200 подписчиков

Автоматическое создание задач из смарт-процесса сделки в Битрикс24 по входящим письмам

5 апреля5 апр

3 мин

Оглавление

1. Парсинг писем плюс сопоставление письма со сделкой и смарт-процессом
Проблема
Решение

Обрабатываете входящие письма в Битрикс24 вручную? Это реально, пока их немного. Но когда на почту приходит сотня сообщений в день, без автоматизации не обойтись. В статье покажем, как настроить автоматическое создание задач из смарт-процесса сделки по каждому входящему письму.

1. Парсинг писем плюс сопоставление письма со сделкой и смарт-процессом

Проблема

Один из наших заказчиков занимается оформлением водительских карт для тахографа. Этот процесс связан с подготовкой большого пакета документов для каждого водителя.

Парсер входящих писем и постановка задачи из контекста содержимого в карточке сделки Битрикс24: читайте в нашем блоге.

Заказчик работает в Битрикс24. Оформление водительских карт он ведет в сделках, а документацию, необходимую для выпуска карты, для него удобнее хранить в смарт-процессе, привязанном к сделке.

Документы поступают на почту входящими письмами. Приходится вручную разбирать почту, выкачивать документы от каждого водителя, вручную искать сделку, смарт-процесс, к ней привязанный, и прикреплять документы в смарт.

Парсинг тела письма Битрикс24 с автоматическим созданием контактов и компаний с контролем дубликатов: подробности в статье.

Заказчик искал решение, чтобы по максимуму исключить ручной труд из этого процесса и нашел Пинкит. Он обратился к нам с задачей автоматизации этой цепочки рутинных действий.

Распознавание тела письма в Битрикс24 для сортировки поступающей корреспонденции от клиентов в Битрикс24: читайте кейс по ссылке.

Решение

Мы предложили такой алгоритм решения задачи с помощью интеграции Битрикс24 на платформе Пинкит:

1.1. Когда поступит входящее письмо, Пинкит получит адрес электронной почты и найдет соответствующую сделку, сопоставляя почту из письма с почтой в сделке.

1.2. Интеграция автоматически создаст задачу на обработку документов из письма и привяжет ее к нужной сделке.

Шаблон данной интеграции доступен в Пинкит. Установите и протестируйте шаблон интеграции в личном кабинете.

О настройке интеграции расскажем далее.

2. Создание задачи из письма по сделке с фильтрацией адреса электронной почты

2.1. Шаг 1: Откуда

Получаем информацию из входящего письма в момент создания нового дела. В письме есть адрес электронной почты. Дополнительно отфильтруем сделки по воронке.

2.2. Шаг 2: Инструменты

2.2.1. Получаем сделку

Используем API-запрос методом GET. Укажем URL = /crm.deal.get?ID={{source.OWNER_ID}}.

2.2.2. Исправить текст письма

Используем замену по регулярному выражению в поле source.DESCRIPTION (это описание задачи). Регулярное выражение - /<style[^>]*>[\s\S]*?<\/style>|<[^>]+>|\s{2,}|\n/.

2.2.3. Проверка

Проверяем тему письма, указан ли в ней отправитель.

2.3. Шаг 3: Куда

Создаем задачу в Битрикс24. Можем сразу указать ответственного и группу.

2.4. Шаг 4: Сопоставление данных

Сопоставляем название и описание задачи. Также укажем постановщика, исполнителя и ID группы. Постановщик и исполнитель - это ответственный за сделку.

2.5. Шаг 5: Запуск

Запускаем интеграцию.

3. Итог

Настройка автоматического создания задач из смарт-процесса сделки в Битрикс24 по входящим письмам — это простой способ сэкономить время и повысить эффективность работы с корреспонденцией.

Если в вашей компании тоже большой поток писем и сотрудникам приходится вручную их обрабатывать и ставить задачи, то можете протестировать шаблон интеграции, которая сделает это автоматически.

В статье мы показали, как подключить автоматизацию, чтобы каждое письмо превращалось в задачу, привязанную к сделке. Попробуйте внедрить этот подход — и убедитесь, как легко можно оптимизировать рутину.

Остались вопросы? Спросите у нас в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно добавить авторизацию, необходимые события и действия без разработки.