Согласно исследованиям, 39% сотрудников российских компаний проводят до трёх групповых созвонов в день. Более 80% респондентов относятся к этому негативно. В первую очередь из-за плохой организации и затянутости звонков. Есть компании, где созвонов с командой не бывает вообще, что нередко снижает продуктивность сотрудников. Для чего же нужны рабочие созвоны? Как их правильно организовать? Давайте разбираться вместе с МТС Линк Медиа.
Для чего сотрудникам созвоны
С помощью созвонов сотрудники поддерживают корпоративную культуру внутри компании, погружаются в деловые процессы. Во время разговоров по телефону или видеозвонков команда выстраивает отношения между сотрудниками, обсуждает задачи и находит для них решения. Всё это помогает снизить тревожность и повысить лояльность к компании.
Регулярные рабочие созвоны — бизнес-процесс. Поэтому деловое общение должно быть организованным, нацеленным на конкретные результаты. Для этого следует выбрать такие виды созвонов, которые отвечают текущим задачам.
Какие созвоны бывают в компаниях
В зависимости от целей общения у созвонов может быть разная продолжительность и периодичность.
Планёрки
Это созвоны по телефону или с помощью видео, которые отличаются чёткой структурой:
- Решённые задачи.
- Планирование работы.
- Определение ответственных.
Планёрки помогают выяснить, как работает команда, что происходит внутри неё. Такой тип рабочей коммуникации подчиняется строгому регламенту. Эксперты по деловому общению рекомендуют проводить планёрки один раз в неделю или в две недели. Продолжительность встречи — не более 60 минут. К планёрке следует готовиться заранее, чтобы избежать ненужных пауз.
Созвоны для повышения мотивации
Как выстроить процесс таких созвонов, зависит от специфики конкретной команды. Например, в отделе продаж, где работа нацелена на достижение KPI, мотивирующие звонки можно проводить каждое утро по 10–15 минут. В ходе таких созвонов тимлид подбадривает коллег, настраивает их на продуктивную работу. Однако совершенно точно, что такой ритуал годится для любой команды.
Если отдел занят монотонной работой, например обновляет карточки товаров в каталоге, частые мотивирующие созвоны не нужны. Более эффективный вариант — проводить видеовстречи раз в месяц, напоминать сотрудникам о целях и задачах проектов, ценностях предприятия.
Если компания внедряет новые инструменты, например решения для автоматизации, созвоны помогут мотивировать сотрудников на обучение. Так тимлиды покажут, что предприятие заботится о персонале, старается сделать работу более удобной и эффективной. Подобные мотивационные созвоны можно проводить каждые две недели.
Брейн-штормы
В ходе таких встреч сотрудники высказывают идеи по задаче или проекту. Чёткий регламент здесь не нужен. Главное, чтобы каждый мог поделиться своим мнением. Для мозгового штурма достаточно одного-двух часов, в ходе которых коллеги генерируют три категории идей:
- Творческие: первое, что придёт в голову; допускаются даже далёкие от реальности соображения.
- Реалистичные: из набросанных ранее идей выделяются наиболее конструктивные.
- Критические: остаются идеи, которые можно реализовать силами команды.
Свободный разговор
Этот формат созвонов не предусматривает прямого обсуждения рабочих вопросов. Задача коммуникации — выявить проблемы и тревоги сотрудника, услышать его мнение в неформальной беседе. Один из вариантов — проводить свободные созвоны каждый месяц в вечернее время, чтобы не жертвовать рабочими процессами.
Свободный разговор эффективен в небольших командах, не более 10 человек. Однако не следует применять этот инструмент в коллективах, где не выстроена горизонтальная коммуникация. Есть риск, что в ходе свободного разговора каждый сотрудник будет «тянуть одеяло на себя» и «топить» коллег ради повышения по службе.
Несколько советов по рабочим созвонам
Чтобы коллектив не воспринимал созвоны как зря потраченное время и активно участвовал в них, важно соблюдать ряд правил:
- Определять для каждого вида созвона чёткие цели.
- Продумывать структуру встреч.
- Не выходить за обозначенное время.
- Не смешивать созвоны, которые отличаются по формату, например мозговой штурм и мотивационные звонки.
Сколько будет длиться созвон и с какой периодичностью его проводить, тимлиды и руководители решают индивидуально — в зависимости от специфики рабочих процессов. Одним командам вполне достаточно созваниваться раз в две-три недели, другим нужно проводить ежедневные планёрки.
Стоит учитывать возможность срочных созвонов по экстренным проблемам и задачам. Такие случаи сложно планировать и согласовывать заранее. Более того, работника могут позвать на созвон даже в отпуске. Тогда при срочном вызове следует выбрать место с минимальным фоновым шумом, который не будет отвлекать от разговора. Нелишним будет установить статус в Telegram, Skype или другой мессенджер — не беспокоить до определённой даты.
У вас есть вопросы по деловым онлайн-коммуникациям? Обратитесь за помощью к нашим экспертам. Для этого напишите на почту МТС Линк Медиа, в письме расскажите о своей проблеме и оставьте контакты. Мы подберём для вас специалиста, который порекомендует решение.
Переходите по ссылке, чтобы написать и получить консультацию
Подписывайтесь на наш канал. Делимся полезными решениями для малого и среднего бизнеса, помогаем разобраться, рассказываем про тренды.
Ещё полезные статьи: