Рабочий день секретаря-референта нельзя разложить по минутам, он не программиру-
ется, поскольку целиком зависит от ритма работы руководителя. Даже запланированные ранее
дела нередко приходится откладывать из-за внезапно нахлынувших новых проблем. Кроме
того, нередко складывается впечатление, что рабочий день у секретаря ненормированный из-за
бесконечного наплыва дел. Однако решить много проблем и организовать минутку для отдыха
поможет элементарное планирование. Пусть не всегда удастся следовать запланированному,
но это организует.
Итак, основными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:
– планирование предстоящих дел;
– установление оптимального ритма труда;
– постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.
Планирование
Планировать можно один рабочий день, а можно сразу неделю. Планирование работы
на месяц, квартал или год составить сложно, поскольку это слишком большой промежуток
времени, а работа секретаря зависит от распорядка дня руководителя. Однако планировать
заранее известные мероприятия не только можно, но и нужно даже за год.
Планирование личной работы охватывает распределение предстоящих дел в течение
рабочего дня, недели, месяца. Для этого следует составлять план предстоящих работ с после-
дующим уточнением заданий. Конкретная структура такого плана может быть самой различ-
ной, но суть его для всех форм общая: вместо того чтобы выполнять свои функции по памяти,
следует заранее фиксировать все нужные дела в календаре или блокноте и распределить время
так, чтобы успеть выполнить все запланированное. Перед тем, как начинать планирование
работы, следует узнать планы руководителя и запланированные им мероприятия, ведь в первую
очередь работа секретаря-референта заключается в помощи своему начальнику. После этого
можно планировать свою собственную работу. Сначала необходимо выделить самые срочные
и важные дела.
Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время
рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на
утро. Если есть какая-то важная информация для руководителя, то сообщить ее нужно тоже с
утра, в это же время следует напомнить обо всех мероприятиях, запланированных на день. В
течение дня сообщается лишь что-то экстренное.
Текущую работу следует разделить на:
1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны
находится отдельно).
2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу,
в одну папку или обложку.
3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей.
Взгляните на эти темы
