Ценность любой системы определяется не только количеством ее элементов, но и связями между ними. Например, иногда мы ищем в почте конкретное письмо, а иногда – всю историю переписки по определенному вопросу. Поэтому почтовые сервисы автоматически собирают письма в цепочки, чтобы нам не приходилось искать по отдельности каждое письмо, относящееся к теме.
1С:Документооборот связывает не только письма, но и документы, файлы, мероприятия, проекты. Отдельные операции складываются в бизнес-процессы. Ускоряется поиск и навигация между документами. И каждый сотрудник может быть уверен, что не упустит из виду ни один документ, связанный с конкретной задачей.
Например, благодаря механизму связей в 1С:Документообороте в любой момент легко доступны:
- Вся переписка, допсоглашения, акты выполненных работ по определенному договору.
- Приказы, на основании которых создавались различные регламенты, служебные записки и т.д.
- Документы, отменившие действие других документов (например, речь может идти о разных редакциях положения об оплате труда).
- Как первичные, так и повторные обращения граждан и т.д.
Расскажем подробнее, как использовать механизм связей в 1С:Документообороте.
Настройка связей
Объекты в 1С:Документообороте могут ссылаться друг на друга, а также на документы других прикладных решений 1С и внешние ресурсы (например, адреса в интернете).
По своему характеру связи между объектами в 1С:Документообороте бывают:
- единичными либо множественными (например, допсоглашение ссылается только на один договор, а договор – на множество актов выполненных работ).
- односторонними либо двусторонними (первые содержат только прямую ссылку на другой объект, вторые – еще и обратную ссылку).
Многие связи система устанавливает в автоматическом режиме. Например:
- при создании нового приказа автоматически формируется связь с предыдущим приказом «Делает недействительным». Одновременно создается обратная связь старого приказа с новым «Не действует в соответствии».
- при создании документов или проектов на основании входящего или исходящего письма формируется связь «На основании письма» (и обратная связь «Письмо-основание»).
- при создании исходящего документа в качестве переадресации на основании входящего формируется связь «Переадресация документа» (и обратная связь «Переадресован документом») и т.д.
В то же время система позволяет связывать объекты вручную.
Пример: сотрудник создал допсоглашение не на основании договора, а отдельно от него. В этом случае система не станет автоматически устанавливать связь между этими двумя документами. Чтобы это сделать вручную, сотруднику достаточно в карточке допсоглашения на закладке «Связи» нажать кнопку «Добавить». Откроется помощник создания связи: здесь можно выбрать нужный договор из списка «Недавних» или списка «Возможных», указать тип связи и, при необходимости, вписать комментарий.
1С:Документооборот позволяет в несколько кликов настраивать новые специфические связи между любыми объектами в системе и их подвидами (например, можно отдельно связывать документы на поставку оборудования, на его аренду или обслуживание).
Очень полезная возможность: связи можно помечать как «Важные» (т.е. необходимые для уточнения смысла основного документа).
Просмотр связей
Количество связей документа отображается в виде гиперссылки как в его карточке, так и в общем списке документов. Кликнув по этой гиперссылке, пользователь переходит в окно «Связи» данного документа, где может их подробно изучить. Не открывая карточку любого связанного документа, можно просмотреть его файлы. Также можно сохранить на диск или распечатать сразу сразу несколько выделенных файлов из разных документов.
По умолчанию сразу после открытия окна отображаются только важные документы первого уровня, а затем можно развернуть не более трех уровней связей. Но эти настройки легко изменить в системе.
Для анализа связей очень удобен отчет «Структура связей документа» (для перехода к нему используйте одноименную кнопку в окне «Связи»). Структура представлена в виде наглядного дерева объектов. Можно фильтровать отчет по типу связей и менять отображение уровней вложенности объектов.
Кроме того, механизм связей помогает автоматизировать различные процессы. Например, можно настроить в окне «Связи» учет оригиналов скан-копий. Запретить выполнение задачи, пока сотрудник не добавит к объекту связанный документ или письмо. Автоматизировать передачу прав на доступ с основного на связанный документ и т.д.