Если вы работаете с иностранными заказчиками, то написать e-mail на английском может понадобится даже раньше, чем поговорить с клиентами.
Как сделать это а) быстро б) вежливо в) правильно?
Собрали в один текст полезную лексику, которая поможет без проблем вести деловую переписку на английском языке с иностранными коллегами, заказчиками и партнёрами. Копируйте шаблонные выражения, добавляйте от себя детали и готово.
Шаг 1. Начинаем с общих правил
Есть общие принципы деловой переписки, они работают на любом языке. Это как правила этикета за столом: никто не заставляет соблюдать, но в кафе или ресторане вы же в большинстве случаев едите вилкой с тарелки, а не руками со стола.
Укажите тему письма
Чтобы собеседник не принял ваш e-mail за спам и не удалил его, обозначьте в строчке «Тема», о чем пойдет речь. Это может быть название проекта, мероприятия или конкретный вопрос. Вместо пространных выражений «My thoughts» или «The main idea» используйте короткие и понятные формулировки. Ваша задача – сделать тему максимально понятной, а не украсить письмо витиеватыми выражениями.
Проверяйте письмо перед отправкой
Письмо должно быть грамотно написано. Если сомневаетесь, попросите перечитать текст кого-то из коллег или используйте специальное приложение, например, Grammarly.
Правильный Tone-of-Voice
Термин «Tone-of-Voice» обычно используется для описания стиля общения компании с аудиторией, но его можно применить и в случае с письмами. То, каким будет ваше письмо, определяют ваши отношения с собеседником. Можно оставить формальности и общаться дружелюбно. С заказчиком особенно в первых письмах лучше быть подчёркнуто вежливым.
Если вы отвечаете на письмо или официальный запрос, обратите внимание как оно написано, какие обращения и выражения использует отправитель – они станут языковым каркасом для вашего ответа.
Не используйте красный цвет, CapsLook или восклицательные знаки
Существует заблуждение, что выделение цветом или использование больших букв помогает привлечь внимание к предмету обсуждения. На самом деле они раздражают читателя. Хочется ответить «Не ори на меня» или что-то в этом духе.
Чтобы обратить внимание на важное в письме, лучше использовать такие фразы: «I would like to underline», «I would like to draw your attention», «Please pay attention», «Please note».
Уточните пол собеседника
В английском языке бывает трудно понять по фамилии, какого пола ваш собеседник. Чтобы не ошибиться, уточните у коллег или найдите страницу адресата на LinkedIn.
Шаг 2. Разбираемся со структурой письма
Чтобы писать e-mail было проще, используйте следующую схему, под неё можно подогнать практически любое письмо:
- Приветствие
- Сообщение, суть вопроса
- Завершение
- Прощание
- Подпись
Дальше пройдемся по фразам, которые пригодятся в каждом из этих пунктов.
Как поздороваться
Если вы не знакомы с собеседником, используйте официальные варианты Dear, Greetings или Hello в связке с именем и фамилией, если знакомы, можно использовать Hi в связке с именем.
Как начать
Любое письмо должно быть простым, чётким и понятным. Для этого обозначьте тему в первых предложениях. Можно использовать общую фразу I’m writing for и дальше уточнять:
- to enquire about — чтобы узнать о чем-либо
- to get more details about — чтобы уточнить детали
- to explain — чтобы объяснить
- to remind — чтобы напомнить
- to recommend — чтобы рекомендовать
- to confirm — чтобы подтвердить
- и другие варианты.
В зависимости от цели письма, оно может начинаться следующими фразами:
- I confirm that — Я подтверждаю, что
- I would like to clarify — Я хотел бы уточнить
- I kindly ask you to — Прошу вас
Если вы пишете письмо коллеге или знакомому, можно использовать вежливые фразы, которые отсылают к определенным событиям в жизни этого человека, например, «I was pleased to meet you at the conference last week» (Был(а) рад(а) видеть вас на конференции на прошлой неделе), «Congratulations on your promotion» (Поздравляю с повышением).
Если письмо продолжает разговор, начатый по телефону или во время встречи, можно использовать шаблоны «Further to our conversation», «I am writing you following our conversation», «Returning to our conversation». Они переводятся примерно одинаково (В продолжение нашего разговора).
Как обсуждать идею или вопрос
Чтобы обсудить в письме конкретный вопрос, нужно уметь предлагать, соглашаться или не соглашаться на английском языке. Используйте такие фразы:
- We'd like to propose that — Я бы хотел предложить
- Maybe it would be better to — Возможно, было бы лучше
- I agree with you on that point — Я согласен с вами по этому пункту
- You have a strong point there — Здесь вы правы
- I think we can both agree that — Я думаю, мы оба согласимся, что
- I don't see any problem with that — Я не вижу в этом проблемы
- I'd have to disagree with you there — Вынужден с вами не согласиться здесь
- I'm afraid that doesn't work for me — Я боюсь, мне это не подходит
Эти фразы вы можете использовать не только в переписке, но и во время переговоров.
Как извиниться
Если в письме приходится извиняться, лучше не быть жадным на вежливые слова. Ситуацию они не исправят, но вы хотя бы адекватно признаете свой косяк.
- Please accept our apologies for — Пожалуйста, примите наши извинения за
- To compensate for the inconvenience caused — Чтобы компенсировать неудобства, вызванные (причина)
- We apologize for delay — Мы извиняемся за задержку
Как поблагодарить
Благодарить за письмо / приглашение /обратную связь можно как в конце, так и в начале e-mail. Со словами признательности лучше не перебарщивать, чтобы это не выглядело искусственно.
- Thanks for your letter — Благодарю вас за ваше письмо
- Please accept my sincere gratitude — Примите мою искреннюю благодарность
- I’m very obliged to you — Я вам очень обязан
- We are obliged for your letter of — Мы признательны за ваше письмо
- Thank you for your prompt attention to this matter — Благодарим вас за незамедлительное внимание к этому вопросу
Как сообщить о вложенном файле
Если к письму вы прикрепляете файлы, обязательно напишите об этом. Собеседник может их просто не заметить.
- Please find attached — Пожалуйста, посмотрите прикрепленный файл
- You can find in attachment — Вы можете найти в прикрепленных файлах
- I am enclosing — Я прикладываю
- I forward to you — Я пересылаю вам
Как закончить письмо
Если ваше письмо предполагает обратную связь, то закончить можно вежливым намеком на нее:
- I am looking forward to your confirmation — С нетерпением жду вашего подтверждения
- I shall be pleased to answer your questions — Я буду рад(а) ответить на ваши вопросы
- Please, inform me / let me know in the shortest time possible — Пожалуйста, сообщите мне в кратчайшие сроки
- Your early reply will be appreciated — Будем благодарны за скорый ответ
- Looking forward to hearing from you soon / in the near future — С нетерпением ждем ответа от вас в скором времени / в ближайшем будущем
- We are awaiting your reply as soon as possible — Мы ожидаем ответа от вас так скоро, как будет возможно
- I appreciate your getting back to me — Буду благодарен за ответ
- I look forward to your reply at your convenience — Жду ответа в удобное для вас время
Если e-mail не предполагает ответа, эту часть можно пропустить. Просто логически завершите сообщение и попращайтесь.
Как подписать письмо
В конце письма принято использовать выражение, которое заменяет русское «С уважением» — «Yours faithfully / Kind regards». Ее можно установить по умолчанию в настройках почты, чтобы она добавлялась к каждому письмо автоматически, также как ваши имя и фамилия, должность, компания и контактные данные, например, рабочий телефон или скайп.
Лучше не оставлять письмо совсем без подписи — это может показаться грубым.
Еще больше полезных лайфхаков, как прокачать себя в деловом английском, можно найти на курсах, посвященных этой теме, на нашей платформе. Вы научитесь не только писать письма, но и составлять резюме и вести переговоры.
