Сегодня сложно себе представить работу любой страховой организации без использования автоматизированных систем. Бумажный документооборот уже перестал отвечать требованиям бизнеса, поскольку он не обеспечивает высокую скорость обработки данных. В связи с этим его постепенно вытесняет ЭДО.
Как происходит документооборот в страховой компании
В перечень основной страховой документации входит более десятка документов, в том числе:
- заявление на страхование;
- договор страхования;
- страховой полис;
- страховой акт;
- бордеро (список застрахованных рисков);
- счёт по бордеро;
- заявление о наступлении страхового случая;
- извещение о страховом случае;
- заявление о выплате страхового возмещения и др.
В качестве примера осуществления документооборота в страховой компании приведём урегулирование убытка в результате наступления страхового случая, допустим, при страховании транспортного средства от ущерба. Условно этот процесс можно разделить на следующие этапы:
- Страхователь заполняет и подаёт заявление о наступлении страхового случая.
- Страхователь представляет страховой компании пакет документов, которые подтверждают его право собственности на застрахованный транспорт и право на получение выплаты по страховке.
- Проводится внутренняя либо независимая экспертиза причинённого ущерба.
- Страхователь представляет страховой компании документы, которые необходимы для подтверждения факта происшествия, ставшего причиной ущерба застрахованного ТС (справки из ГИБДД, МВД, МЧС, медицинских учреждений и прочее).
- Страховая компания получает и анализирует результаты экспертизы ущерба;
- Страховая компания принимает решение о выплате возмещения или о способе урегулирования убытка страхователя.
- Организация-страховщик возмещает убытки в виде выплаты либо проведения взаиморасчётов с СТО.
Как видно, почти на каждом этапе между страхователем и страховой компанией происходит обмен документами. Такой алгоритм аналогичен и для других типов страхования — отличаются лишь состав пакета документов и перечень лиц, которые контролируют процесс представления документации и принятия решения по делу.
Недостатки бумажных документов и преимущества ЭДО
Сведения из бумажных документов сотрудниками приходится вносить в базы данных вручную. Обычно на это уходит много времени, а при вводе данных всегда есть вероятность допустить ошибку. Время на поиск информации по клиентам, копирование, сканирование и отправку документов по факсу имеет непосредственное влияние на повышение издержек и реализацию текущих бизнес-процессов. От этого страдает качество обслуживания.
Переход на электронный документооборот позволяет решить эту проблему. В чём преимущество ЭДО по сравнению с бумажным документооборотом? Организация ЭДО минимизирует риск потери документов — их копии сохраняются на серверах, поэтому в случае сбоев или форс-мажорных происшествий можно не переживать об их сохранности. Кроме того, ведение электронных документов позволяет минимизировать расходы, которые возникают при бумажном документообороте: на бумагу, картриджи для принтеров, услуги курьеров. К тому же документы в электронном виде не требуют столько места, сколько бумажные, и для них не нужно выделять целый кабинет под архив.
Основная проблема страховых организаций — обеспечение быстрого доступа к информации и быстрого обслуживания клиентов. В частности, это необходимо для управления полисами и процесса возмещения убытков. Электронные архивы с удобной системой поиска способны полностью удовлетворить такую потребность.
ЭДО страховых компаний с медицинскими учреждениями
Система добровольного медицинского страхования (ДМС) всё больше распространяется в России. Для обеспечения бесперебойной работы клиникам необходимо регулярно передавать в страховую компанию документы застрахованных пациентов.
Через ЭДО медучреждения могут обмениваться следующими электронными документами:
- списки застрахованных лиц;
- счета на оплату;
- договоры;
- реестр оказанных услуг;
- прейскуранты и др.
Электронный документооборот между страховой компанией и медицинским учреждением осуществляется в следующем порядке:
- Организация-страховщик передаёт клинике списки прикрепления и открепления, которые также содержат информацию по застрахованным (ФИО, дата рождения, номер полиса, программа страхования).
- Страховая компания передаёт клинике гарантийное письмо по её запросу или запросу пациента.
- В конце периода клиника отправляет страховой компании реестр оказанных услуг, подтверждённый электронной подписью. На основании этого реестра оплачиваются услуги клиники, а также оформляются акт выполненных работ или счёт-фактура.
Как организовать ЭДО в страховой компании
Для организации электронного документооборота необходимо в первую очередь обеспечить сотрудников сертификатами квалифицированной электронной подписи (ЭП), а также оснастить рабочие места ПО, необходимым для работы с электронной подписью.
Для внутреннего документооборота допускается применение неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Для её использования при обмене документами со страховыми агентами потребуется дополнительное соглашение о взаимном признании НЭП равнозначной рукописной подписи.
Выбор способа обмена электронными документами зависит от объёма документооборота. Если документов немного, можно обмениваться ими через электронную почту.
В случае большого объёма документов, наилучшим вариантом организации электронного документооборота будет заключение договора с оператором ЭДО. Преимущества подключения к системе оператора ЭДО:
- удобно работать с большим количеством страховых агентов;
- оператор ЭДО может помочь в настройке рабочих мест;
- за все вопросы, связанные с передачей документов, а также обеспечением их хранения безопасности, ответственность несёт оператор;
- оператор может помочь оптимизировать некоторые бизнес-процессы страховой компании, недостатки которых были незаметны до перехода на ЭДО.
Чтобы организовать электронный документооборот в вашей компании, подключитесь к Астрал.ЭДО. При передаче документов сервис проверит легитимность ЭП, правильность формата документа и соответствие данных в нём, а также подскажет, как исправить ошибку в случае её обнаружения.
