Коллеги, всех приветствую!
Абсолютно уверен, что многим из вас приходится ежедневно сталкиваться с написанием официальных писем, составлением объяснительных или заявлений, подготовкой протоколов совещаний или банальных отчётов о проделанной работе и существующих проблемах. Думаю, вы точно обращали внимание, что эти документы сильно отличаются своим стилем от неформальных переписок и общения с коллегами. Сложность в том, что обычно мы думаем и общаемся в разговорном стиле, а многие документы нам необходимо писать в официально-деловом стиле.
Как привычный диалог или стандартный поток мыслей переложить на бумагу и составить грамотный, ёмкий текст в официально-деловом
стиле - вы и узнаете ниже!
Известный факт, что в официально-деловом стиле написаны многие документы, начиная от законов и заканчивая объяснительными и отчётами.
Официально-деловые тексты имеют ряд отличительных особенностей:
- Информация преподносится кратко, лаконично, упоминаются только важные моменты;
- В тексте отсутствуют эмоции, только факты: «Подготовить...», «Предусмотреть...», «Проинформировать...», «Заключить…», «Выделить…», «Описать…» и т.д.
- Излагаемый текст прост к прочтению и пониманию. Не пишите длинные и сложные предложения, разбейте их на два или три поменьше;
- Используйте предлоги и союзы такие как: «на основании…», «в соответствии…», «в течение…», «по причине…», «в силу того что…», «в связи с тем что…» и т.д.
Помните, что ваша главная цель - донести до человека необходимую информацию, но сделать это максимально кратко.
Для проверки написанного, можете попросить кого-то прочитать и задать ему вопросы: Всё понятно? Удобно было читать? Есть ли логические ошибки?
Интересное наблюдение, что в деловом письме нужно писать кратко и по существу, но конструкция предложения получается обычно более сложной, например:
Разговорный стиль: "У нас деньги кончились"
Официально-деловой стиль: "Мы испытываем недостаток средств"
Официально деловой стиль: "У нас имеются денежные трудности"
Ниже приведён реальный пример, как из доклада руководителя о текущем выполнении проекта, отразить краткую информацию в протоколе совещания.
Кстати, вы знали, как легко определить что такое проект? Интересно? Подробно рассказываю в этой статье! А в конце текущей вас ждут шаблоны, которые помогут составить практически любой деловой текст.
Итак, пример:
Представим ситуацию, что на свой вопрос исполнителю о текущем статусе выполнения строительных работ на объекте, вы получили ответ, которые необходимо внести в протокол совещания или предоставить руководителю в виде отчёта.
Ответ исполнителя:
По плану строительства мы должны были к концу месяца, ориентировочно 27-го числа закончить монтаж металлоконструкций и далее начать монтировать сэндвич-панели. Наш поставщик металлоконструкций АО «МетПрофильСтандарт» нарушает сроки. 10-го мы получили первую партию, через 7 дней должны были получить вторую. У нас поставка двумя равными партиями, так прописано в договоре. Мы Договор оплатили полностью, то есть 100% предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы строили первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня 29-е число, а мы еще не получили вторую партию. Email им направляли, звонили, и только вчера они ответили, что вторую партию отгрузили, но она будет четыре-пять дней идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, нам надо им официально отправлять претензию и выставлять неустойку, так как они нарушили сроки поставки.
Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы:
- КТО? Мы (строительная компания);
КТО? АО "МетПрофильСтандарт" (поставщик); - ЧТО ДЕЛАЛИ? (Мы) направляли Email, звонили, предлагаем отправить претензию, выставить неустойку;
ЧТО ДЕЛАЮТ? (АО "МетПрофильСтандарт") нарушают сроки отгрузки металлоконструкций, не отвечают на звонки; - ГДЕ? На строительном объекте;
- КОГДА? КАКИЕ СРОКИ?
27-ого числа должны были закончить монтаж металлоконструкций;
17-ого числа должны были получить вторую партию;
29-ое число, металлоконструкций ещё нет, поступят не раньше, чем через 4 дня; - ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ?
Оплатили 100% аванс за материалы.
Мы видим, что в наш список вопрос-ответ не вошла информация о будущем монтаже сэндвич-панелей или о том, что с данным поставщиком ранее мы работали. Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, и в протокол её можно не включать.
Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, можно составить краткую информацию в официально-деловом стиле:
Отгрузка второй партии металлоконструкций была произведена поставщиком АО "МетПрофильСтандарт" с нарушением сроков, в связи с чем сроки завершения монтажных работ переносятся.
По условиям ранее оплаченного Договора отгрузка материала планировалась на 17 ноября. Завершить монтаж металлоконструкций планировали до 27 ноября. По информации от поставщика вторая партия отгружена и поступит на объект не раньше 2 декабря.
Дополнительных уведомлений о нарушении сроков поставки не получали, на электронные письма и телефонные звонки поставщик не отвечал. Предложено направить претензию и выставить счёт на неустойку.
Обращаю внимание, что в деловом тексте лучше использовать конкретные даты: 17 ноября; 17.11.2021; вторая половина ноября; четвёртый квартал текущего года.
Именно таким образом происходит изменение стиля текста с сохранением основной проблематики и смысла.
Конечно может показаться просто, но не забывайте практиковаться и напишите в комментариях, как часто вам приходится писать тексты в официально-деловом стиле или вы, наоборот, с этим никогда не сталкивались?
А далее, как и обещал, прилагаю часто используемые фразы-шаблоны в разговорном стиле и как правильно им найти замену в официально-деловом стиле.
Сочетаемость слов для деловых текстов:
• контроль – возлагается (ведётся);
• информация – предоставляется;
• цена – устанавливается (снижается, поднимается);
• задолженность – погашается;
• сделка – заключается;
• сроки – продлеваются (нарушаются);
• рекламация (претензия) - предъявляется (удовлетворяется);
• платеж – производится;
• работы – выполняются;
• счет – выставляется (оплачивается);
• вопрос – поднимается (решается, рассматривается);
• скидки – предоставляются (предусматриваются);
• оплата – производится;
• проектирование – продолжается;
• возможность – предоставляется (используется);
• договоренность – достигается (выполняется);
• кредит – выделяется;
На сегодня это всё, спасибо, что дочитали до конца!
Если статья была полезной ставьте "Мне нравится",
подписывайтесь на Канал, оставляйте комментарии!
#Деловое письмо #разговорный стиль #проекты #протоколы
