобы обезопасить корпоративные данные.
Электронный адрес обычно включает в себя имя и фамилию работника, а также доменное имя компании. Например, ivanivanov@domain.ru.
Бывают случаи, когда предприятие не предоставляет корпоративный e-mail. Тогда для связи с командой можно использовать личный почтовый ящик. Главное, чтобы электронный адрес был понятным и читаемым. Не следует вести внутреннюю переписку с адреса вроде cheburashechka121200011@mail.ru.
Помните, что электронная почта — база коммуникации с коллегами. На её основе создаются доступы к корпоративным инструментам. В средних и крупных компаниях общение с клиентами также часто происходит по e-mail.
Таблицы
Ещё один базовый сервис для удалёнки. В таблицах удобно планировать задачи, вести списки сотрудников и математические подсчёты. Для работы с таблицами есть множество решений. Но наиболее распространённое и универсальное — Google Sheets.
Трекер задач
Таск-трекер — это инструмент для управления задачами. Обычно такой сервис настроен в командах, которые ведут проекты. В таск-трекере можно создавать рабочее пространство — доску, личную и общую. Это позволяет отслеживать командные и персональные задачи.
На доске настраивают колонки. Каждая колонка — этап работы над задачей. Например, «Подготовка оффера», «Согласование», «Вёрстка страницы». Для каждой задачи назначают ответственного и сроки. Когда задача выполнена, её переносят в следующую колонку. При этом задачу можно делить на несколько подзадач, оставлять к ним комментарии, так же назначать исполнителей. Получается понятный и прозрачный рабочий процесс.
Все трекеры обладают плюс-минус схожими возможностями. Однако сегодня удобнее использовать российские решения, которые за последние два-три года почти полностью заместили западные платформы. Когда данные хранятся на отечественных серверах, не нужно переживать из-за проблем с оплатой и отказом в доступе.
Корпоративный мессенджер
С помощью мессенджера сотрудник на удалёнке может быстро связаться с командой. Иногда в компаниях используют корпоративный мессенджер, который разработан специально под задачи бизнеса. Например, в МТС Линк вы можете настраивать каналы для отдельной команды или целого подразделения, назначать теги для упоминаний, проводить видеовстречи. А встроенный ИИ поможет быстро узнать суть обсуждения, если сотрудник присоединился к треду позднее остальных. Кроме того, в МТС Линк доступны привычные опции — реакции, эмодзи, цитаты.
Если нет корпоративного мессенджера, вести деловую переписку можно, например, в Telegram. В этом случае заведите рабочий аккаунт и настройте в нём чаты с коллегами. Не следует использовать личный аккаунт для деловой переписки — есть риск запутаться в сообщениях и упустить важное.
Заметки
В течение рабочего дня сложно удержать в голове поток рабочих вопросов, поручений, важных дел. Поэтому пригодится специальный инструмент с заметками — для быстрых записей. Например, обычный электронный блокнот. Вы можете создавать отдельные файлы под группы заметок: сообщения от тимлида, напоминания о созвонах. Каждый файл пометьте датой, чтобы было удобнее находить нужную информацию.
Доска для визуализации процессов
Если занимаетесь проектной или творческой работой, виртуальные доски помогут систематизировать мысли. Это пригодится во время мозговых штурмов, планёрок или групповых созвонов. На доске можно визуализировать структуру процесса, размечать зоны ответственности, составлять интеллект-карты.
Такой инструмент есть и в экосистеме сервисов МТС Линк. С его помощью вы сможете наглядно демонстрировать информацию в едином пространстве, фиксировать важное, настраивать шаблоны для каждого проекта, команды или отдела.
Календарь
Этот инструмент поможет отслеживать сроки проектов, время и даты созвонов, вебинаров, деловых встреч. С помощью календаря вы легко распределите нагрузку по дням и не пропустите важные события благодаря напоминаниям.
Удобное решение — настроить календари под разные процессы и задачи. Например, на одном фиксировать рабочие процессы внутри команды, на другом — личные, на третьем — командировки. При необходимости календарь синхронизируется с аналогичным приложением для смартфона.
Видеосвязь
С помощью видеосвязи деловая коммуникация организуется практически во всех отделах: от веб-разработки до маркетинга. Это незаменимый инструмент, если команды работают из разных городов. Обычно доступ к сервису предоставляет работодатель.
Ещё недавно основными решениями для видеосвязи были Zoom и Google Meet. Но сегодня с этими сервисами возможны проблемы на территории России. Поэтому более надёжным будет отечественное решение. Например, в МТС Линк Встречи вы найдёте привычные опции для видеосозвонов: чат, запись беседы, демонстрацию рабочего стола, статусы. Встроенный ИИ поможет сделать текстовую версию записи.
На заметку: хорошим тоном будет назначить аватарку для пользовательского аккаунта. В качестве юзерпика лучше использовать реальную фотографию сотрудника, чтобы коллеги сразу понимали, кто выходит с ними на связь.
CRM
Этот инструмент не только помогает вести клиентскую базу — часто CRM становится центром всех корпоративных процессов. Здесь можно фиксировать рабочее время, оставлять заявки на отпуск или командировки, назначать задачи и отслеживать их выполнение. Также современные CRM, вроде «Битрикс24», помогают в деловой коммуникации. Здесь можно организовывать созвоны и писать сообщения во встроенный чат.
Нейросети
Необязательный, но желательный инструмент, который помогает в рутинных задачах. С помощью нейросети вы можете генерировать тексты для рассылок, картинки, видеоролики, выделять важные тезисы из объёмных текстов. Главное — научиться писать грамотные промпты, чтобы умные алгоритмы быстро понимали свои задачи.
Кроме того, очень важно понимать, что не ИИ, а вы несёте ответственность за результат. Проблемы с корректностью фактов, соблюдением авторских прав и законодательства — всё это надо иметь в виду.
Какую именно выбрать нейросеть, зависит от специфики вашей работы. Например, маркетологи могут освоить YandexGPT для генерации рекламных текстов. А дизайнеры — Midjourney или Kandinsky для создания уникальной графики.
Выводы
Часть инструментов будет обязательной в вашей работе, а часть вы сможете подобрать сами. Пробуйте разные сервисы, чтобы найти для себя оптимальное. А начните с решений семейства МТС Линк.
Переходите по ссылке, чтобы попробовать сейчас
Подписывайтесь на наш канал. Делимся полезными решениями для малого и среднего бизнеса, помогаем разобраться, рассказываем про тренды.
Ещё полезные статьи: