Премия представляет собой выплату стимулирующего характера, чаще всего за достижение определенных показателей труда или качественного уровня. Система премирования на предприятии разрабатывается для того, чтобы мотивировать работников к улучшению трудовых результатов, соответственно, расчет вознаграждения привязан к выполненным объемам работ, их качеству и так далее.
Содержание:
- Документирование доплат
- Учет выплат в целях налогообложения
- За что могут выплачиваться премии?
- Коды и даты
- Отражение вознаграждений в 6-НДФЛ
- Как настроить ежемесячную премию
- Отражение начисления ежемесячной премии в 1С: Зарплата и управление персоналом
- Создание начисления
- Начисление разовой премии в 1С: ЗУП
- Выбор премии в документе
- Основные моменты начисления премий
1. Документирование доплат
Необходимо отметить, что такие выплаты всегда должны быть закреплены документально. Сделать это можно несколькими способами.
Самый простой из них — закрепить в трудовом договоре условия расчета, порядок и размеры. Но, если премия прописана в трудовом договоре и обозначена, например, в процентном соотношении от заработной платы, то она становится периодической и обязательной. Выплачивать ее по «прихоти» организация не сможет, если сотрудник выполнил все необходимые условия. Мало того, когда понадобится изменить размеры таких выплат, придется вносить изменения в сам трудовой договор, заключать дополнительное соглашение, что нецелесообразно.
Поэтому наиболее рациональным путем будет создание на предприятии внутреннего локального акта. Это может быть Положение об оплате труда и премировании. Или отдельное Положение о премировании, в котором будут прописаны все случаи и условия начисления и выплаты сотрудникам тех или иных вознаграждений, а также их регулярность и периодичность. А в трудовом договоре нужно будет указать, что на предприятии могут выплачиваться премии в соответствии с Положением о премировании.
Служебная записка руководителя подразделения, утвержденная директором, является основанием для составления приказа по предприятию.
2. Учет выплат в целях налогообложения
Для того чтобы премия была учтена для целей налогообложения необходимо соблюдать также ряд условий.
- Во-первых, она не должна выплачиваться из чистой прибыли, средств специального назначения или целевых поступлений. Потому что в этом случае такая премия не будет учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли, согласно статье 270 Налогового кодекса Российской Федерации.
- Во-вторых, премия должна быть конкретная. В положении необходимо прописать за что это премия выплачивается.
- В-третьих, должны быть указаны показатели расчета премии:
- либо она фиксированная в определенной сумме, либо
- дифференцированная и начисляется, например, в процентном соотношении к окладу. Или вообще рассчитывается по определенной формуле, которая напрямую зависит от KPI или качества этих работ.
- В-четвертых, должны быть указаны источники выплаты.
3. За что могут выплачиваться премии?
Премии за определенные результаты или объемы работ для разных работников могут учитывать совершенно отличные показатели. Так, например, для программистов это могут быть:
- бесперебойная работа серверов,
- высокая скорость ремонта,
- внедрение новых решений,
- разработка или доработка определенных программных продуктов для повышения с их помощью эффективности работы.
Для работников отдела кадров и бухгалтерии можно ввести такие показатели, как:
- выполнение повышенного количества операций,
- отсутствие замечаний по проверкам,
- своевременная безошибочная подготовка и сдача отчетности и так далее.
Работников отдела продаж можно премировать за:
- количество заключённых новых договоров,
- небольшой процент или отсутствие прекращенных договорных обязательств с постоянными клиентами,
- выполнение определенного объема продаж,
- отсутствие или определенное количество жалоб и претензий по услугам и качеству продукции.
Необходимо отметить, что нельзя премировать за те функции и объемы, которые включены должностными обязанностями. Соответственно, чтобы премировать сотрудника эти показатели должны быть выше, эффективнее, что должно быть прописано в положении о премировании.
Также следует обратить внимание, часто премию выплачивают только руководителю. Так делать не следует. Это в обязательном порядке вызовет вопросы у проверяющих органов.
Для топ-менеджеров нужно продумывать определенный план продаж всего отдела, например, или всего предприятия. Можно включить доплаты за
- повышение эффективности маркетинга,
- снижение показателей претензий со стороны покупателей,
- выполнение объемов продаж всего коллектива,
- улучшение показателей работы подразделения или всего предприятия.
Для генерального директора любые вознаграждения и надбавки устанавливаются соглашением с учредителями компании, следовательно, выплаты происходят на основании такого решения. Если директор сам является единственным учредителем предприятия, то все расходы, о которых идет речь, также учитываются по общему правилу по ст. 255 и 346.16 НК РФ.
При разработке мотивационных доплат руководству компании рекомендуется согласовывать все показатели и суммы с кадровыми работниками и с бухгалтерией. Для того, чтобы были соблюдены все законодательные акты.
4. Коды и даты
Предположим, на предприятии существуют премии, выплачиваемые к юбилейным датам самого предприятия или работников. Как вы знаете, такие премии не являются производственными и выплачиваются из чистой прибыли или за счет целевых поступлений. Приказом ФНС предусмотрен для обозначения такого вида код 2003.
Под кодом 2002 учитывают регулярные и единоразовые премии производственного характера, выплаты, связанные с награждениями, присвоением почетных званий, а также иные премии.
Дата выплаты регулярной премии приравнивается к дате заработной платы — это было определено Верховным судом. А письмо Минфина уточнило, что датой выплаты периодической выплаты является дата ее фактической выдачи из кассы предприятия или перечисления с расчётного счёта на карту работника.
- Обычно, учетной политикой или внутренними положениями на предприятии утверждают коды: для ежемесячных (обязательных) выплат – 2000,
- периодические премии (годовые, квартальные, по разовому документу – 2002,
- за счет целевых поступлений или чистой прибыли – 2003.
Такие же настройки автоматически установлены и в 1С: ЗУП.
5. Отражение вознаграждений в 6-НДФЛ
Опираясь на всё вышесказанное, разработчики 1С: ЗУП 8 дали возможность настроить дату фактического получения дохода для того, чтобы всё корректно отражалось в отчете 6-НДФЛ.
Соответственно в 1С: ЗУП категория дохода может быть как оплата труда, так прочие доходы и прочие доходы от трудовой деятельности. Соответственно, если рассматривается категория дохода «Оплата труда», то здесь по умолчанию будет стоять дата фактического получения дохода — последний день месяца.
В соответствии с законодательством для всех других начислений дата фактического получения доходов для отчёта 6-НДФЛ будет день реальной выплаты дохода сотрудника.
Предположим, что в компании установлена ежемесячная премия с кодом дохода 2000 в категории оплата труда. Начислена она 31 октября – последний день месяца. Фактически зарплата и премия выплачены 10 ноября, тогда же удержан и перечислен НДФЛ. Начислена выплата может быть отдельным документом или отражаться сразу в зарплатной ведомости.
Второй пример: премия разовая в определенном размере была начислена и выплачена в межрасчетный период. Например, 16 ноября, тогда в отчете 6-НДФЛ она отразится датой непосредственно выплаты по соответствующим строкам. Аналогично отразится в отчете и премия по коду 2003, выплаченная из чистой прибыли.
6. Как настроить ежемесячную премию
Для начала нужно зайти в меню «Настройка» в раздел «Начисления» и посмотреть, возможно такая выплата уже настроена.
Чтобы было легче искать, можно воспользоваться строкой поиска.
Регулярные выплаты назначаются кадровыми документами, например, приказом о приеме на работу. Как видно, данное вознаграждение за труд начисляется ежемесячно в процентном соотношении к окладу. В связи с тем, что эта сумма включается в состав фонда оплаты труда, следует установить соответствующий «маркер» напротив «Включать в ФОТ».
На вкладке «Зависимости» указывается список начислений, в расчетную базу которых входит эта премия (тогда она отобразится в левой части), либо в список удержаний. Последнее логично для данной выплаты, поэтому отражается в правой части, например, «Удержание по исполнительным листам». То есть такие удержания производятся в установленном законом и постановлением судебного пристава процентах из всех доходов работника. Поэтому вкладка «Зависимости» заполняется.
Далее необходимо указывать, включается ли данная выплата в базу начислений при расчете среднего заработка. Если да, то устанавливается соответствующая «галочка» на вкладке «Средний заработок».
На вкладке «Налоги, взносы» ставится «маркер» о том, что выплата облагается НДФЛ. Указывается код дохода. Указывается, что понимать под месяцем, за который начислен доход. В данном примере – это месяц, в течение которого осуществляется расчет.
Затем ставится отметка о том, что данная выплата облагается страховыми взносами и учитывается в расходах на оплату труда по пп. 2 ст. 255 НК РФ.
В случае, если в вашей версии программы нет такого начисления, то настроить его не составит труда по приведенной схеме. А также для определения видов и условий выплат премий можно изучить статью «Как начислить премию в 1С Бухгалтерия 8.3?».
7. Отражение начисления ежемесячной премии в 1С: Зарплата и управление персоналом
Предположим, что на предприятии с 1 сентября 2020 года введены ежемесячные премии в размере 20% к окладу, в связи с увеличением объемов реализации. Для создания этой премии следует перейти в меню «Настройка» — «Начисления». По кнопке «Создать» откроется создание нового начисления.
Основную информацию следует заполнить по аналогии с описанным выше видом дохода, при этом на вкладке «Основное» нужно указать формулу расчета. Для этого можно взять формулу существующих начислений:
ПроцентЕжемесячнойПремии / 100 * РасчетнаяБаза
и скорректировать ее.
Либо настроить самим. В рассматриваемом случае – 20% к окладу. Соответственно, следует нажать гиперссылку «Редактировать формулу». В открывшемся окне выбрать соответствующий показатель, ввести расчет и нажать клавишу «Проверить». После прохождения проверки нажать «ОК».
На вкладке «Средний заработок» также следует определиться как вознаграждение входит в базу начислений. Здесь нужно понять, будет ли при неполном месяце работы премия равняться 20% оклада. Или следует учитывать ее также частично. Рекомендовано отмечать «Премия, учитываемая частично».
На вкладке «Налоги и взносы» все указывается так же, как в рассмотренном выше случае.
После внесения всех настроек следует записать начисление одноименной кнопкой. Для наглядности предлагаем создать документ Изменение оплаты сотрудников из меню «Зарплата». В созданном документе нужно добавить премию, допустим, для Булатова И.В.
После добавления соответствующей строки изменится ФОТ с 75000 руб. (оклад), на 90000 руб. (оклад плюс премия). Дату документа необходимо поставить 1 сентября 2020 года. После ввода информации нажать кнопку «Провести и закрыть».
8. Создание начисления
Теперь следует создать документ «Начисление зарплаты и взносов» за сентябрь 2020 года из меню «Зарплата». В открывшейся форме выбрать организацию, месяц начисления и нажать кнопку «Заполнить». Как видно, для конкретного сотрудника Булатова отразились начисления и по окладу и премия.
На вкладке «НДФЛ» отразится общая сумма налога 11700 руб., рассчитанная с 90000 руб. Если возникают сомнения, следует щелкнуть на сумму и раскроется расшифровка.
На вкладке «Взносы» можно кликнуть на гиперссылку «Подробнее см. Карточку учета по страховым взносам» и увидеть всю информацию по выделенному сотруднику, касаемо начислений и взносов с них за последний год.
9. Начисление разовой премии в 1С: ЗУП
Для прочих разовых начислений в программе используется специальный документ, который так и называется и находится в меню «Зарплата».
Им создаются различные надбавки, компенсационные выплаты и пр. Также вывести разовый документ можно из журнала «Все начисления». Чтобы посмотреть, как все работает, рекомендуется сначала настроить подходящее начисление. Предположим, требуется создать разовую поощрительную выплату к празднику «День народного единства».
Если создать такое начисление как «Премия», то с него начислятся налог на доходы физических лиц и страховые взносы. Однако, мы рассматриваем премию, которая выплачивается из чистой прибыли. Поэтому следует выбрать, например, «Прочие начисления и выплаты». Отметить, что начисление выполняется по отдельному документу.
Установить переключатель в положение «Результат выводится фиксированной суммой». Снять «галочки» с позиции
- «Включать в ФОТ» на вкладке «Основное»,
- «Включать в базу начислений при расчете среднего заработка» по отпускам и командировкам и для расчета пособий на вкладке «Средний заработок».
На вкладке «НДФЛ» следует установить маркер на том, что облагается по коду дохода 2003. Также можно установить код 4800 «Иные доходы». Все зависит от установленного порядка в фирме.
Категория дохода важна в организациях, где работают иностранцы — льготные нерезиденты, от этого зависит процент НДФЛ. В рассматриваемом случае это не принципиально, можно выбрать «Прочие доходы от трудовой деятельности». Установить маркеры:
- выплата полностью облагается страховыми взносами,
- статистическая отчетность не учитывается,
- не включается в расходы на оплату труда для налога на прибыль,
- в бухгалтерском учете «Как задано для начисления».
Выбрать соответствующее субконто, либо оно задается автоматически.
В заключение по клавише «Записать и закрыть» активировать начисление.
10. Выбор премии в документе
Теперь в документе «Разовое начисление» можно выбрать созданную премию». По кнопке «Заполнить» можно указать сумму, если она едина для всех. В противном случае нужно будет вводить вручную по каждому сотруднику.
Когда выплата разовая и непроизводственного характера, то следует указать под таблицей «Выплата в межрасчетный период» и непосредственно планируемую дату. Налог рассчитывается сразу в документе на дату выплаты. Кликнув на сумму налога, откроется расшифровка, в которой можно открыть регистр учета. В нем указана именно эта дата – 3 ноября 2020 года – выплата и перечисление.
Данный документ – расчётный, не требует чьего-либо утверждения в программе, поэтому проводится сразу и в журнале отображается без жирного выделения. Это означает, что он сразу принимается к учету.
11. Основные моменты начисления премий
Подводя итог вышесказанному, можно выделить несколько основных моментов.
- Премии бывают производственного и непроизводственного характера. Первые зависят от результатов труда и влияют на налогооблагаемую прибыль. Вторые выплачиваются к юбилейным датам и за иные непроизводственным достижения из чистой прибыли.
- Все возможные вознаграждения должны быть зафиксированы во внутренних локальных актах компании.
- Выплаты премии производится на основании приказа по представленной служебной записки.
- Для обозначения премии применяются коды: 2002 (2000) для вознаграждений за результаты труда и 2003 для выплат, не привязанных к итогам работы.
- Все начисления в программе 1С: Зарплата и управление персоналом вводятся с помощью документов: для премии производственного характера используется кадровые документы о приеме на работу, переводах, изменении окладов; остальные выплаты вводятся документом «Разовое начисление».
- С премии удерживаются налог на доходы физических лиц и страховые взносы. Даты начисления и удержания налога зависят от вида премии.
Тинькофф Платинум — кредитная карта с лимитом до 1 000 000 ₽. Оформить можно онлайн, нужен только паспорт. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Tinkoff Black — дебетовая карта с кэшбэком. Зарабатывайте деньги, а не бонусы. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Счет для бизнеса в Тинькофф — открытие и обслуживание счета от 0 ₽. Если оформить по моей ссылке, вы получите 3 месяца обслуживания бесплатно
Кредит наличными от Тинькофф — без справок о доходах и поручителей. Если оформить по моей ссылке, вы получите повышенный кредитный лимит
Инвестиции — откройте брокерский счет в Тинькофф за 5 минут без визита в офис. Если оформить по моей ссылке, вы получите акцию до 4 000 ₽
