Одним из видов деятельности, которые осуществляет Progression Group, является подготовка и реализация ивентов. Наша экспертиза в этой области подтверждена многочисленными наградами и членством в таких профильных ассоциациях как РАМУ и РЕМА.
Считаем нечестным держать эту часть нашей большой семьи в тени. Тем более, что, благодаря многолетнему опыту, нам есть, о чем рассказать.
Поэтому мы подготовили пул небольших, но полезных статей с конкретными рекомендациями по подготовке мероприятия любого масштаба от А до Я в формате «шпаргалки» для менеджера.
Сегодня ивент-команда своими рекомендациями попробует сберечь ваши нервы и бюджеты, а также поможет на начальном этапе предупредить возможные непредвиденные ситуации в будущем.
Итак, к вам пришел бриф на мероприятие. Какие вопросы, прежде всего, необходимо задать клиенту?
✓ Бюджет и сроки
Бюджет имеет критичное значение для последующей разработки креатива мероприятия. Всё просто – если вы с ним промахнётесь, то проиграете тендер. Важно понимать, что клиент может озвучивать абсолютно любые хотелки, вроде Филиппа Киркорова на Васильевском спуске после 23:00, и здраво оценивать изначальные финансовые возможности заказчика.
Следующий вопрос, который вытекает из бюджета – это сроки. И если они крайне сжатые, для подготовки потребуются дополнительные фрилансеры. Также возможен повышенный ценник от селебрити и за ночной монтаж. И здесь важно принимать во внимание не только сроки реализации, но и принятия решений. Если до даты мероприятия полтора месяца, а решение принимается месяц, то по факту на реализацию у вас останется всего две недели. А это влечет за собой допкосты.
✓ Ожидания от мероприятия. Какие цели ставит перед собой бренд?
Следующий вопрос, который необходимо задать клиенту на данном этапе – его ожидания и цели, на какой результат рассчитывает бренд. Например, в рамках глобальной стратегии банк интегрируется в фестиваль, с целью повысить популярность среди молодежи, для чего требуется определенным образом оформить зону, придумать вовлекающие механики и мерч. Либо это может быть мероприятие без особой смысловой нагрузки – когда требуется просто «сделать красиво».
✓ Количество участников мероприятия, ЦА
В первую очередь, это касается корпоративов и конференций, так как от количества участников мероприятия зависит выбор площадки (ее вместимость), а также кейтеринг, мерч, промо и кареты скорой помощи.
В рамках же спонсорской интеграции очень важно понимать ЦА – кто участники: подростки 15-18 лет или люди 45+? На кого конкретно разрабатывать зону с учетом возрастных особенностей и предпочтений?
✓ Ретроспектива прошлых мероприятий клиента и фидбек по ним
Этот вопрос позволит вам понять, что для клиента особенно важно, и какие идеи в результате не зашли. Лучше учиться на чужих ошибках, не правда ли? Например, это может быть комментарий, что кейтеринг был не тот, угощений не хватило, или нужен только алкоголь, а не фотозона и креатив. То есть именно этот вопрос позволит вам понять, на чем именно сосредоточить свое внимание в разработке предложения.
✓ Бенчмарки и референсы того, что от нас ожидают
Опять-таки, как клиент это видит: зал в Барвихе, заполненный зеркалами или пикник с двумя пледами и тремя столами. Нужно понимать, какую визуальную картинку от вас ждут.
✓ Анализ работы с клиентом в рамках агентства
Этот пункт перекликается с четвертым. Необходимо проанализировать, что заходило ранее, с точки зрения креатива и механики, а что нет, с какими предложениями уже выигрывали.
Смета рубль бережёт
О чем никак нельзя забывать на стадии сбора сметы?
Не будем затрагивать такие очевидные пункты, как декор, техничка (сцена/свет) и персонал, а сразу перейдем к болевым точкам всех организаторов.
✓ Площадка/организаторы
Коммуникация с площадкой и организаторами крайне важна. Нужно понимать, что площадки бывают разные: есть прекрасные люди, готовые сделать всё и бесплатно, а есть те, кто берёт допкост за каждый «чих»: за всех людей, которых они вывели в смену, или царапину на их очень дорогом полу из натурального камня. Это означает, что еще на стадии тендера необходимо дать площадке максимально расширенный бриф: обговорить с ними ночные монтажи, уточнить, какие есть штрафные санкции, требуется ли дополнительная плата доготовочной для их персонала, сколько вам могут предоставить охраны и людей-клинеров. Представьте, что вы находитесь на площадке и мысленно пройдите весь путь от начала монтажа до конца.
Также необходимо высылать представителям схемы и презентации, так как сейчас большинство площадок города Москвы находятся на спонсорских контрактах. В связи с этим может сложиться ситуация, когда, например, вы готовите мероприятие для одного бренда автомобиля, а его нельзя поставить на конкретной площадке, так как у нее контракт с другим брендом.
✓ Команда проекта (технические директора/продакшен-специалисты/ РПГ/селебрити и гест-менеджеры/GR-специалисты)
Следующее, что вы должны оценить и подключить на стадии тендера, чтобы потом не было больно – это команда проекта, те, кто вам нужен. Если он заключается лишь в застройке одной зоны с тремя пресс-воллами и кейтерингом, можно справиться и инхаус-ресурсами. Но в случае, когда мы говорим о масштабном мероприятии, в первую очередь, нужен технический директор и продакшен-специалист – это люди, которые будут разрабатывать сценический сетап, брифовать прокатные агентства, оценивать их предложения и сметы. Продакшен-специалисты будут работать непосредственно по части декора: из чего строится, какие материалы и ткани используются, баннеры, бумага, картон, ДСП, фанера и прочее. В случае с крупным мероприятием (или небольшим, но со сложным клиентом) очень рекомендуем нанять специального человека, который весь это блок заберет от вас вместе со всей коммуникацией с подрядчиками. Уверяем, что деньги, потраченные на фриланс, многократно окупятся в связи с отсутствием факапов на площадке, за которые вас могут оштрафовать.
Если же у вас церемония или корпоратив, который требует сложной механики с переходами (не просто вышли – наградили – спела кавер-группа – ушли) – обязательно подключайте режиссерско-постановочную группу. Хорошие режиссёры стоят дорого, но это, опять же, вопрос штрафных санкций и вашей личной головной боли – все окупится.
Селебрити-менеджеры – это люди, которые занимаются непосредственно коммуникацией со звездами. Их предоставляет концертное агентство. В чем большой плюс взаимодействия с ними? У букинг-агентств заключены прямые контракты со звездами, поэтому работать с селебрити через них гораздо дешевле, чем если вы придете с запросом напрямую. У них есть скидки, особые условия, лояльность, и они всегда могут выторговать какие-то дополнительные «плюшки» в рамках мероприятия.
Гест-менеджеры – это прекрасные люди, которые собирают медийные лица на ваше мероприятие бесплатно (с точки зрения оплаты самим медийным лицам). Это ли не повод?
Что же касается фестивалей – здесь обязательно необходимы GR-специалисты – люди, которые будут работать с городскими службами: полиция, пожарные ФСО, архитектурный надзор, ГИБДД и администрации. В теории, можно согласовать все самостоятельно, но это вопрос сроков и количества проблем, которые вы в этой связи поимеете. Потому что людям, которые на связи с гос. огранами, какие-то вопросы просто не задаются. Вы же будете собирать адские комплекты документации, постоянно их править, а сроки редко когда это позволяют.
✓ Безопасность (СМП/ЧОП/пожарные)
Третий пункт сметы – подумать о безопасности. Это скорая медицинская помощь, охрана и пожарные. На площадке не всегда есть нужное количество охраны. Либо вы не всегда можете доверять какой-то конкретной площадке, так как для мероприятия премиум-уровня, например, нужны соответствующие лица.
По-хорошему, скорая медицинская помощь должна присутствовать на любом мероприятии, но официально ее присутствия не требуется. Это, скорее, вопрос переговоров с клиентом. Конечно, если это фестиваль, то вам нужна СМП, причем не одна. На корпоративах, как правило, необходимости в ней нет, только в случае нахождения на площадке высокопоставленных гостей. Но и это можно решить дежурной медсестрой, не обязательно гнать карету.
✓ Инфраструктура (доготовочная/туалеты/парковка/гардероб/гримерки)
Важно уточнить, имеется ли на площадке вся вышеперечисленная инфраструктура, или нужно привозить (и дополнительно логистировать).
✓ Программа (если нет режиссера) – звезды, ведущие, кавер-группы и пр
Учитывайте и согласовывайте с клиентом, каких звезд какого уровня вы везете. Обязательно предоставьте клиенту референсы, так как они могут надеяться на Киркорова, а будет no name кавер-группа.
✓ ГО (РАО/ВОИС/префектуры/управы/РПН)
О GR-специалистах мы упомянули выше.
Также, когда ивенты снова будут раскрыты, вероятнее всего, придется напрямую коммуницировать с Роспотребнадзором.
И обязательно на каждом мероприятии продумывайте, что у вас по вопросу использования музыки и авторских прав. Это вопрос таких организации, как РАО (Российское авторское общество) и ВОИС (Всероссийское общество интеллектуальной собственности). Вы должны заключать договор с этими людьми на любом мероприятии. Исключение составляют случаи, когда мероприятие запланировано в ресторане, лофте или другой площадке, у которой есть контракт с этими организациями – в этом случае вам делать это необязательно.
Еще одна стадия сметы, о которой очень важно подумать – это полная логистика монтажа: сколько людей, как заносить декорации, график прибытия, возможность параллельного монтажа объектов, сроки. Это тянет за собой допкосты на площадку и сам персонал, особенно если монтаж запланирован ночью. Также необходимо подсчитать, сколько людей вам понадобится (особенно, если на монтаж у вас всего 12 часов).
Все эти вопросы позволят вам собрать максимально полную информацию от заказчика для передачи в креатив и продакшен, которые, в свою очередь, сложат этот паззл, чтобы в итоге выиграть тендер!
#event #event агентство #чек-лист #ивент #ивенты
