135 подписчиков

Автоматизация документооборота

4 минуты

5 прочтений

2 мая 2022

Автоматизация документооборота позволяет значительно снизить затраты ресурсов рабочего времени на создание, обработку и поиск документов. Бумажный документооборот до сих пор используется на многих предприятиях. Например, его недостатки становятся особенно видны при работе с одним документом несколькими сотрудниками.

Принципы ведения документооборота

Программный облачный комплекс «АрендаСофт» позволяет привести документооборот в соответствии с основными требованиями:

удобный поиск документов и навигация;
онлайн-обновление и сохранение;
шаблоны и создание правил работы;
интеграция с существующими системами (1С, банки и т.д.).

Добавление нового договора

При добавлении нового документа вводится вся базовая информация о договоре. При этом все основные данные по каждой записи отображаются в одном окне. В общем окне можно легко отсортировать данные по необходимым параметрам и фильтрам, а также изменить имеющиеся значения по договорам.

Преимущества автоматизированного оборота перед бумажным

Система позволяет достаточно легко автоматизировать документооборот, так как ведение документации подчиняется четким правилам и принципам, заложенным в программе или внесенными менеджером. По сравнению с ведением документов в бумажном виде, система автоматизации документооборота имеет ряд преимуществ:

Высокая скорость обмена документами между отделами и разными сотрудниками.
Возможность быстрого поиска отдельных документов и их групп по заданным параметрам.
По сравнению с бумагой, электронные документы не требуют выделения площадей и оборудования шкафов для хранения. Также электронный формат не подвержен устареванию, а обезопасить от сбоев техники помогут резервные копии базы данных.
Автоматизация процессов электронного документооборота позволяет контролировать каждый этап движения и исполнения, что значительно снижает влияние человеческого фактора на процесс. Своевременное выполнение обязательств и поручений — один из залогов успешного бизнеса.
Автоматизация также разгружает имеющийся персонал, что дополнительно высвобождает человеческие ресурсы, которые можно использовать для решения других насущных задач. Таким образом повышается производительность труда, и решаются задачи качества управления.

Основные функции облачной автоматизации документооборота

При необходимости внесения изменений в договор или информацию о клиенте, достаточно выбрать необходимый документ в списке или воспользоваться поиском. В открывшемся окне редактирования можно изменить:

информацию о договоре;
дату окончания;
изменить контрагента;
предмет договора;
сумму договора.

Дополнительно из окна редактирования можно отправлять уведомления клиентам по SMS или электронной почте, а также ставить задачи исполнителям.

На этой же вкладке доступны все имеющиеся документы по каждому контрагенту. Удобно организовать хранение позволяет система папок с возможностью индивидуальной настройки. Также в окне управления документом можно ставить задачи ответственным сотрудникам и следить за их исполнением.

Схожие функции предоставляются и в отношении контрагента. Окно «Редактирование клиента», доступное в разделе «Клиенты», позволяет вносить изменения в юридический статус, редактировать ФИО контактного лица, менять наименование компании и ее реквизиты и назначать ответственных сотрудников внутри компании. Также в данном окне отображается закрепленный договор и баланс счета. Помимо этого, функционал системы позволяет ставить задачи сотрудникам и следить за их исполнением. По каждому контрагенту представлены платежные операции, дата платежа, сумма, форма оплаты, способ начисления (фиксированный и переменный).

Финансовая информация

Более подробную информацию по каждой финансовой проводке можно узнать в окне «Платежная операция», где представлены:

дата;
расчетная сумма;
назначение платежа;
способ оплаты;
номер счета и т. п.

Также здесь собраны все необходимые документы, относящиеся к каждой конкретной операции. Последние легко можно отправить клиенту прямо из программы, таким образом выставление счетов и пересылка актов выполненных работ не занимают много времени и не требует распечатки на бумаге. Как и остальные окна, «Платежные операции» позволяет работать с задачами для сотрудников, заниматься их постановкой и контролем исполнения.

Преимущества облачной автоматизации документооборота «АрендаСофт»

Система автоматизации документооборота «АрендаСофт» в первую очередь предназначена для арендного и учетного бизнеса – система автоматизирует документооборот, упрощает учет объектов аренды, улучшает скорость и качество взаимодействия с арендаторами. Программа значительно упрощает ведение бизнеса, снижает трудозатраты и исключает возможные ошибки.

Плюсы использования «АрендаСофт»:

Работа с шаблонами. Пользователь может выбрать шаблон из созданных ранее. Все данные о клиентах подставляются автоматически из добавленных контрагентов и объектов недвижимости.
Автоматическое выставление счета на основе реквизитов. Автоматизация документооборота и учет в «АрендаСофт» уменьшает количество ручного труда сотрудников при выставлении счетов и ведении финансов.
Единая база. Вся документация (договора, информация о платежах) хранится в одном месте. Пользователям доступна опция скачивания резервной копии или платная опция сохранение в облачное хранилище на Яндекс.Диск или Google.Драйв.
Автоматическое формирование акта сверки за любой период времени.

Автоматизация управления документооборотом в «АрендаСофт» делает процессы в несколько раз быстрее и точнее, чем при ручном учете. В дополнение к этому в системе есть возможность настройки обмена данными с бухгалтерией и контроля за сдаваемыми объектами аренды в режиме реального времени.